Kultur- og Fritidsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 4. oktober 2007

 

Fraværende:

·        Sikandar Malik Siddique

 

 

Pia Allerslev  var indtrådt i udvalget i stedet for Leslie Arentoft.

 

Karin Storgaard mødte kl. 16.15 under behandlingen af punkt 3.1.

 

 

 

9.      Beretning om revisionen af kommunens årsregnskab for 2006(KFU 452/2007)

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Kultur- og Fritidsforvaltningen skal forelægge Revisionsberetningen for Kultur- og Fritidsudvalget, som skal orienteres om forvaltningens opfølgning på de enkelte emner. 

 

INDSTILLING OG Beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager Revisionsberetning 2006 til efterretning for så vidt angår den del, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalget 2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens effektuerede og påtænkte foranstaltninger i forhold hertil.       Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 4. oktober 2007: Indstillingen blev godkendt.

 

Problemstilling

Revisionsberetning 2006 er modtaget den 13. september 2007 med anmodning om Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til den del af beretningen, der angår udvalgets forvaltning.

Medlemmer af Kultur- og Fritidsudvalget har fra den 14. september 2007 haft mulighed for at rekvirere beretningen fra Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Udvalgets svar skal være fremsendt til Revisionsdirektoratet senest den 12. oktober 2007.

Kultur- og Fritidsudvalget tog på mødet den 16.august 2007 (KFU 374/2007) revisionsdirektoratets bemærkninger og anbefalinger til udvalgets regnskab 2006 til efterretning og godkendte forvaltningens påtænkte foranstaltninger.

Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollat 09/2006 danner grundlag for Revisionsdirektoratets beretning om revision af Københavns Kommunes regnskab 2006.

Den del af revisionsberetningen, der angår udvalgets forvaltning omhandler udelukkende emner, som Kultur- og Fritidsudvalget tidligere har givet forklaring til i revisionsprotokollatet.

Udvalgets forklaringer indgår i Revisionsberetning 2006.

 

Løsning

Revisionsprotokollat 09/2006 vedrørende Kultur- og Fritidsudvalgets område indeholdt 3 revisionsbemærkninger:

 

1.      "Revisionsdirektoratet skal udtale kritik af, at forvaltningen ikke har afgivet anlægsregnskaber for 33 afsluttede anlægsbevillinger. Det foreslås, at forvaltningens forslag til procedure for aflæggelse af anlægsregnskaber også indeholder en tydelig beskrivelse af opgave- og ansvarsfordelingen mellem forvaltningerne."

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, og vil efter aftale med Revisionsdirektoratet afgive disse regnskaber inden den 1. oktober 2007.

 

Københavns Ejendomme har udarbejdet udkast til en forretningsgang for aflæggelse af anlægsregnskaber, så korrekt afgivelse af anlægsregnskaber sikres fra 2007 og frem. Forretningsgangen (udkast vedlagt som bilag 2) vendes med Økonomiforvaltningen og Revisionsdirektoratet. I forlængelse af arbejdet med forretningsgangen sikrer Københavns Ejendomme, at ansvarsfordelingen mellem forvaltningerne i særligt opmærksomhedskrævende tilfælde, fx i forbindelse med aflæggelse af anlægsregnskaber for puljer, er klarlagt. 

 

Forvaltningens bemærkninger:

Anlægsregnskaberne for 31 afsluttede anlægsbevillinger er udarbejdet, og vil blive

fremsendt til Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen inden for den lovede

frist, hvilket vil sige inden 1. oktober 2007.                                                  

At antallet af regnskaber er reduceret fra de oprindelige 33 til 31 skyldes følgende forhold:

Bevillingsnummer B8066006 Clean House, Borgervænget 3 er fejlagtigt medtaget på listen over anlægsarbejder.

Arbejdet er finansieret af SATS-puljemidler fra Socialministeriet og udført  i det tidligere FAF`s regi.

Bevillingsnumrene B 8063095 og B 8063096 vedr. Øresundsskolen hænger sammen og regnskabsforklares sammen.

 

Udkast til en forretningsgang blev forelagt KFU den 16. august 2007.

Forretningsgangen fremsendes sammen med anlægsregnskaberne til kommentering i Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen

I forretningsgangen er bl.a. angivet en beskrivelse af opgave- og ansvarsfordeling mellem forvaltningerne.

 

Regnskaberne forelægges Kultur- og Fritidsudvalget på mødet den 1. november 2007.

 

2.      "Revisionsdirektoratet henstiller, at forvaltningen udarbejder en konkret plan for, hvorledes antallet af bemærkninger til kasseeftersyn bliver nedbragt."

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, og vil i samarbejde med KoncernService sætte målrettet ind på opgaven, idet man i 2006 og 2007 implementerer KMD Web kassesystem i de fleste af forvaltningens kasser og i den forbindelse sætter særlig fokus på kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Forvaltningen forventer, at det nye kassesystem er fuldt implementeret inden udgangen af 2007. Det er forvaltningens erfaring, at med indførslen af det nye kassesystem, nedbringes antallet af fejl.

 

Forvaltningens bemærkninger:

Forvaltningen forventer fortsat, at det nye kassesystem er fuldt implementeret inden udgangen af 2007.

Koncernservice har desuden planer om en udvidelse af de nuværende kasseeftersyn, som hovedsageligt har været et likvidt eftersyn, til også at omfatte et eftersyn af regnskabet. Koncernservice vil sende forslaget til høring i Revisionsdirektoratet..

 

3.      "Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at forvaltningen for det væsentlige udgiftsområde løn ikke har udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse til brug for de centrale og decentrale enheder og derved generelt har taget stilling til de interne kontroller, der skal udføres som led i en hensigtsmæssig og betryggende lønadministration. Dette uanset at Økonomiforvaltningen fortsat ikke som foreskrevet har udarbejdet en generel forretningsgangsbeskrivelse for lønadministrationen ved anvendelse af KMD-lønsystemet."

 
Kultur- og Fritidsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, idet Personale & Organisation har udarbejdet forretningsgange for lønanvisning i KMD OPUS i overensstemmelse med revisionens anbefalinger. Forretningsgangene vil være gældende og udmeldt til hele Kultur- og Fritidsforvaltningen pr. 1. oktober 2007, efter en testperiode internt i forvaltningen.

 

Forvaltningens bemærkninger:

Personale & Organisation har udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse for anvendelse af lønsystemet KMD OPUS. Forretningsgangsbeskrivelsen testes og revideres for tiden og forventes nu udsendt i løbet af oktober måned 2007.

 

Den øvrige del af revisionsberetningen, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalget, giver ikke anledning til yderligere bemærkninger

 

Økonomi

Ingen.

 

Videre proces

Udvalgets bemærkninger videresendes af Revisionsdirektoratet til Revisionsudvalget.

 

Bilag

Ingen.

 

        

                                                                  Carsten Haurum

                                                                                       /Olga Brüniche-Olsen