Obligatorisk Digital Post og fritagelser i Københavns Kommune

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller over for Kultur- og Fritidsudvalget, 

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om Digital Post til efterretning.  

Fra den 1. november 2014 skal alle borgere, der kan, tilsluttes Digital Post for at kunne modtage post fra det offentlige. Digital Post er obligatorisk for alle, som er fyldt 15 år. En borger kan søge om fritagelse, hvis borgeren opfylder bestemte kriterier, for eksempel hvis borgeren ikke har en computer i eget hjem, eller hvis borgeren har en fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse. De borgere, som hverken har tilmeldt sig eller søgt om fritagelse inden den 1. november 2014, bliver automatisk tilsluttet Digital Post.

Kommunerne har ansvaret for at informere borgerne om Digital Post, samt ansvaret for at fritage borgere, der ansøger herom og opfylder betingelserne for fritagelse. Borgere, der har tilsluttet sig Digital Post har ved tilslutningen accepteret at modtage al post fra det offentlige digitalt. Ligesom med almindelig papirpost har borgerne pligt til at tjekke deres Digital Post.

I Københavns Kommune er det Kultur- og Fritidsforvaltningen, der har det overordnede ansvar for projektet med at implementere Digital Post. Dette sker i tæt samarbejde med de øvrige forvaltninger, der via en fælles styregruppe fastlægger rammerne for projektet, herunder vedtager procedurer for fritagelse.

Parathed
I Københavns Kommune har lige over 50 % af borgerne tilmeldt sig Digital Post, mens knap 4 % af borgerne på nuværende tidspunkt er blevet fritaget.

Internt i kommunen er det af afgørende betydning for en succesfuld implementering af Digital Post, at Københavns Kommune sender udgående post digitalt og på en måde, så posten kan afleveres til Digital Post.

Pt. afsendes knap halvdelen af al udgående post fra kommunen via systemer, der kan sende til Digital Post. Arbejdet med at sikre korrekt og digital afsendelse af den udgående post er fortsat i gang. Status pr. 1. november 2014 afhænger af mange lokale indsatser i de respektive forvaltninger.

Det er overordnet vurderingen, at Københavns Kommune vil være godt med i forhold til landets øvrige kommuner, og at alle forvaltninger arbejder målrettet for at sikre implementeringen af Digital Post.

På Kultur- og Fritidsforvaltningens område er det især bibliotekerne, der har mange fysiske borgerrettede forsendelser, og det er derfor pt. her arbejdet fokuseres.

Kommunikation
Kommunens kommunikation vedrørende Digital Post følger de nationale kommunikationsaktiviteter. Kommunen har dog herudover også udarbejdet en række særskilte kommunikationsinitiativer. Flere af disse initiativer er målrettet de borgere, som har svært ved selv at søge om fritagelse. Borgere, hvor en af Københavns Kommunes medarbejdere kommer i hjemmet (fx hjemmehjælpere), modtager orientering fra medarbejderen om hjælp til at tilmelde sig Digital Post og om at søge fritagelse – herunder også om muligheden for at få hjælp til fritagelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har endvidere igangsat en række hjælpetilbud for de borgere, som ønsker at blive mere fortrolige med it, herunder NemID og Digital Post. Borgerne kan f.eks. få kurser på bibliotekerne og personlig hjælp til NemID og Digital Post i Borgerservice. Derudover har Kultur- og Fritidsforvaltningen uddannet en række ældre borgere til at fungere som Digitale Ambassadører. De Digitale Ambassadører kan  hjælpe andre ældre borgere med kommunal it – herunder Digital Post.

Alle borgere bliver direkte orienteret om Digital Post. Dette sker via et underretningsbrev, som er udarbejdet på nationalt plan. Underretningsbrevet udsendes i perioden fra den 12. august til den 20. september 2014. Der er forskellige typer breve alt efter, om borgeren er tilmeldt Digital Post. Eksempelvis vil borgere, der ikke er tilmeldt Digital Post, modtage et fysisk brev med orientering om tilmelding, mulighederne for fritagelse mm.

• Borgeren kan møde personligt op hos kommunen (Borgerservice)
• Borgeren kan sende en pårørende med fuldmagt, der møder personligt op hos kommunen.

Københavns Kommune har valgt at udvide den støtte og de muligheder, der gives til de borgere, der har svært ved at følge denne procedure.

Den udvidede støtte anses som afgørende for, at kommunens borgere føler sig trygge ved overgangen til Digital Post, og for at fastholde de positive effekter af Digital Post. Et eksempel på en sådan udvidet støtte er Digital Københavner kurserne i Digital Post. Her kan københavnerne tilmelde sig undervisning i, hvad Digital Post er og hvordan man bruger det. Kurserne i Digital Post udbydes fra august og til medio december og der er plads til at ca. 1000 borgere kan deltage på kurset.

Forvaltningernes medarbejdere viderebringer borgerens behov for at blive fritaget for Digital Post, for de borgere, der har ekstra behov for hjælp, -typisk borgere, der ikke kan møde op fysisk, og som ikke har pårørende, der kan hjælpe.

Det er med udgangspunkt i medarbejdernes kendskab til den enkelte borger, og borgerens individuelle behov, at forvaltningerne tilbyder støtte til udvalgte grupper af borgere. Eksempelvis har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen særligt fokus på at støtte borgere, der modtager hjemmehjælp, samt borgere på plejehjem, mens andre forvaltninger har fokus på borgere med sprogvanskeligheder, fysisk eller kognitivt handicap med videre.

Et par eksempler:

Eksempel 1: Hvis en borger har behov for fritagelse, men har vanskeligt ved at møde op i Borgerservice pga. f.eks. gangbesvær, og har en kommunal medarbejder, der kommer i borgerens hjem, kan medarbejderen tilbyde at aflevere borgerens fritagelsesblanket til Borgerservice, på vegne af borgeren.

Eksempel 2: Hvis en borger er dement, og bor på en af Københavns Kommunes institutioner, vil institutionspersonalet sikre, at borgeren bliver fritaget via Borgerservice.

Eksempel 3: Hvis en borger har psykiske vanskeligheder, der gør at borgeren ikke formår at møde op i Borgerservice, vil forvaltningens modtagelse eller udgående medarbejder hjælpe med, at en fritagelsesblanket bliver afleveret i Borgerservice.

Der er etableret en central enhed i Borgerservice, der har til opgave at hjælpe de enkelte forvaltninger i Københavns Kommune med at håndtere ansøgninger om fritagelser for Digital Post, sådan at den enkelte borger oplever en så smidig behandling som muligt.

Endvidere udfører enheden særopgaver, som f.eks. håndtering af Kriminalforsorgens fritagelser og ydelse af støtte til borgere med helt særlige behov.

Borgere, der er i tvivl om reglerne for Digital Post eller mulighederne for fritagelse, kan ringe til Københavns Kommunes hovednummer (Kontaktcenteret) 33 66 33 66, hvorefter borgeren om nødvendigt visiteres til et af ovenstående fritagelseshjælpetilbud.

Såfremt borgeren opfylder kriterierne for at opnå fritagelse og har helt særlige behov, visiteres borgeren til Borgerservice Fritagelsesenheden, der sikrer, at borgeren får den nødvendige støtte.

Det har været et sigte at etablere processer, der også kan bruges efter 1. november 2014, således at borgere, der på et senere tidspunkt får behov for fritagelse, f.eks. en borger, som bliver dement, modtager effektiv og smidig hjælp til at blive fritaget for Digital Post i såvel forvaltningerne, som i Borgerservice. Processerne vil løbende blive tilpasset.

                                                        /Thomas Jakobsen