Forslag til bemyndigelser fra Kultur- og Fritidsudvalget til forvaltningen på ejendomsområdet samt nedsættelse af Tvistløsningsudvalget
Forslag til bemyndigelser fra Kultur- og Fritidsudvalget til forvaltningen på ejendomsområdet samt nedsættelse af Tvistløsningsudvalget
Kultur- og Fritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 4. maj 2006
Fraværende
Sager til beslutning
17. Forslag til bemyndigelser fra Kultur- og Fritidsudvalget til forvaltningen på ejendomsområdet samt nedsættelse af Tvistløsningsudvalget
(KFU 203/2006)
INDSTILLING
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
at Kultur- og Fritidsudvalget bemyndiger Kultur- og Fritidsforvaltningen til at afgive udtalelser til Borgerrepræsentationen ("§ 15-erklæringer") i ukomplicerede anlægssager
at Kultur- og Fritidsudvalget tiltræder, at Kultur- og Fritidsforvaltningen anmoder samtlige forvaltninger om at udpege en repræsentant til Tvistløsningsudvalget, herunder anmoder Økonomiforvaltningen om at udpege formanden for Tvistløsningsudvalget.
RESUME
Kultur- og Fritidsudvalget har siden 1. januar 2006 varetaget rollen som kommunens ejendomsudvalg. Ud over f.eks. den årlige prioritering af vedligeholdelsesbudgettet og senest Masterplanen for centraladministrationen, behandler Kultur- og Fritidsudvalget mange anlægssager (konkret: afgiver udtalelse til Borgerrepræsentationen). I disse – ofte ukomplicerede – sager skal anlægsbevillingen overføres fra pågældende stående udvalg til Kultur- og Fritidsudvalget. Ved ukomplicerede sager forstås sager, hvor projektets overførelse anbefales uden bemærkninger. I forhold til sådanne ukomplicerede sager foreslås, at det fremover er forvaltningen, der afgiver udtalelserne til Borgerrepræsentationen.
Endvidere skal der nedsættes et internt konfliktløsningsorgan for så vidt angår eventuel uenighed ved forståelsen af de interne lejekontrakter mellem fagforvaltningerne og Københavns Ejendomme (Tvistløsningsudvalg).
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
I forbindelse med strukturreformen den 1. januar 2006 blev den væsentligste del af kommunens ejendomsportefølje samlet i kommunens nye ejendomsenhed (Københavns Ejendomme) i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Dermed er Kultur- og Fritidsudvalget fra 1. januar 2006 kommunens ejendomsudvalg, idet sager om køb og salg af ejendomme dog fortsat er placeret under Økonomiudvalget.
Etableringen af en ejendomsenhed og forankringen af denne under ét stående udvalg må bl.a. ses i sammenhæng med ønsket om at sikre en effektivisering og forbedret tværgående prioritering af hele ejendomsområdet. I denne sammenhæng kan nævnes at etableringen af Københavns Ejendomme bl.a. medfører en forbedret udnyttelse af kommunens ejendomsportefølje, et bedre prioriteringsgrundlag for vedligeholdelse af kommunens bygninger samt at kommunens fagekspertise på ejendomsområdet er samlet i én enhed, hvilket giver et bedre grundlag for udnyttelse af stordriftsfordele.
Som konkrete eksempler på områder, hvor Kultur- og Fritidsudvalget nu agerer som kommunens ejendomsudvalg - på tværs af de enkelte forvaltningers/udvalgs særinteresser - kan nævnes den årlige prioritering af vedligeholdelsesbudgettet og den netop behandlede Masterplan for den fremtidige placering af forvaltningernes centraladministration samt Borgerindgange.
Anlægssager
Siden 1. januar 2006 har anlægssager - hvor anlægsbevillingen overføres fra et stående udvalg til Kultur- og Fritidsudvalget - i overensstemmelse med bestemmelserne herom i styrelsesvedtægten, været forelagt Kultur- og Fritidsudvalget i form af en såkaldt "§ 15-erklæring".
På baggrund af de hidtidige erfaringer på området må det konstateres, at den væsentligste del af disse sager fremstår som ukomplicerede, d.v.s. at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler projektets overførelse uden bemærkninger. Behandlingen af disse ukomplicerede sager i Kultur- og Fritidsudvalget betyder, at den samlede sagsbehandlingstid bliver mellem 1-3 uger længere end hvis sagerne blev behandlet administrativt.
For at sikre, at Kultur- og Fritidsudvalget ikke fremstår som et forsinkende led i forbindelse med en i øvrigt ukompliceret anlægssag, foreslår forvaltningen derfor, at Kultur- og Fritidsudvalget i sådanne sager bemyndiger forvaltningen til at udarbejde udtalelser til Borgerrepræsentationen efter fagudvalgets behandling af sagen. Dette vil betyde følgende fremtidige forretningsgang i disse sager:
1. Program for byggesagen udarbejdes af fagforvaltningen
2. Fagforvaltningen indhenter en administrativ udtalelse fra KEjd
3. Fagudvalget behandler sagen samt indstilling om overførelse af anlægsbevillingen til KFU; sagen oversendes til KFF
4.
KFF afgiver (på
5. Efter beslutningen i ØU og BR overføres anlægssagen til KFF
Kultur- og Fritidsudvalget vil – via
Tvistløsningsudvalget
I forhold til de af Københavns Ejendomme administrerede ejendomme fremstår Københavns Ejendomme som udlejer og fagforvaltningerne som lejere. Forholdet er reguleret via interne lejekontrakter.
Eventuel uenighed mellem en fagforvaltning og Københavns Ejendomme om en lejekontrakts forståelse forudsættes afklaret ved forhandling mellem de to parter. Såfremt dette mod forventning ikke lykkes, skal konflikten løses af et (administrativt) konfliktløsningsorgan (Tvistløsningsudvalg), jf. BR 619/05.
Tvistløsningsudvalget skal bestå af repræsentanter fra såvel lejer (= fagforvaltning) og udlejer (=Københavns Ejendomme), samt en "uafhængig" formand fra Økonomiforvaltningen. Konkret peges på Økonomiforvaltningens 9. kontor, der har et indgående kendskab til erhvervslejeret og som i øvrigt fremstår som neutral i sådanne sager. Såfremt Økonomiforvaltningen er "part" i en sådan uenighed indtræder en formandssuppleant fra én af de øvrige forvaltninger i sagen.
Tvistløsningsudvalget har juridisk set ikke nogen formel kompetence. Der er tale om en "tvist" inden for samme juridiske person, der har Borgerrepræsentationen som øverste myndighed.
Med henblik på at nedsætte Tvistløsningsudvalget agter Kultur- og Fritidsforvaltningen at anmode samtlige forvaltninger om at udpege en repræsentant til Tvistløsningsudvalget og herunder anmode Økonomiforvaltningen om at udpege formanden for Tvistløsningsudvalget.
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Bilag
Ingen
/