Forslag til ændring af vedtægter og tilgængelighedsregler for Stadsarkivet samt arkivbestemmelser for Københavns Kommune

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 4. maj 2000

8. Forslag til ændring af vedtægter og tilgængelighedsregler for Stadsarkivet samt arkivbestemmelser for Københavns Kommune

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget,

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye vedtægter for Stadsarkivet

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye arkivbestemmelser for Københavns Kommune

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye tilgængelighedsregler for de i Stadsarkivet opbevarede arkivalier.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller endvidere,

at Kultur- og Fritidsudvalget delegerer sin kompetence til at meddele dispensation fra tilgængelighedsreglerne til stadsarkivaren under forudsætning af, at Borgerrepræsentationen følger indstillingen om at tillægge Kultur- og Fritidsudvalget kompetencen ved vedtagelsen af de nye tilgængelighedsregler.

Indstillingen blev tiltrådt.

Leslie Arentoft anmodede om, at Stadsarkivet besvarer følgende spørgsmål:

"I hvilken grad belaster de enkelte forvaltninger Stadsarkivet?".

Revidering af Stadsarkivets vedtægter og tilgængelighedsregler samt arkivbestemmelser for kommunen er nødvendiggjort som følge af overgangen til ny struktur i Københavns Kommune. Der delegeres efter forslaget kompetence fra Borgerrepræsentationen til de stående udvalg. Forslaget indeholder endvidere en præcisering og ændring af gældende regler, herunder Stadsarkivets rolle i forhold til forvaltningerne, og en tilpasning til udviklingen i IT-arkivalier. Der foreslås bl.a. oprettet et arkivkontaktudvalg bestående af repræsentanter fra hvert forvaltningsområde og stadsarkivaren. Forslagene indeholder bestemmelser af væsentlig betydning for de øvrige udvalg og bydelene, hvorfor disse er hørt. De nye regler træder i kraft ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen.

På baggrund af en kraftigt stigende mængde arkivalier fra samtlige forvaltninger, vil Stadsarkivets udgifter til kasser til arkivalier m.v. forøges med ca.140.000 kr., hvis Stadsarkivet skal leve op til arkivbestemmelserne. Denne udgift deles mellem de 7 udvalg.