Ansøgning fra Arkivudvalget om forhøjelse af tilskud samt ændring af vedtægter

Der er på Kultur- og Fritidsudvalgets budget afsat 448.000 kr. årligt til Arkivudvalget. Midlerne anvendes primært som huslejestøtte til de lokalhistoriske arkiver.
Arkivudvalget har anmodet Kultur- og Fritidsudvalget om (bilag 1) 
- en forhøjelse af bevillingen fra 2014 og frem, 
- et ekstraordinært tilskud til driften i 2013 samt
- godkendelse af ændringer af vedtægterne. 

Københavns Kommunes lokalhistoriske arkivudvalg er nedsat af Kultur- og Fritidsudvalget. Udvalget har 5 medlemmer, hvoraf 3 er fra Sammenslutningen af Lokalarkiver i København (SLAK), 1 er udpeget af Københavns Museum og 1 er udpeget fra Københavns Stadsarkiv. Arkivudvalgets formål er at ”skabe gode og sikre rammer for det lokalhistoriske arkivarbejde i de enkelte københavnske bydele samt at styrke samarbejdet mellem bydelenes lokalhistoriske arkiver, Københavns Stadsarkiv og Københavns Bymuseum”.

Det er Stadsarkivets og Københavns Museums repræsentanter som – efter indstilling fra Arkivudvalget – foretager den endelige fordelingen af bevillingen.

Anmodning om forhøjelse af bevillingen fra 2014 og frem.
Arkivudvalget har anmodet om at bevillingen øges med 172.000 kr. til i alt 620.000 kr. fra 2014 og frem.

Bevillingen har i perioden 2010-2013 været konstant på 448.000 kr. årligt. I disse fire år er huslejeudgifterne for de lokalhistoriske arkiver steget med 45%, svarende til 159.000 kr,. hvorfor bevillingen i dag ikke længere rækker til at dække de lokalhistoriske arkivers huslejeudgifter.

Københavns Stadsarkiv har siden 2007 haft afleveringsstop og mangler plads til papirarkivalier. De københavnske lokalarkivers rolle med at bevare lokalhistorisk arkivmateriale i København er derfor i disse år endnu mere betydningsfuld. 

Den manglende huslejefinansiering er et stort problem for lokalarkiverne og kan potentielt true deres eksistens. Foreningerne har med to undtagelser ingen formue at tære på, og de kan ikke på kort sigt nedbringe omkostninger ved at flytte til andre lejemål. Arkiverns indtægter og medlemsbidrag anvendes til at dække aktiviteter, og der er ikke andre muligheder for besparelser i budgetterne. En oversigt over lokalarkivernes lejemål, huslejer i 2012 samt oversigt over udviklingen i primære driftsudgifter indgår i bilag 1.

Det indstilles at, spørgsmålet om en forhøjelse af Arkivudvalgets budget henvises til udvalgets budgetdrøftelser for 2014.

Anmodning om ekstraordinær bevilling i 2013.
Arkivudvalget har anmodet om en ekstraordinær forhøjelse af bevillingen i 2013 med 159.000 kr.

På grund af det begrænsede budget har Arkivudvalget i år været nødt til at afvise ansøgninger. For at imødekomme ansøgningerne om dækning af huslejeudgifter fra de lokalhistoriske arkiver i 2013 er der derfor behov for en ekstraordinær bevilling på 159.000 kr

Det indstilles, at der ikke gives en ekstraordinær bevilling til Arkivudvalget i 2013, da der ikke er afsat midler til formålet på udvalgets budget.

Anmodning om godkendelse af vedtægtsændringer for Arkivudvalget
Arkivudvalgets nuværende vedtægter er fra 2005 og kræver en opdatering . Som bilag er vedlagt udkast til nye vedtægter (bilag 2), de gældende vedtægter fra 3-2-2005 (bilag 3) samt en oversigt der viser væsentlige ændringer og deres begrundelse (bilag 4). Flere af ændringerne er konsekvensrettelser som følge af, at Kultur- og Fritidsudvalget i 2010 besluttede, at det ikke længere er Kultur- og Fritidsudvalget, men Københavns Stadsarkiv og Københavns Museum, der fordeler den særlige rammebevilling til de lokalhistoriske arkiver efter indstilling fra arkivudvalget.

Derudover foreslås det,

- at ordlyden ændres fra at lokalarkivernes indsamlede materiale ved en eventuel opløsning overgår til Stadsarkivet og Bymuseum ændes til tilbydes Stadsarkivet og/eller Københavns Museum. Dette for at sikre, at kan foretages en bevaringsvurdering af materialet.

- at ordlyden ændres fra, at der er offentlig adgang under opsyn på nærmere fastsatte tidsrum til at der er adgang på nærmere fastsatte tidsrum og at det dermed overlades til arkiverne, at fastlægge betingelserne for adgang.

- at der indsættes to nye afsnit vedrørende ansøgninger til Arkivudvalget samt krav til regnskaber. 

Det indstilles, at udkast til nye vedtægter for Arkivudvalget godkendes.