Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orientering om nyt rengøringsudbud til efterretning.

Problemstilling

Den gældende rengøringskontrakt for 83 af Kultur- og Fritidsforvaltningens lokationer udløber den 30. september 2016. I det nye udbud vil yderligere to KFF-lokationer samt visse rengøringsopgaver i 14 svømmehaller blive inddraget.

Løsning

På baggrund af udbudsstrategien, der blev vedtaget af BR i 2010, startede KFF i 2011 kortlægning af rengøringsopgaven i KFF’s bygninger med henblik på evt. konkurrenceudsættelse. 200.000 m2 af KFF’s daværende kvadratmeter blev fundet udbudsegnede og derefter udbudt pr. 1. oktober 2012. En evaluering af udliciteringen udarbejdet i oktober 2014 er vedlagt som bilag 1.

På 68 KFF-lokationer står eksternt firma i dag for al rengøring og for den daglige, almindelige rengøring på yderligere 15 idrætshaller. På grund af diversitet i opgaven var alle svømmebade og enkelte lokationer på forhånd udtaget af udbuddet i 2012, og rengøringen varetages her stadig af egne medarbejdere og vikarer. Desuden beholdt flere idrætsanlæg selv aftensoigneringen.

På de 83 lokationer udbydes de samme opgaver igen, og samtidig udbydes den genoprettende ugentlige rengøring og den årlige hovedrengøring af 14 svømmehaller, samt eftermiddags/aftensoignering og weekendrengøring af 15 idrætshaller. Rengøringen på yderligere to KFF-lokationer (Nikolaj Kunsthal og Ryparkens Idrætsanlæg) vil også blive udbudt.

Ingen medarbejdere skal virksomhedsoverdrages som følge af udbuddet, da bl.a. omplacering og internt ansættelsesstop betyder, at der er mulighed for anden beskæftigelse til alle medarbejdere.

Det kommende udbud har været drøftet i KFF's HovedMED-udvalg.

Udbudsform

Lokationer deles op i 5 delaftaler: 4 aftaler, som opdeles i geografiske områder, og en delaftale, som omfatter svømmehallerne. Ved at udbyde opgaverne i 5 delaftaler sikres det, at aftalerne ikke er større, end at små og mellemstore virksomheder kan byde på opgaverne. ØKF og BUF vil få adgang til at afgive kontrolbud.

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Forvaltningen forventer at indgå kontrakter på delaftaler til nogenlunde samme pris på opgaverne, som de er i dag. Såfremt der opnås en besparelse, vil den tilfalde institutionerne.

Videre proces

Der udformes udbudsmateriale på gamle og nye lokationer og køres en prækvalifikationsrunde af leverandører i slutningen af marts måned, således at de prækvalificerede leverandører kan nå at indlevere tilbud i maj måned. Dermed forventes det, at der kan underskrives kontrakt med de leverandører, som vinder delaftalerne i juni måned, således at disse har et par måneder til at gennemgå adresserne og tilpasse deres arbejdsstyrke til opgaven.
           

Carsten Haurum/

                                            Morten Clausen