Revision af arkivbestemmelser, bevarings- og kassationsbestemmelser for Københavns Kommune samt Stadsarkivets vedtægter

Kultur- og Fritidsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 3. juni 2004

 

 

13.      Revision af arkivbestemmelser, bevarings- og kassationsbestemmelser for Københavns Kommune samt Stadsarkivets vedtægter

(KFU 167/2004)

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget,

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye arkivbestemmelser for Københavns Kommune

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i Københavns Kommune.

at Borgerrepræsentationen bemyndiger stads arkivaren til at give forslag om kassation til rigsarkivaren.

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til ny vedtægt for Københavns Stadsarkiv.

 

 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 3. juni 2004

Indstillingen blev tiltrådt.

 

 

RESUME

Forslag til revision af Arkivbestemmelser for Københavns Kommune

Forslaget er først og fremmest en tilpasning til den nye arkivlov og den nye arkivbekendtgørelse, der trådte i kraft 1. juli 2003. Endvidere er der tale om en tilpasning til regeldannelsen omkring it-arkivalier samt en tilpasning til den praksis, der har udviklet sig siden vedtagelsen af de nugældende bestemmelser.

 

Forslag til Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i Københavns Kommune

Rigsarkivaren udstedte den 3. juli 2003 en ny bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner.

Københavns Kommune havde inden da bedt om visse tilpasninger til særlige københavnske forhold. Nogen af disse er der taget højde for i de ny bestemmelser, men ikke alle.

Rigsarkivarens bestemmelser indebærer, at der ikke må foretages kassation af arkivalier ældre end 1970 uden efter særlig forhandling med Statens Arkiver.

Dette vil enten betyde en betydelig merbevaring eller en mere omstændelig procedure. Nærværende forslag indebærer, at den nye bekendtgørelses bestemmelser også vil gælde for arkivalier ældre end 1970; dog således, at forvaltningerne pålægges ikke at foretage kassation i disse arkivalier, før der er indhentet tilladelse hertil fra Stadsarkivet. Forslaget indebærer derfor, at Borgerrepræsentationen bemyndiger stadsarkivaren til at give forslag om kassation til rigsarkivaren.

 

Forslag til ny vedtægt for Københavns Stadsarkiv

Københavns Stadsarkivs vedtægter ønskes ændret for at blive tilpasset arkivbekendtgørelsen.

Arkivbekendtgørelsen bestemmer, at offentlige arkiver, der modtager arkivalier omfattet af lov om behandling af personoplysninger, skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske forholdsregler til sikring af, at arkivalier alene stilles til rådighed for nærmere angivne saglige formål i overensstemmelse med persondataloven.

På den baggrund foreslås, at Stadsarkivet udgør en selvstændig institutionel enhed i forhold til de myndigheder, der har overført data omfattet af lov om behandling af personoplysninger til arkivet.

 

Forslag til revision af arkivbestemmelser samt forslag til nye bevarings- og kassationsbestemmelser for Københavns Kommune har været til høring i de øvrige 6 udvalg. Høringssvarene giver ikke anledning til ændringer i forslagene.