Revision af arkivbestemmelser, bevarings- og kassationsbestemmelser for Københavns Kommune samt Stadsarkivets vedtægter

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 3. juni 2004

 

 

Sager til beslutning

 

13.      Revision af arkivbestemmelser, bevarings- og kassationsbestemmelser for Københavns Kommune samt Stadsarkivets vedtægter

(KFU 167/2004)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget,

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye arkivbestemmelser for Københavns Kommune

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til nye bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i Københavns Kommune.

at Borgerrepræsen tationen bemyndiger stadsarkivaren til at give forslag om kassation til rigsarkivaren.

at Borgerrepræsentationen vedtager forslag til ny vedtægt for Københavns Stadsarkiv.

 

 

RESUME

Forslag til revision af Arkivbestemmelser for Københavns Kommune

Forslaget er først og fremmest en tilpasning til den nye arkivlov og den nye arkivbekendtgørelse, der trådte i kraft 1. juli 2003. Endvidere er der tale om en tilpasning til regeldannelsen omkring it-arkivalier samt en tilpasning til den praksis, der har udviklet sig siden vedtagelsen af de nugældende bestemmelser.

 

Forslag til Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i Københavns Kommune

Rigsarkivaren udstedte den 3. juli 2003 en ny bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner.

Københavns Kommune havde inden da bedt om visse tilpasninger til særlige københavnske forhold. Nogen af disse er der taget højde for i de ny bestemmelser, men ikke alle.

Rigsarkivarens bestemmelser indebærer, at der ikke må foretages kassation af arkivalier ældre end 1970 uden efter særlig forhandling med Statens Arkiver.

Dette vil enten betyde en betydelig merbevaring eller en mere omstændelig procedure. Nærværende forslag indebærer, at den nye bekendtgørelses bestemmelser også vil gælde for arkivalier ældre end 1970; dog således, at forvaltningerne pålægges ikke at foretage kassation i disse arkivalier, før der er indhentet tilladelse hertil fra Stadsarkivet. Forslaget indebærer derfor, at Borgerrepræsentationen bemyndiger stadsarkivaren til at give forslag om kassation til rigsarkivaren.

 

Forslag til ny vedtægt for Københavns Stadsarkiv

Københavns Stadsarkivs vedtægter ønskes ændret for at blive tilpasset arkivbekendtgørelsen.

Arkivbekendtgørelsen bestemmer, at offentlige arkiver, der modtager arkivalier omfattet af lov om behandling af personoplysninger, skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske forholdsregler til sikring af, at arkivalier alene stilles til rådighed for nærmere angivne saglige formål i overensstemmelse med persondataloven.

På den baggrund foreslås, at Stadsarkivet udgør en selvstændig institutionel enhed i forhold til de myndigheder, der har overført data omfattet af lov om behandling af personoplysninger til arkivet.

 

Forslag til revision af arkivbestemmelser samt forslag til nye bevarings- og kassationsbestemmelser for Københavns Kommune har været til høring i de øvrige 6 udvalg. Høringssvarene giver ikke anledning til ændringer i forslagene.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Forslag til revision af Arkivbestemmelser for Københavns Kommune (bilag 1)

1. juli 2003 er en ny arkivlov (Lov nr. 1050 af 17/12 2002) og en ny arkivbekendtgørelse (Bkg. nr. 591 af 26/6 2003) trådt i kraft. Forslaget er først og fremmest en tilpasning til denne nye lovgivning.

Forslaget til arkivbestemmelser er endvidere en tilpasning til regeldannelsen omkring it-arkivalier, nemlig "Lov om behandling af Personoplysninger og Økonomiudvalgets bestemmelser vedr. elektronisk arkivering af 14/8 2001", senest revideret 1/9 2002.

Endelig er forslaget en tilpasning til den praksis, der har udviklet sig siden vedtagelsen af de nugældende bestemmelser.

Forslag til arkivbestemmelser erstatter "Arkivbestemmelser for Københavns Kommune af 8/6 2000" og "Tilgængelighedsbestemmelser for de i Københavns Stadsarkiv opbevarede arkivalier af 8/6 2000".

Det overordnede hensyn ved revisionen af Arkivloven har været at sikre borgerne størst mulig adgang til de offentlige arkivalier.

De væsentligste ændringer i arkivbestemmelserne er:

1.     Tilgængelighedsfristerne nedsættes i den nye arkivlov fra 30 til 20 år (fra 80 til 75 år f.s.v. angår arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold). Som noget nyt indføres, at tilgængeligheden ikke blot gælder arkivalier, der er afleveret til arkiv, men også arkivalier, der stadig opbevares i forvaltningerne.

På den baggrund foreslås afleveringsfristen fremrykket til 20 år, hvor afleveringerne tidligere skulle ske, når arkivalierne var mellem 20 og 50 år gamle. Betjeningen af publikum og administration af dispensationssager samt opbevaringen af sager vil herved så vidt muligt blive samlet i Stadsarkivet, hvilket skønnes mest økonomisk for kommunen som helhed.

2.     Arkivloven indfører afleveringspligt for personhenførbare elektroniske arkivalier til offentligt arkiv. Kommunerne har hidtil haft pligt til at bevare, men ikke til at aflevere bevaringsværdige arkivalier.

Kommunen har med Økonomiudvalgets bestemmelser af 14/8 2000 opfyldt dette krav.

 

Forslag til Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i Københavns Kommune (bilag 2)

Rigsarkivaren har 3. juli 2003 udstedt en ny bekendtgørelse "Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner" (bilag 3). Bekendtgørelsen er trådt i kraft 15. august 2003.

Bekendtgørelsen er udformet på grundlag af bekendtgørelsen for primærkommunerne. Københavns Kommune anmodede i sit høringssvar af 10. april 2003 om tilpasninger til særlige københavnske forhold.

I den nye bekendtgørelse er visse af kommunens forslag imødekommet, men ikke alle; og bekendtgørelsens § 3 har fået en udformning, der vanskeligt kan håndteres administrativt.

Nærværende forslag tager hensyn til de bemærkninger, kommunen rejste i sit høringssvar (disse er anført i kursiv i forslaget) og giver § 3 en operationel udformning.

Vedr. § 3 bemærkes: I Statens Arkivers høringsudkast var bestemt, at de tidligere kassationsbestemmelser fra 1985 fortsat skulle gælde for materiale ældre end 1/4 1970. I den nu udsendte bekendtgørelse har Statens Arkiver imidlertid ophævet den gamle 1985-bekendtgørelse og erstattet den med en bestemmelse om, at rigsarkivaren kan udstede særskilte bestemmelser efter drøftelse med kommunen, for så vidt angår arkivalier ældre end 1970. Dette indebærer, at der ikke må foretages kassation af arkivalier ældre end 1970 uden efter særlig forhandling med Statens Arkiver.

Dette vil enten betyde en betydelig merbevaring eller en mere omstændelig procedure. Stadsarkivet har derfor udarbejdet nærværende forslag, der indebærer, a t den nye bekendtgørelses bestemmelser også vil gælde for arkivalier ældre end 1970; dog således, at forvaltningerne pålægges ikke at foretage kassation i disse arkivalier, før der er indhentet tilladelse hertil fra Stadsarkivet, samt at Borgerrepræsentationen bemyndiger stadsarkivaren til at give forslag om kassation til rigsarkivaren.

Samlet vurderes forslaget at give en mere homogen og mindre omfattende bevaring og en enklere administration.

Der er indhentet forhåndsgodkendelse af forslaget hos Statens Arkiver, således at bestemmelserne kan træde i kraft med Borgerrepræsentationens vedtagelse af nærværende forslag.

Den begrænsede merbevaring af arkivalier nyere end 1970 modsvares af, at der åbnes for en mere omfattende og mere hensigtsmæssig kassation af arkivalier ældre end 1970.

Den samlede kassationsprocent anslås til 85 mod 75 efter de hidtidige bestemmelser.

Det er Stadsarkivets hensigt, at tilbyde forvaltningerne at udarbejde målrettede vejledninger til bestemmelserne for de enkelte forvaltninger.

 

Forslag til ny vedtægt for Københavns Stadsarkiv (bilag 4)

Københavns Stadsarkivs vedtægter ønskes ændret for at blive tilpasset arkivbekendtgørelsen (Bkg. Nr. 591 af 26/6 2003).

Arkivbekendtgørelsen bestemmer, at offentlige arkiver, der modtager arkivalier omfattet af lov om behandling af personoplysninger, skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske forholdsregler til sikring af, at arkivalier alene stilles til rådighed for nærmere angivne saglige formål i overensstemmelse med persondataloven.

På den baggrund foreslås bestemt, at Stadsarkivet udgør en selvstændig institutionel enhed i forhold til de myndigheder, der har overført data omfattet af lov om behandling af personoplysninger til arkivet.

***

 

Forvaltningens indstilling

Da alle 3 forslag til nye bestemmelser i al væsentlighed er tilpasning til gældende retstilstand, indstilles det, at forslagene vedtages, herunder at Borgerrepræsentationen bemyndiger stadsarkivaren til at give forslag om kassation til rigsarkivaren.

 

MILJØVURDERING

Indstillingen har ikke miljømæssige konsekvenser.

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

 

HØRING

Forslag til revision af arkivbestemmelser samt forslag til nye bevarings- og kassationsbestemmelser for Københavns Kommune har været til høring i de øvrige 6 udvalg. Høringssvar er vedlagt som bilag 5. Høringssvarene giver ikke anledning til ændringer i forslagene.

                       

BILAG

1.      Forslag til nye arkivbestemmelser for Københavns Kommune.

2.      Forslag til nye bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier i Københavns Kommune.

3.      Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Københavns og Frederiksberg kommuner.

4.      Udkast til revision af vedtægt for Københavns Stadsarkiv.

5.      Høringssvar fra fagforvaltninger.

 

Carsten Haurum

/ Merete Evers