Godkendelse af investeringsforslag og førstebehandling af budgetbidrag 2023

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at seks investeringsforslag indgår i forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022 og i udvalgets budgetbidrag for 2023, jf. bilag 1:
   1. En mere sammenhængende Kultur- og Fritidsforvaltning
   2. Forbedring af café- og udlejningsfaciliteter i Nikolaj Kunsthal
   3. Udvikling af kulturfaciliteter
   4. Nyt nærmagasin for Thorvaldsens Museum
   5. Bedre biblioteksoplevelser for børnefamilier ved brug af data
   6. Nyt arkivregistreringssystem til Københavns Stadsarkiv
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at innovationsforslaget ”Afprøvning af voicebot i Københavns Borgerservice” indgår i Overførselssagen 2021/2022, jf. bilag 1.
3. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender et nyt princip om, at alle takster på idræt og udlån af lokaler prisfremskrives hvert år, jf. udvalgets takstkatalog.

Problemstilling

Som et led i kommunens samlede budgetproces skal Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) hvert år finde effektiviseringer, som sikrer et budget på service, der overholder den ramme, som Økonomiudvalget har besluttet. Med Budget 2022 afsatte aftaleparterne, i lighed med tidligere år, investeringspuljer og en innovationspulje, som kan bidrage til at skabe effektiviseringer. Puljerne udmøntes to gange årligt. Næste gang er i forbindelse med Overførselssagen for 2021/2022 og herefter i forbindelse med forhandlingerne om Budget 2023.

Borgerrepræsentationen beslutter hvert år de gældende takster for adgang til svømmehaller, brug af idrætsfaciliteter og udlån af lokaler. Hidtil er der foretaget en prisfremskrivning hvert fjerde år, mens indtægtsbudgettet, og dermed indtægtskravet, er blevet prisfremskrevet hvert år. Dette har vist sig uhensigtsmæssigt, da det har medført en finansieringsudfordring.

Løsning

KFU’s ramme er i 2023 i alt 13,2 mio. kr. lavere end i 2022 svarende til det effektiviseringsmåltal, der fremgår af indkaldelsescirkulæret. Hertil kommer et finansieringsbehov på i alt 3,4 mio. kr. Det vedrører følgende sager:

• Investeringsforslag fra Overførselssagen 2016/2017, hvor Valbyhallen blev indrettet til koncertsted. Det har ikke været muligt at tiltrække koncerter som forudsat i forslaget, og der mangler derfor gevinstrealisering af 0,9 mio. kr.
• Forvaltningen er pålagt nye udgifter til systemer i forbindelse med monopolbruddet med KMD, der vedrører print og porto i pensionssystemet. Dertil kommer merudgifter til IT-infrastruktur for hele kommunen, som er fordelt på forvaltningerne ud fra samme fordeling som udgifter til monopolbruddet. Forvaltningens andel udgør i alt 0,9 mio. kr.
• I Budget 2021 indgik effektiviseringsforslaget om flytning af hele kommunens systemer og IT-infrastruktur til cloud. Forslaget kan ikke gevinstrealiseres grundet EU-domstolens afgørelse om EU-borgeres data i USA. Forvaltningens andel udgør 0,7 mio. kr. årligt.
• Ved finansiering af fællesmagasinet i Høje-Taastrup blev der ikke afsat budget til dækningsafgift, der udgør 0,5 mio. kr. årligt.
• Åbningen af skateområdet X-Hall har vist, at der som følge af bl.a. sikkerhed og besværlige adgangsforhold mangler 0,4 mio. kr. i budgettet.

Med stigende profiler fra tidligere års besluttede forslag på 9,0 mio. kr. giver ovenstående et samlet effektiviseringsbehov på 7,6 mio. kr. i 2023, jf. tabel 1. Ved andenbehandlingen af budgetbidraget den 21. april 2022 skal udvalget endeligt godkende investerings- og effektiviseringsforslag, der håndterer effektiviseringsbehovet.

Tabel 1. KFU’s effektiviseringsbehov

I tabel 2 er et overblik over investeringsforslag til forhandlingerne om Overførselssagen 2021/2022, som udvalget blev præsenteret for på budgetseminaret den 10. februar 2022. Forslagene har et samlet potentiale på 9,2 mio. kr. i 2023 og samlede investeringer for 27,2 mio. kr., jf. tabel 2. Forslagenes potentiale i 2023 er afhængig af, at der afsættes finansiering fra investeringspuljen i overførselssagen. Med godkendelse af alle investeringsforslagene overopfyldes effektiviseringsbehovet med 1,6 mio. kr. i 2023.

Tabel 2. Investerings- og innovationsforslag til Overførselssagen 2021/2022

Alle forslagene fremgår i deres fulde længde af bilag 1.

1. En mere sammenhængende Kultur- og Fritidsforvaltning

   Gennem ny organisering og fysisk samlokalisering i Kultur- og Fritidsforvaltningen reduceres de administrative udgifter. Investeringerne skal understøtte, at ledelsen i samarbejde med direktionen kan realisere ønskede gevinster, og at produktiviteten og serviceniveauet opretholdes overfor borgerne. Effektiviseringen hentes gennem reduktion af antallet af chefer samt bedre udnyttelse af kommunale m2.

    

2. Forbedring af café- og udlejningsfaciliteter i Nikolaj Kunsthal

   Med forslaget investeres der i et tidssvarende og attraktivt publikumsmodtageområde i Nikolaj Kunsthal med café og bar. Området skal understøtte besøgsoplevelsen både ude og inde samt øge indtægterne i forbindelse med udstillinger, events og udlejningsaktiviteter. 

    

3. Udvikling af kulturfaciliteter

   Forbedring af faciliteterne i Kulturhuset Islands Brygge, Biblioteket på Rentemestervej og Kulturhuset Krudttønden skal sikre borgerne en bedre og mere fleksibel brug af faciliteterne, samtidig med at der kan effektivisereres på medarbejderressourcer til driftsopgaver.

    

4. Nyt nærmagasin for Thorvaldsens Museum

   Etablering af et nyt nærmagasin i kælderen på Thorvaldsens Museum og flytning af kunstgenstande til fællesmagasinet i Høje-Taastrup muliggør opsigelsen af et eksternt magasin.

    

5. Bedre biblioteksoplevelser for børnefamilier ved brug af data

   Ved at bruge data som prioriteringsværktøj i tilrettelæggelsen af fysiske og digitale tilbud og formidlingsindsatser, kan tilbud indrettes efter børnefamiliers adfærd og behov. Der investeres i en omlægning af bibliotekernes nuværende arbejdsgange, hvilket muliggør en effektivisering. Dette arbejde løftes af en bred medarbejdergruppe på biblioteket, der bl.a. tæller cand.mag i litteraturformidling, lærere, pædagoger, HK’ere og bibliotekarer. Det forventes, at effektiviseringen indhentes ved naturlig afgang og ikke via afskedigelser.

    

   Udvalget ønskede på udvalgets budgetseminar den 10. februar 2022, at investeringsforslaget vedrørende Bedre biblioteksoplevelser for børnefamilier ved brug af data blev sendt i høring i lokal-MED. Der er igangsat en høring, og høringssvaret eftersendes til udvalget den 2. marts 2022.

    

6. Nyt arkivregistreringssystem til Københavns Stadsarkiv
   Københavns Stadsarkiv benytter i dag et ældre, egenudviklet arkivregistreringssystem kaldet Starbas. Ved at investere i et nyt system, ASTA, opnås en besparelse på lønudgifter, da Stadsarkivet ikke længere skal stå for drift og vedligeholdelse.

Innovationsforslag

Afprøvning af voicebot i Københavns Borgerservice
Kultur- og Fritidsforvaltningen afprøver med dette forslag, om man med brug af voicebot kan erstatte eller forkorte samtaler, der i dag håndteres af serviceformidlere på kommunens hovedtelefonnummer 3366 3366.

Prisfremskrivning af takster fastsat af KFU

KFU beslutter hvert år i forbindelse med andenbehandlingen af budgetbidraget de gældende takster for adgang til svømmehaller, brug af idrætsfaciliteter, leje af lokaler mv.

Hidtil har det gældende princip været, at taksterne bliver prisfremskrevet hvert fjerde år og afrundet til nærmeste fem kroner. Dette har været praksis for at undgå det administrative arbejde i at implementere nye priser hvert år og for at undgå, at brugerne skulle betale skæve beløb. I takt med at der sker en høj grad af elektronisk betaling i svømmehaller og via bookingsystemet, er det ikke længere en praktisk udfordring at justere taksterne selv med mindre end fem kroner.

Den periodevise pris- og lønfremskrivning har løbende skabt en finansieringsudfordring, idet indtægtsbudgetterne fremskrives hvert år, og dermed er indtægtskravet steget, mens taksterne har været uændrede i en periode på fire år ad gangen. For at imødegå denne finansieringsudfordring foreslår forvaltningen, at alle takster der fastsættes af KFU prisfremskrives hvert år fra 2023 og frem.

Med det hidtil gældende princip skulle taksterne prisfremskrives med budgetbidrag 2023 for den seneste fireårige periode. Et eksempel på de økonomiske konsekvenser af prisfremskrivningen for de seneste fire år samt en årlig prisfremskrivning fremadrettet på svømmehalstakster fremgår af tabel 3. Nogle takster er først indført med budgetbidrag 2021, hvorfor disse prisfremskrives for to år og herefter årligt.

Tabel 3. Eksempel på prisfremskrivning på svømmehalstakster (afrundet til nærmeste hele krone

I forbindelse med andenbehandling af budgetbidraget den 21. april 2022 vil KFU få forelagt det samlede takstkatalog med fremskrivning til 2023-p/l til godkendelse.

Økonomi

Indstillingen har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt udvalget godkender 1. at-punkt, vil forslagene indgå i forhandlingerne om overførselssagen, og effektiviseringspotentialet vil indgå i opfyldelsen af udvalgets effektiviseringsbehov.

Såfremt udvalget godkender 2. at-punkt, vil forslaget indgå i forhandlingerne om overførselssagen.

Såfremt 3. at-punkt godkendes, indarbejder forvaltningen prisfremskrivningen i takstkataloget, som udvalget endeligt godkender ved andenbehandlingen af budgetbidrag for 2023.

I forbindelse med andenbehandlingen af udvalgets budgetbidrag for 2023 den 21. april 2022 skal udvalget godkende opfølgning på igangværende investeringsforslag, det såkaldte udvalgsafsnit til budgetforslaget samt bevillingsoversigt.

Derudover skal udvalget ved andenbehandlingen beslutte, om der er bevillinger med udløb i 2023, som udvalget ønsker at finansiere gennem en eventuel overopfyldelse af effektiviseringsmåltallet eller ved omprioritering inden for rammen. 

Lars Laustrup

                                        / Annegrete Vallgårda