Undersøgelse om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 2. marts 2006

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

22.      Undersøgelse om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau

(KFU  96/2006)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

 

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender at nærværende indstilling udgør Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar til revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005 (undersøgelse om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau) til Økonomiudvalget. De stående udvalg er anmodet om at afgive høringssvar, inden sagen forelægges Økonomiudvalget. Nærværende indstilling udgør Kultur- og Fritidsudvalgtes høringssvar.

 

I forhold til de sager der vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen er det revisionens opfattelse, at Kultur- og Fritidsforvaltningen har ageret tilfredsstillende i henhold til de regler og vejledninger der er på området

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen er gennemgående enig i direktoratets anbefalinger.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005 (undersøgelse om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau) til Økonomiudvalget.

 

Revisionsdirektoratets formål med undersøgelsen har været at fremlægge fremadrettede anbefalinger, så det sikres at kommunens kontrakter og aftaler opfylder legaliteten og er fyldestgørende udformet.

 

Undersøgelsen gennemgår i alt 285 kontrakter, rubriceret på 14 kontrakttyper, med henblik på at undersøge om kontrakterne opfylder en lang række bestemmelser fastsat i love, bekendtgørelser, cirkulærer, vejledninger, kutymer samt internt i Københavns Kommune fastsatte bestemmelser.

 

Revisionsdirektoratet skriver at vurderingen er, at der på flere områder indgås professionelle og fyldestgørende kontrakter, men at der samtidig også er områder, hvor der klart kan ske en opstramning i arbejdet med indgåelsen af kontrakter og aftaler, da der er konstateret manglende indsigt i de gældende regler, ligesom kontrakterne ikke har været fyldestgørende.

 

Ifølge Revisionsdirektoratet er der ikke tvivl om, at der er behov for mere direkte central styring, da der kræves specialkompetence for at kunne forberede og indgå kontrakter på ofte meget komplice rede områder.

 

Den centrale styring vil efter direktoratets opfattelse tilgodese såvel kommunens økonomi som kvaliteten af erhvervede varer og tjenesteydelser.

Direktoratets mere konkrete vurderinger og anbefalinger er rubriceret i følgende tre hovedgrupper:

·        Legaliteten – overholdelsen af gældende bestemmelser

·        Fyldestgørende kontrakter – indeholder kontrakterne de sædvanlige hovedelementer

·        Organisering

 

For direktoratets konkrete anbefalinger henvises til revisionsprotokollatets resumé (side 5-6).

 

Inden sagen forelægges Økonomiudvalget er samtlige stående udvalg anmodet om at fremkomme med et høringssvar i anledning af revisionsprotokollatet.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Revisionsprotokollatet har gennemgået 285 konkrete sager, de 21 sager vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen. Revisionen har oplyst, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i samtlige sager har ageret tilfredsstillende i henhold til de regler og vejledninger der er på området.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i direktoratets generelle anbefalinger om tiltag for overholdelse af gældende bestemmelser (legaliteten), særligt i anbefalingen om at udbygge området for indkøbsaftaler.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen er ligeledes enig i direktoratets anbefalinger vedrørende fyldestgørende kontrakter.

 

Angående den fremtidige organisering anbefaler direktoratet at overveje etableringen af en formel juridisk funktion, der tilpasses i et legal risk management-system. Set i sammenhæng med protokollatets bemærkninger om, at der er behov for en mere direkte central styring på området, er det Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse, at det vil være naturligt, at de forudsatte kompetencer opbygges som en central funktion i kommunen, som alle forvaltninger kan trække på.

 

Bilag

1.      Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat (er tilgængeligt elektronisk og vil være fremlagt på mødet)

 

 

Carsten Haurum

/Olga Brüniche-Olsen