Status på 2nd World Outgames 2009

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 2. marts 2006

 

Fraværende

 

 

 

14.      Status på 2nd World Outgames 2009

(KFU 100/2006)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritids-udvalget anbefaler Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen

at status på arbejdet med 2^nd World Outgames 2009 tages til efterretning

at   det principgodkendes, at der etableres en erhvervsdrivende fond pr. 1. november 2006 eller snarest derefter

at Borgerrepræsentationen udpeger 2 medlemmer til 2^nd World Outgames kommende bestyrelse.

 

 

RESUME

Nærværende indstilling forelægges med henblik på en orientering om status på arbejdet med 2^nd World Outgames i København.

Indstillingen indeholder samtidig forslag om etablering af en erhvervsdrivende fond til at varetage udviklingen, sponsorarbejdet og afvikling af legene i København i 2009.

GLISA – organisationen bag Outgames – kommer på besøg i København i slutningen af februar 2006. Her vil kontrakten mellem Københavns Kommune og organisationen blive drøftet. Sigtet er at forelægge en kontrakt for Borgerrepræsentationen i løbet af foråret. Kontrakten vil blive fremlagt med det forbehold, som fremgår af budget 2006. 

I den forbindelse vil også spørgsmålet om en underskudsgaranti indgå. Copenhagen Eventures vurderer, at der vil være behov for en underskudsgaranti på ca. 20 mio. kr.

 

 

SAG SBESKRIVELSE

Sigtet med nærværende indstilling er at orientere om status på arbejdet med "Outgames 2009" i København. Heri indgår et forslag om, at der arbejdes videre med at organisere projektet som en erhvervsdrivende fond med start pr. 1. november 2006 eller snarest derefter. Fondens formål skal være at udvikle og arrangere legene i København i 2009.

Outgames som idrætsbegivenhed

Outgames er et idrætsstævne arrangeret primært for og af bøsser og lesbiske. Legenes fokus er respekt og ligeværd på tværs af køn og seksuel orientering. Legene er åbne for alle uanset seksuel orientering.

Outgames er et breddeidrætsstævne, hvorfor der ikke vil være krav om nye og særlige faciliteter i forbindelse med legene. Ud over sport indeholder Outgames også en konferencedel med fokus på menneskerettigheder og en kulturel del. 

Første gang stævnet afvikles er i Montreal i Canada. Legene starter 29. juli og afsluttes 6. august 2006. Her forventer man op mod 16.000 deltagere fra hele verden. De dyster i 36 idrætsgrene, hvoriblandt svømning, badminton og volleyball er de helt store tilløbsstykker.

København har huset Eurogames i 2003 (med 2.500 deltagere er dette en "lillebror" til World Outgame). I den forgangne sommer har der været afholdt VM i fodbold for bøsser og lesbiske i Valby idrætspark. Begge dele er afviklet med stor succes og har været med til at give arrangørerne Pan Idræt og Københavns Kommune et godt renomme som arrangør af denne type idrætsbegivenheder. Begge arrangementer har vist, at den københavnske homoidræt er overordentlig velorganiseret.

Et bud på Outgames i 2009 ligger i fin tråd med de seneste års idrætspolitiske tiltag. I den idrætspolitiske redegørelse 2004 er der lagt vægt på mangfoldighed i idrætten, og at København skal tiltrække større idrætsbegivenheder.

Outgames er et godt eksempel på et arrangement, som byen har faciliteterne til at rumme, og som ligger i tråd med intentionerne om at markedsføre København som en åben by.

De økonomiske forudsætninger

I budget 2006 er der afsat 925.000 kr. til det forberedende arbejde i forbindelse med Outgames 2009. Det fremgår også af budgettet, at Københavns Kommune har til hensigt at afgive sit endelige bud på Outgames 2009 efter legene i Montreal 2006 er gennemført, og erfaringer vedrørende organisation, økonomi m.v. er indhøstet.

 

Såfremt kommunen afgiver et bud på Outgames 2009 forventes en kommunal medfinansiering på 15 mill. kr. ud af et samlet budget på 50 mill. kr. Hertil kommer en eventuel underskudsgaranti.

 

I overensstemmelse med Borgerrepræsentationens tilkendegivelse er den videre proces vedrørende 2^nd World Outgames forankret i Copenhagen Eventures

 

Copenhagen Eventures arbejder p.t. med detaljering af budgettet for legene i København i 2009. Heri indgår, at der, ud over de i alt yderligere 14 mio. kr., der indgår i hensigtserklæringen vedrørende 2^nd 

World Outgames, er behov for en underskudsgaranti på ca. 20 mio. kr.

 

Bud på 2^nd World Outgames 2009

København bød i januar 2006 på Outgames 2009. Buddet blev udarbejdet i et samarbejde mellem Copenhagen Eventures, Pan Idræt og Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I overensstemmelse med beslutningen i budget 2006 er et endeligt bud betinget af en evaluering af Outgames 2006. Københavns Kommune har samtidig forpligtiget sig til at forelægge en evaluering for Borgerrepræsentationen inden udgangen af oktober 2006. Det skal ske med henblik på en tilbagemelding til GLISA på Københavns Kommunes bud angående 2^nd World Outgames 2009 inden 1. november 2006.

Kontrakt mellem GLISA og Københavns Kommune

Arrangørerne bag Outgames er GLISA, der er en international bøsse og lesbisk organisation, som er oprettet med det formål skabe internationale idrætsbegivenheder. Herudover er der mål om at understøtte arbejdet med at skabe lokale idrætsforeninger og netværk og at samarbejde med andre nationale og internationale idrætsnetværk.

Københavns Kommune og GLISA forhandler p.t. om en samarbejdsaftale vedrørende Outgames 2009. Blandt kontraktens elementer er Københavns forpligtigelser i forbindelse med legene, overførsel af viden fra Montreal til København og rammerne for afvikling af legene i København. Heri indgår også placeringen af de enkelte aktiviteter og åbnings- og lukningsceremonierne.

I forlængelse af dette arbejde kommer 3 repræsentanter for GLISA til København i slutningen af februar 2006. Her vil kontrakten blive drøftet. Sigtet er at forelægge en kontrakt for Borgerrepræsentationen i løbet af foråret. Kontrakten vil blive fremlagt med det forbehold, som fremgår af budget 2006.    

Organiseringen af arbejdet med Outgames 2009  

Arbejdet med Outgames er organiseret under Copenhagen Eventures. I styregruppen er der en dansk repræsentant for GLISA, 2 medarbejdere fra Copenhagen Eventures og 2 repræsentanter for Pan Idræt og 2 repræsentanter for Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Forslag til den fremadrettede organisering

Det foreslås, at projektet fremadrettet organiseres som en erhvervsdrivende fond pr. 1. november 2006 eller snarest derefter. Fonden skal have til formål at udvikle, arrangere og afvikle Outgames i København i 2009. Det indebærer blandt andet økonomistyring, kontakten til GLISA, sponsorarbejde, samarbejde med øvrige idrætsorganisationer m.m. 

Formålet med en organisering i en erhvervsdrivende fond er at sikre organisationen en stor bevægelsesfrihed i forhold til, hvordan p rojektet skal udvikles. Dette vurderes at have stor betydning for mulighederne for samarbejde med sponsorer. Hertil kommer projektets størrelse og Københavns Kommunes relativt store økonomiske andel heri (bidrag på 15 mio. kr. samt en underskudsgaranti på ca. 20 mio. kr.)

Det skal bemærkes, at der ved anmeldelse til registrering i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen af en erhvervsdrivende fond skal foreligge oplysning om, hvorledes grundkapitalen på mindst 300.000 kr. er indbetalt.

 

Der er flere eksempler på projekter i Københavns Kommune, der er eller har været etableret som erhvervsdrivende fonde. Som f.eks. Team Copenhagen, Kulturby 96 og Kulturbroen.

Bestyrelsessammensætning

Det foreslås, at der nedsættes en bestyrelse og et sekretariat.

Bestyrelsen sammensættes af:

·        Kultur- og Fritidsborgmesteren (formand)

·        1 medlem udpeget af Pan Idræt

·        1 medlem udpeget af Copenhagen Gay Life (CGL)

·        2 medlemmer fra Borgerrepræsentationen

·        2 medlemmer fra WOCO/Copenhagen Eventures bestyrelse

Medlemmerne fra Pan Idræt/Copenhagen Gay Life udpeges som næstformænd/næstforkvinde.

Det indstilles, at Borgerrepræsentationen udpeger 2 medlemmer til den kommende bestyrelse for 2^nd World Outgames. Når der foreslås udpeget medlemmer, inden organisationen er etableret og vedtægterne er på plads, er det for, at bestyrelsen allerede nu på nært hold kan følge det løbende arbejde med planlægning af legene. Styregruppen vil således fungere indtil den erhvervsdrivende fond er etableret.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil rette henvendelse til de øvrige parter med henblik på at kunne samle medlemmerne af bestyrelsen hurtigst muligt.

Vedtægterne for den erhvervsdrivende fond vil som udgangspunkt blive forelagt for Borgerrepræsentationen sammen med evalueringen af Outgames 2006 i Montreal. Dette sker inden udgangen af oktober 2006 med henblik på en tilbagemelding til GLISA senest 1. november 2006.   

***

Alternativet til en erhvervsdrivende fond – en forening

Ønsker Borgerrepræsentationen ikke at etablere en erhvervsdrivende fond, er det et alternativ at danne en forening.

En forening vil som en selvstændig juridisk enhed kunne indgå kontrakt med den internationale begivenhedsejer om begivenhedens gennemførelse.

En forening ledes af en bestyrelse, hvori de væsentligste parter har sæde.

Formandsposten vil typisk blive besat af en fremtrædende person, som kan tegne arbejdet udadtil. Københavns Kommune kan enten varetage formandsposten eller næstformandsposten. Vedtægterne kan tillægge næstformandsposten en række særlige rettigheder, herunder en ret til at indbringe alle væsentlige beslutninger med økonomiske konsekvenser samt alle øvrige væsentlige beslutninger til kommunens suveræne afgørelse.

Kommunens repræsentant vil i denne sammenhæng minimum være Kultur- og Fritidsborgmesteren.

Bestyrelsen sekretariatsbetjenes af Wonderful Copenhagen, som også huser det daglige sekretariat for begivenheden.

 

Vælger Borgerrepræsentationen, at der skal etableres en forening frem for en erhvervsdrivende fond, kan foreningens bestyrelse sammensættes efter samme princip som ved etableringen af en erhvervsdrivende fond.

 

Fordelene ved en forening er blandt andet, at den kan etableres uden omkostninger, og at den er nem at administrere og likvidere efter projektets afvikling. 

 

Wonderful Copenhagen har haft en række projekter, der har været organiseret i foreningsregi. Heriblandt Kulturnatten, Meeting Professional International og Meeting Place.

 

Økonomi

Nærværende indstilling har ikke umiddelbart økonomiske konsekvenser. Der vil efterfølgende blive forelagt en indstilling for Borgerrepræsentationen med evaluering af Outgames 2006.

Udgangspunktet vil her være, at der vil blive lagt op til, at Borgerrepræsentationen beslutter at indarbejde de resterende 14 mill. kr., der indgår som en del af hensigtserklæringen i budget 2006 vedrørende Outgames 2009, i de følgende års budgetter.

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivli ste over sager, der skal miljøvurderes.

Høring

Indstillingen er udarbejdet i samarbejde med Copenhagen Eventures og Pan Idræt.

Bilag

Ingen

 

 

Carsten Haurum

 /Mads Kamp Hansen