Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar vedrørende kommunens kommende indkøbspolitik 2019-2022

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til udkast til høringssvar til indkøbspolitikken 2019-2022.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender denne indstilling som udvalgets  høringssvar til Økonomiudvalget vedrørende udkast til Københavns Kommunes indkøbspolitik 2019-2022

Problemstilling

Borgerrepræsentationen vedtager hvert fjerde år en ny indkøbspolitik, som skal danne rammen for de politiske målsætninger, der er på indkøbsområdet.

Udkast til Københavns Kommunes indkøbspolitik 2019-2022 blev behandlet i Økonomiudvalget den 2. oktober 2018. Økonomiudvalget besluttede at sende politikken i høring i fagudvalgene uden yderligere bemærkninger.

Indkøbspolitikken er opdelt i fem fokusområder, der fastsætter fælles rammer og retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Københavns Kommune. Indkøbspolitikken skal understøtte de strategiske indsatser på indkøbsområdet, for bl.a. at fremme økologi, klimavenlighed og social ansvarlighed.

Fokusområderne er:

1. En mere professionel og effektiv indkøbsorganisation

2. Øget e-handel og digitalisering

3. Stærkere samarbejde med eksterne aktører

4. Mere ansvarligt og bæredygtigt indkøb

5. Fokus på innovation og vækst

Løsning

Forslag til høringssvar

Helt overordnet bakker Kultur- og Fritidsforvaltningen op om, at Københavns Kommune arbejder strategisk og målrettet med indkøbsområdet. Det skal ske for at sikre, at der købes rigtigt ind til de rigtige priser, og at indkøbsopgaverne løses så effektivt som muligt. Hertil kommer, at Københavns Kommune skal gå forrest ved at være social ansvarlig, miljørigtig og innovativ i de indkøb, der foretages.

Kultur- og Fritidsforvaltningen peger i den forbindelse på, at den socialt ansvarlige, miljørigtige eller innovative løsning ikke altid er den billigste rent økonomisk, og det derfor er nødvendigt, at der er gennemsigtighed, så man politisk kan balancere de forskellige hensyn.

Der er således behov for et klart fokus på at forbedre og indgå nye og billigere indkøbsaftaler.

Helt konkret er det afgørende at sikre klar og tydelig sammenhæng mellem måltal og effektiviseringskrav i forhold til de nye og forbedrede indkøbsaftaler. Bedre organisering og arbejdstilrettelæggelse på indkøbsområdet er og skal være en del af forvaltningernes fokus, men bedre aftaler og billigere priser er afgørende for at kunne indfri nye måltal. 

Tilsvarende er der behov for løbende at udvikle og forbedre brugervenligheden af indkøbsløsningen i Kvantum.

Nedenfor er oplistet bemærkninger til de fem indsatsområder i indkøbspolitikken.

    1. En mere professionel og effektiv indkøbsorganisation

Kultur- og Fritidsforvaltningen har igangsat en række tiltag, som skal realisere gevinster i forbindelse med implementeringen af Kvantum. Disse tiltag har bl.a. fokus på om Kultur- og Fritidsforvaltningen skal bruge mindre tid på fakturahåndtering og have en mere effektiv organisering af indkøbsområdet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen kan pege på yderligere tiltag, som kunne bidrage til en mere effektiv indkøbsorganisation på tværs af Københavns Kommune. Således skal potentialer ved at købe ind på tværs af forvaltninger undersøges. I forbindelse med en øget integration af skoler og biblioteker vil det være relevant at se på muligheder inden for indkøb på tværs af Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Tilsvarende kan øget samarbejde med Teknik- og Miljøforvaltningen om indkøb og styring af maskinel bidrage til at sikre den optimale udnyttelse på tværs af Københavns Kommune.

2. Øget e-handel og digitalisering

Øget brug af e-handel er en forudsætning for en professionel indkøbsorganisation. Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder med at flere indkøb skal ske via e-handelsmodulet i Kvantum, som skal mindske transaktionsomkostninger ved at købe ind.

Kultur- og Fritidsforvaltningen bemærker:

• at en forudsætning for at øge brugen af e-handel er, at de aftaler, der indgås på indkøbsområdet, er e-handelsegnede. Det indebærer, at den enkelte indkøbsaftale og hvordan den bruges, er logisk for indkøbere i Københavns Kommune.

• at Københavns Kommune i højere grad skal indtænke arbejdsgange og implementering i forhold til nye indkøbsaftaler. Dette skal sikre, at end-to-end processen er på plads ved aftalens opstart.

3. Stærkere samarbejde med eksterne aktører

Kultur- og Fritidsforvaltningen deltager aktivt i samarbejdet med eksterne aktører, særligt Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen bidrager med forvaltningsspecifik viden i forhold til nye indkøbsaftaler på vare- og tjenesteydelsesområdet.

Følgende kan bemærkes i forhold til samarbejde med eksterne:

• Københavns Kommune skal i højere grad kræve, at målsætningerne i indkøbspolitikken bliver stillet som krav i SKI’s indkøbsaftaler. Dette bør være en forudsætning for deltagelse i SKI samarbejdet.

• Københavns Kommune skal sikre, at nye indkøbsaftaler indgået i SKI-regi er e-handelsegnede, for at sikre, at Københavns Kommune høster gevinster forbundet med e-handel i form af lavere transaktionsomkostninger i det enkelte indkøb.

    4. Mere ansvarligt og bæredygtigt indkøb

Københavns Kommune indgår allerede i en række samarbejder for at sikre, at kommunens indkøb er så miljørigtige og bæredygtige som muligt. Indkøbspolitikken søger at understøtte opfyldelsen af FN’s 17 verdensmål for bæredygtig udvikling, samt at Københavns Kommune bibeholder sin position som førende, nationalt og internationalt, inden for social ansvarlighed og miljømæssig bæredygtighed. Dette handler også om, at Københavns Kommune kan blive bedre til at genanvende og genbruge allerede indkøbte materialer.

Følgende kan bemærkes til dette fokusområde:

• I Kultur- og Fritidsforvaltningen er der et stort fokus på at gøre kommunens kunstgræsbaner så bæredygtige som muligt. Et vigtigt element i den dagsorden er, at se på det infill, som puttes ind i mellem ”græsstråene". Størstedelen af kunstgræsbanerne er hidtil etableret med infill af gummigranulat, som består af granulerede bildæk. En del af dette infill spredes fra banen og ender i naturen. Kultur- og Fritidsforvaltningen følger denne udvikling tæt. Hvilke bæredygtige tiltag, der anvendes på nye kunstgræsbaner afhænger både af udviklingen af nye metoder og de miljømæssige konsekvenser af forskellige valg og af den enkelte banes placering.

• Indkøbspolitikken kunne have et øget fokus på brugen af bæredygtig emballage i Københavns Kommune.

• Øget fokus på returnering af emballage f.eks. Europaller eller lignende, og hvordan emballage kan genanvendes.

• Endnu højere prioritering af miljømærkede produkter i kommende udbud.

• Social dumping bør have KPI’er for indsatsen på lige fod med økologi- og klimaområdet.

• Overskudsmaterialer fra byggerier kan indkøbes via Kvantum.

• Integration af Københavns Kommunes genbrugsportal, hvor gamle møbler eller lignende sættes til salg med indkøbsløsningen i Kvantum for at øge genbrug af inventar i Københavns Kommune.

Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder foruden dette med en særlig indsats i forhold til brugen af socialøkonomiske virksomheder i forpagtninger i Kultur- og Fritidsforvaltningen, samt med at udbrede Københavns Kommunes økologimålsætning til forpagtninger. Kultur- og Fritidsforvaltningen samarbejder med Københavns Kommunes madkonsulenter fra Meyers Madhus, som skal være med til at fremme indsatsen inden for økologi.

    5. Fokus på innovation og vækst

Der skal i perioden 2019-2022 være et fokus på innovation i forhold til byggeri, digitalisering, services, arbejdsgange og klimatilpasning.

Yderligere tiltag, som kunne bidrage til øget innovation og vækst:

• IT-området og det øvrige indkøbsområde skal have en større kobling for at fremme nye innovative løsninger hos private virksomheder.

Økonomi

Indkøbspolitikken har ikke nogen økonomiske konsekvenser.

Strategiske indsatser og tiltag i løbet af indkøbspolitikkens levetid kan have økonomiske konsekvenser for forvaltningen. Det fremgår af indstillingen til Økonomiudvalget, at eventuelle merudgifter som følge af indkøbspolitikken skal finansieres inden for fagudvalgenes rammer.

Videre proces

Økonomiudvalget vil behandle indkøbspolitikken og de indkomne høringssvar den 4. december 2018 med henblik på, at Borgerrepræsentationen kan behandle indkøbspolitikken den 13. december 2018.

Mette Touborg

                                         /Annegrete Vallgårda

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 1. november 2018:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.