Opfølgning på Resultatkontrakt Københavns Ejendomme 2006 - 2007

Kultur- og Fritidsudvalget

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 1. november 2007

Afbud:

· Karin Storgaard (andets offentligt hverv)

· Frank Hedegaard (sygdom)

Sikandar Malik Siddique mødte kl. 13.40 under behandlingen af punkt 3.

14. Opfølgning på Resultatkontrakt Københavns Ejendomme 2006 - 2007(KFU 475/2007)

INDSTILLING OG BESLUTNING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tager opfølgningen på resultatkontrakten for Københavns Ejendomme 2006–07 til efterretning.

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender resultatkontrakt, med underbilag, for Københavns Ejendomme 2008.

at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler, at opfølgning på resultatkontrakten for Københavns Ejendomme 2006–07 tages til efterretning.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 1. november 2007:

Indstillingen blev godkendt.

PROBLEM

Af beslutningsgrundlaget (BR 619/05) for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune fremgår, at ejendomsenheden etableres som en kontraktstyret virksomhed under Kultur- og Fritidsforvaltningen.

På baggrund af dette er indgået en kontrakt mellem Københavns Ejendomme og Kultur- og Fritidsforvaltningen, der regulerer rammerne for virksomheden.

Som en del af kontrakten forpligter Københavns Ejendomme sig til at fremlægge en opfølgning for Kultur- og Fritidsudvalget, der vedrører hele kontrakten, målene, samarbejdet, økonomien, kontraktens bilag, afrapportering etc., herunder at fremlægge en ny kontrakt til godkendelse af udvalget. I forbindelse med dannelsen af Københavns Ejendomme blev det herudover besluttet, at opfølgningen i forbindelse med den første kontrakt skulle forelægges Borgerrepræsentationen. Endelig har Københavns Ejendomme forpligtet sig til at iværksætte en evaluering af virksomheden.

LØSNING

Opfølgning

Københavns Ejendomme har udarbejdet en opfølgning i form af et notat (jf. bilag 1), der ud fra kravene i kontrakten for 2006-07 giver status for Københavns Ejendommes opbygning af en professionel enhed, der driver og vedligeholder Købehavns Kommunes ejendomme i samarbejde med forvaltningerne. Endvidere omfatter opfølgningen en oversigt over Københavns Ejendommes opfyldelse af de mål, der indgår i forvaltningens samlede Balanced Score Card (jf. bilag 2).

Opfølgningen viser, at Københavns Ejendomme i høj grad lever op til de krav der er fastsat i kontrakten. Virksomheden er gennem de tiltag, der beskrives i bilag 1, kommet langt i processen med at manifestere sig som en professionel og kundeorienteret sparringspartner på ejendomsområdet, der tilbyder gode fysiske rammer til kommunens aktiviteter. Samtidig er Københavns Ejendomme nået langt med at optimere ejendomsporteføljen og minimere tomgang, og Københavns Ejendomme opfylder alle krav og rammer vedr. økonomi, miljø og samarbejde med den øvrige forvaltning, der er opstillet i kontrakten.

Opfølgningen på Københavns Ejendommes Balanced Score Card viser, at Københavns Ejendomme har opfyldt 65 pct. af målene i 2006 og 85 pct. af målene i 2007, jf. tabel 1.

Tabel 1: Københavns Ejendommes opfyldelse af BSC mål i 2006 og 2007.

	Antal mål	Opnåede mål eller mål der forventes opnået	Succesrate i procent
BSC 2006	51	33	65
BSC 2007	20	17	85

I 2007 skelnes mellem mål, der indgår i Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede Balanced Score Card, og interne mål for Københavns Ejendomme. Derfor er antallet af mål, som Københavns Ejendomme afrapporterer på, lavere i 2007 end i 2006. Denne skelnen styrker fokus på de vigtigste mål, hvilket afspejler sig i den stigende succesrate.

De mål, der ikke forventes nået i 2007, er mål vedr. medarbejdernes oplevelse af kursustilbud og efteruddannelse (62 pct. er tilfredse mod krav om 75 pct.), medarbejdernes oplevelse af information (60 pct. er tilfredse mod krav om 80 pct.) samt sygefravær, hvor Københavns Ejendomme forventes at ende på 10 pct. mod krav om 7,5 pct. Målingerne er foretaget i 2. kvartal 2007, og Københavns Ejendomme forventer et bedre resultat i forbindelse med kommende målinger i 2008.

Ud over ovenstående opfølgning har Københavns Ejendomme iværksat en evaluering, der efter udbud foretages af COWI. I evalueringen vurderes opfyldelsen af de oprindelige målsætninger for dannelsen af Københavns Ejendomme, samspillet med forvaltningerne, forretningsgrundlaget samt fremtidige udviklingsmuligheder. Evalueringen kan forventes at medføre forslag om ændringer, hvorfor den fremlagte nye kontrakt kun foreslås at gælde i 2008.

Ny kontrakt

Den nye resultatkontrakt for 2008 (bilag 3) regulerer forholdet mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Københavns Ejendomme, og beskriver samtidig rammerne for Københavns Ejendommes virke, herunder de opgaver enheden skal løse. Kontrakten er en gentegning af kontrakten for 2006-2007, med ændringer på få områder og suppleret med enkelte tilføjelser.

Ændringer og tilføjelser kan opsummeres således:

Kontraktens formåls- og opgavedel er udvidet, så Københavns Ejendomme skal:

Drive og vedligeholde Københavns Kommunes ejendomme gennem en professional håndtering ejendomsområdet, så ejendomsopgaverne løses af medarbejdere der har det som kerneopgave.
Udføre bygge- og anlægsopgaver for kommunens forvaltninger med udgangspunkt i en bestiller-udførermodel.
Skabe det samlede overblik over kommunens ejendomme med henblik på at finde de bedst egnede lokaler til kommunens aktiviteter.
Skabe omkostningsbevidsthed hos brugerne ved at synliggøre ejendomsudgifter.

Herudover kan Københavns Ejendomme levere supplerende rådgivning, reservering af lokaler og andre ydelser, som vedrører ejendomme, men som rækker ud over den oprindeligt definerede opgaveportefølje, mod ekstra betaling fra den bestillende enhed.

Som en ny del af kontrakten forpligter Københavns Ejendomme sig til hvert kvartal at fremlægge en oversigt for Kultur- og Fritidsudvalget, der viser grunde og ejendomme i porteføljen der er sat til salg. Københavns Ejendomme udarbejder og fremlægger denne oversigt.

På anlægsområdet er tilføjet, at Københavns Ejendomme ved merforbrug bærer det økonomiske ansvar i den enkelte byggesag, såfremt budget, tidsplan og krav til projekt (program) er godkendt af Københavns Ejendomme. Viser byggeriet sig billigere end budgetteret at gennemføre, tilfalder de uforbrugte midler Københavns Ejendomme. Væsentlige ændringer i projektet og de vilkår det gennemføres under, som sker efter sagens overførsel til Københavns Ejendomme, skal godkendes af begge parter. Sådanne ændringer kan medføre behov for fornyet politisk behandling af sagen og tillægsbevilling.

Som en ny del af kontrakten forpligter Københavns Ejendomme sig til hvert kvartal at fremlægge en risikoanalyse af igangværende anlægsarbejder for Kultur- og Fritidsudvalget.

Resultatkontrakten bygger på Kultur- og Fritidsforvaltningens koncept, hvor der er indbygget Balanced Scorecard-mål. Kontraktens mål-del tager således udgangspunkt i Københavns Ejendommes Balanced Score Card for 2008. Mål-delen fremgår af bilag 4.

Som et sidste element i kontrakten forpligter Københavns Ejendomme sig til årligt at udgive en årsrapport, der forelægges udvalg og Borgerrepræsentation til orientering.

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningenens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

VIDERE PROCES

Opfølgning på resultatkontrakt for Københavns Ejendomme 2006 og 2007 sendes til behandling og godkendelse i BR.

Bilag

1. Notat vedr. opfølgning på Resultatkontrakt for Københavns Ejendomme 2006 og 2007

2. Oversigt vedrørende Balanced Score Card for Københavns Ejendomme 2006 og 2007

3. Resultatkontrakt for Københavns Ejendomme 2008

4. Mål-del for virksomhedskontrakt for Københavns Ejendomme 2008

5. Virksomhedsbeskrivelse og økonomiske rammer for Københavns Ejendomme 2008

Carsten Haurum

/Karen Mosbech

Til top