Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 1. september 2005

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

2.      Borgerrådgiverens Beretning 2004

(KFU 304/2005)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter Borgerrådgiverens Beretning 2004.

 

 

RESUME

I overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning skal samtlige stående udvalg drøfte Borgerrådgiverens beretning 2004. Kultur- og Fritidsforvaltningens "andel" af de i Borgerrådgiverfunktionen registrerede sager udgør kun ca. 1% og er dermed minimal.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Borgerrepræsentationen tog på sit møde den 14./15. juni 2005 Borgerrådgiverens beretning 2004 til efterretning og pålagde samtidig de stående udvalg snarest at drøfte beretningen, idet Borgerrådgiveren samtidig blev pålagt at stå til rådighed for en nærmere dialog med de stående udvalg i den henseende, såfremt de stående udvalg måtte ønske det.

På sit møde den 11. august 2005 besluttede Kultur- og Fritidsudvalget at invitere borgerrådgiver Johan Busse når Kultur- og Fritidsudvalget skal drøfte Borgerrådgiverens årsberetning på sit møde den 1. september 2005.

Idet Borgerrådgiverens årsberetning har været forelagt og behandlet af Borgerrepræsentationen, redegøres der i nærværende indstilling ikke nærmere for opbygningen af og indholdet i Borgerrådgiverens årsberetning.

Det skal for god ordens skyld bemærkes, at almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder henhører under Økonomiudvalget (og ikke de stående udvalg).

 

Borgerrådgiverens årsberetning i forhold til Kultur- og Fritidsforvaltningens område

Indledningsvis skal fremhæves, at der er etableret et særdeles godt samarbejde mellem Borgerrådgiverfunktionen og Kultur- og Fritidsforvaltningen. I relation til den praktiske håndtering af klagesager er det aftalt, at kontakten fra Borgerrådgiveren i forhold til Kultur- og Fritidsforvaltningens område foregår via forvaltningens Sekretariat. Dette betyder, at Borgerrådgiveren f.eks. sender sine anmodninger om udtalelse i konkrete sager direkte til Sekretariatet, med henblik på at Sekretariatet indhenter udtalelse fra den decentrale institution/enhed, som der klages over, hvorefter Sekretariatet på dette grundlag og med inddragelse af forvaltningens ledelse besvarer henvendelsen. Herudover afholdes der jævnlige møder mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og Borgerrådgiverfunktionen, ligesom forvaltningen overvejer at anvende Borgerrådgiverfunktionens ekspertise til f.eks. skræddersyede kurser i sagsbehandling og god forvaltningsskik.

I forhold til årsberetningen skal endvidere fremhæves, at de anbefalinger mv., der er opsummeret i beretningens afsnit 5, selvfølgelig vil indgå i de løbende overvejelser om fortsat at forbedre forvaltningens sagsbehandling. Samtidig må konstateres, at datagrundlaget med hensyn til Kultur- og Fritidsforvaltningen er endog særdeles beskedent, jf. efterstående bemærkninger. Kultur- og Fritidsforvaltningen tillader sig forsigtigt at tolke det beskedne antal sager som et positivt signal i forhold til forvaltningens sagsbehandling.

Det fremgår af årsberetningen, at ud af i alt 384 skriftlige klager vedrører 4 klager Kultur- og Fritidsforvaltningens område; de 384 klager indeholder i alt 537 påklagede forhold – de 4 klager i relation til Kultur- og Fritidsforvaltningens område vedrører 6 påklagede forhold.

De mange og detaljerede tabeller og oversigter i årsberetningen er udtryk for, at Borgerrådgiverfunktionen har præsteret at opbygge et meget præcist registreringssystem for borgerhenvendelser.

Selv om Kultur- og Fritidsforvaltningens "andel" af samtlige skriftlige klager og påklagede forhold med ca. 1% således er minimal, finder Kultur- og Fritidsforvaltningen alligevel anledning til kort at kommentere de pågældende sager. I det følgende følger derfor en meget kort omtale af de 4 omhandlede klager for Kultur- og Fritidsforvaltningens område.

I den ene situation har en borger fremsendt et brev til Borgerrådgiverfunktionen, fordi borgeren er usikker på, hvilken forvaltning/afdeling i Københavns Kommune, der varetager pågældende område. Borgeren anmoder derfor Borgerrådgiverfunktionen om at videresende brevet til rette forvaltning i Københavns Kommune. Brevet vedrører en utilfredshed over flagningen på Rådhuset. Derfor oversendes brevet fra Borgerrådgiverfunktionen til Kultur- og Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift, til videre foranstaltning.

I den anden situation fremsender en borger på valgdagen (folketingsvalget den 8. februar 2005) en e-mail til Borgerrådgiverfunktionen og beklager sig over ikke at have modtaget et valgkort. Borgerrådgiverfunktionen kontakter Folkeregistret og får løst sagen direkte på denne måde.

I den tredje situation beklager en borger sig i et brev over, at køen på valgstedet ved folketingsvalget på det pågældende tidspunkt var for lang. Borgerrådgiverfunktionen videresender brevet til Øvrighedskontoret til videre foranstaltning, idet Øvrighedskontoret behandler sådanne henvendelser i øvrigt.

De omhandlede tre sager er med de omtalte skridt afsluttede hos Borgerrådgiverfunktionen.

Den fjerde sag er behandlet i overensstemmelse med den mellem Borgerrådgiverfunktionen og Kultur- og Fritidsforvaltningen aftalte forretningsgang, jf. tidligere bemærkninger herom. Sagen omhandlede en klage over personalets optræden. Efter en nærmere undersøgelse endte sagen med, at Kultur- og Fritidsforvaltningen over for Borgerrådgiveren beklagede, at borgeren i den konkrete situation havde oplevet den givne vejledning som frastødende og nedladende, og at henvendelsen havde givet anledning til, at skærpe opmærksomheden på, at borgerne skal mødes med tillid, venlighed, respekt og ligeværdighed, jf. herunder Københavns Kommunes værdigrundlag. For så vidt angår sagens nærmere omstændigheder henvises til forvaltningens skrivelse af 17. maj 2005 til Borgerrådgiveren samt Borgerrådgiverens skrivelse af 23. juni 2005 – skrivelserne er i anonymiseret form vedlagt som bilag 1. Som det fremgår, blev sagen først afsluttet efter at årsberetningen blev offentliggjort.

 

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen selvstændig økonomisk virkning.

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

 

 

BILAG

1. Korrespondance i forhold til den konkrete sag (anonymiseret)

2. Borgerrådgiverens beretning for 2004 (tidligere udsendt til samtlige medlemmer af Borgerrepræsentationen – fremlagt på mødet)

 

 

Carsten Haurum

/Thomas Jakobsen