Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 1. september 2005

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

17.      Politik for aktivt ejerskab i Københavns Kommune - Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar

(KFU 303/2005)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender nærværende indstilling som Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar i forhold til det af Økonomiudvalget fremsendte udkast til politik for aktivt ejerskab.

 

 

RESUME

Nærværende indstilling udgør Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar i anledning af at Økonomiforvaltningen ved skrivelse af 22. juni 2005 har fremsendt udkast til politik for aktivt ejerskab i høring i samtlige stående udvalg.

Anbefalingerne i politikudkastet er overordnet delt mellem anbefalinger for varetagelsen af ejerskabet i a) større selskaber og b) mindre selskaber, organisationer, institutioner mv. Større selskaber er herved defineret som selskaber, der er optaget i oversigten i kommunens regnskab.

Kultur- og Fritidsforvaltningen kan i store træk tilslutte sig det foreliggende udkast. Det er dog forvaltningens opfattelse, at ingen af de selskaber, der sorterer under Kultur- og Fritidsudvalget, kan kategoriseres som "større selskaber" i forhold til politik for aktivt ejerskab.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Økonomiudvalget besluttede på mødet den 14. juni 2005 at sende udkast til politik for aktivt ejerskab til høring i de stående udvalg med svarfrist 1. september 2005.

Aktivt ejerskab skal være med til at sætte fokus på kommunens deltagelse i selskaber, bestyrelser mv. En politik for aktivt ejerskab skal herunder nærmere redegøre for varetagelse af kommunens rolle overfor såvel større selskaber som mindre selskaber, organisationer, institutioner mv. I denne forbindelse vedrører kommunens interesser bl.a. sikringen af kommunens værdier. Af andre væsentlige interesser i forbindelse med selskabsdeltagelse kan nævnes sammenhængen mellem selskabernes virksomhed og de strategier, som kommunen har vedtaget for byens udvikling mv.

Efter Økonomiudvalgets principbeslutning i 2004 om at udarbejde en politik for aktivt ejerskab blev der nedsat en projektgruppe. Endvidere blev der af kredsen af administrerende direktører nedsat en følgegruppe, hvor bl.a. Kultur- og Fritidsforvaltningen er repræsenteret. Som grundlag for den nu foreliggende politik for aktivt ejerskab blev der bl.a. gennemført en interviewundersøgelse blandt kommunens bestyrelsesrepræsentanter og afholdt en konference om emnet mandag den 17. januar 2005. De temaer, der særligt blev berørt var rekruttering af bestyrelsesmedlemmer, information i forbindelse med bestyrelsesarbejdet, tilbagemelding/koordinering og mål/krav til selskaberne. Herudover har der været foretaget undersøgelser af praksis i organisationer, der kan sidestilles med kommunen.

 

Hovedlinierne i det foreliggende udkast til politik for aktivt ejerskab

Anbefalingerne i det foreliggende udkast er overordnet delt mellem anbefalinger for varetagelsen af ejerskabet i a) større selskaber og b) mindre selskaber, organisationer, institutioner mv. Større selskaber er herved defineret som selskaber, der er optaget i oversigten i kommunens regnskab. Det skal bemærkes, at Økonomiudvalget særskilt har anmodet om, at de stående udvalg i forbindelse med høringen forholder sig til, om den nuværende afgrænsning af større selskaber er hensigtsmæssig og at udvalgene bør bemærke, hvis udvalgene mener, at listen skal udvides eller indskrænkes i forhold til konkrete selskaber.

 

Ad a): anbefalingerne for større selskaber

a)      Baggrund for deltagelsen i selskaberne

Det anbefales, at udvalgene sikrer:

§         at der foretages en grundig overvejelse af, om opgaven bedst løses i et selskab, herunder hvilken selskabsform, der er den optimale

§         at det undersøges eller løbende påses, at der er hjemmel hertil, herunder til den pågældende selskabsform

§         at det klargøres, hvilke konsekvenser dette har, især i forhold til kommunal indflydelse, offentlighed, m.v.

 

b)     Varetagelsen af kommunens rolle som ejer

Det anbefales:

§         at der tilsigtes en adskillelse af rollen som ejer og bestyrelsens rolle, således at kommunens rolle som ejer vil være at følge op på selskabets målsætninger, mens bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af selskabet

§         at udvalgene opstiller retningslinier for den information til kommunen, som ønskes tilvejebragt i forbindelse med afrapporteringen fra selskabet og

§         at udvalgene opstiller retningslinier for udarbejdelse af en politik vedrørende åbenhed og kommunikation omkring selskabets forhold

 

c)     Rekrutteringen af bestyrelsesmedlemmer

Det anbefales, at udvalgene sikrer:

§         at der for hvert selskab udarbejdes en beskrivelse af arbejdet i bestyrelsen

§         at det overvejes at rekruttere flere eksterne bestyrelsesrepræsentanter for at imødegå de skærpede krav til bestyrelsesrepræsentationen i nogle af kommunens større selskaber .

 

d)     Forvaltningens ansvar overfor de politiske udvalg og bestyrelsesmedlemmer

Det anbefales:

§         at Økonomiforvaltningen undersøger relevante kursustilbud for sagsbehandlere i forbindelse med bestyrelsesbetjening, at der sekundært overvejes at oprette et kursus for sagsbehandlere i bestyrelsesbetjening i Københavns kommune. Kurset bør bl.a. sætte øget fokus på forvaltningens ansvar i forhold til de respektive udvalg, etc.

§         at Økonomiforvaltningen reviderer retningslinierne i Budget- og regnskabshåndbogen. Revisionen bør foreligge ultimo 2005 med ikrafttræden for budgetåret 2006. Revisionen skal indeholde:

o       en præcisering af, hvilke selskaber der er omfattet af bestemmelserne.

o       en vurdering af, om kommunens tilsyn bør omfatte en løbende vurdering af afvigelser og risici i forhold til de kommunale selskabers budgettering.

o       en præcisering af ansvarsdelingen mellem forvaltning og bestyrelsesmedlem.

o       retningslinier for Københavns Kommunes betjening af bestyrelsesmedlemmer i kommunens selskaber, således at der sikres ensartethed i betjeningen.

§         at de enkelte fagudvalg i forbindelse med fastsættelsen og vedtagelsen af en strategi for aktivt ejerskab beslutter omfanget af forvaltningens betjening af bestyrelsesmedlemmerne, og krav til dialog og tilbagemeldinger fra bestyrelsesmedlemmerne.

 

e)     Information, uddannelse og opfølgning

Det anbefales:

§         at Økonomiforvaltningen udstyrer nyudpegede bestyrelsesmedlemmer med en basis informationspakke og at denne information gøres tilgængelig på KK-net.

§         at Økonomiforvaltningen er ansvarlig for, at nyudpegede bestyrelsesmedlemmer modtager en introduktion i bestyrelsesarbejde. Introduktionen foretages første gang i 2006.

 

Ad b): anbefalingerne for mindre selskaber, organisationer, institutioner mv.

a)      Baggrund for kommunal udpegning af bestyrelsesmedlemmer

Det anbefales, at de berørte udvalg sikrer:

§         at der inden konstitueringen af den nye Borgerrepræsentation i december 2005 foretages en grundig overvejelse af

§         om opgaven bedst løses i et mindre selskab mv.

§         om kommunen (fortsat) har den fornødne interesse i at deltage/være repræsenteret i det mindre selskab mv. og/eller dets ledelse

§         hvilke alternativer, der måtte være til deltagelsen/repræsentationen i det mindre selskab mv. (udtræden, kontraktsforhold, insourcing etc.)

b)     Rekruttering af bestyrelsesmedlemmer

Det anbefales, at udvalgene sikrer:

§         at der udarbejdes en arbejdsbeskrivelse i forhold til de sektorpolitiske interesser, der skal varetages i bestyrelsen, og at dette arbejde sker i samarbejde mellem det mindre selskab mv. og den pågældende forvaltning, hvor ejerskabet er forankret.

§         at kompetencen til at udpege bestyrelsesmedlemmer til mindre selskaber, mv., hvor dette er muligt i henhold til den kommunale styrelseslovs § 17, stk. 2, delegeres til det relevante fagudvalg, og at kommunens fagforvaltninger på baggrund af arbejdsbeskrivelsen indstiller en eller flere personer til at varetage det pågældende bestyrelseshverv.

 

Implementering og opfølgning på politik for aktivt ejerskab

For de mindre selskabers, organisationers, institutioners mv. vedkommende opstilles som anført en række anbefalinger for udvalgenes opfølgning særligt i forhold til udpegningen og rekrutteringen af medlemmer til disse typer af bestyrelser. Det skal ske inden i forbindelse med konstitueringen af den nye Borgerrepræsentation.

Implementeringen af politikken for aktivt ejerskab for de større selskaber kan deles i to faser: En implementeringsfase og en opfølgningsfase.

I implementeringsfasen skal det fagudvalg, hvor kommunens ejerskab/kontakt til de enkelte selskaber, organisationer, institutioner mv. er forankret efter indstilling fra forvaltningen vedtage en strategi for ak tivt ejerskab for hvert enkelt selskab. Implementeringsfasen varer frem til 1.april 2006.

Opfølgningsfasen består af en årlig afrapportering til Økonomiudvalget om udviklingen i det aktive ejerskab i den enkelte forvaltning. Første afrapportering forelægges Økonomiudvalget inden sommeren 2006.

Desuden revurderes politikken for aktivt ejerskab mindst hvert fjerde år efter tiltrædelsen af en ny Borgerrepræsentation for at følge op på udviklingen indenfor styringen af offentlige selskaber mv. Første gang bliver dog i 2010 eftersom en revurdering af politikken med udgangspunkt i at følge op på ny viden ikke findes relevant at gennemføre allerede i foråret 2006. 

 

Oprettelse af selskabsenhed i Økonomiforvaltningen

Udkast til politik for aktivt ejerskab indeholder et forslag om at der i Økonomiforvaltningen oprettes en særlig selskabsenhed, der i givet fald vil få ansvaret for varetagelse af ejerskabet i nogle af de større selskaber, der p.t. er placeret under Økonomiudvalget.

 

Den videre proces

Som nævnt er høringsfristen for de stående udvalg 1. september 2005. Herefter forventes Økonomiudvalget  medio september  2005 at foretage en 2. behandling af udkastet til en politik for aktivt ejerskab i Københavns Kommune på baggrund af udvalgens høringssvar. Udkast til politik for aktivt ejerskab foreventes forelagt Borgerrepræsentationen i oktober 2005 med henblik på vedtagelse af politikken.       

Primo 2006 følger udvalgene op på anbefalingerne vedrørende de mindre selskaber, organisationer, institutioner mv. i forbindelse med besættelse af bestyrelsesposterne.

1. april 2006 afslutter udvalgene udarbejdelsen af strategi for aktivt ejerskab for de større selskaber.

I juni 2006 behandler Økonomiudvalget første statusredegørelse for arbejdet med det aktive ejerskab i kommunen.

 

 

Konkrete bemærkninger til det foreliggende udkast til politik for aktivt ejerskab

Indledningsvis skal bemærkes, at Kultur- og Fritidsforvaltningen finder en fokusering på kommunens deltagelse i selskaber mv. hensigtsmæssig.

I denne sammenhæng finder Kultur- og Fritidsforvaltningen det vigtigt, at der også tages udgangspunkt i den kommunale interesse for selskabsdannelse. Umiddelbart kan peges på følgende begrundelser for at kommunerne ønsker at deltage i selskabskonstruktioner i en eller anden form:

§         Opgavevaretagelsen kan blive undergivet mere forretningsprægede hensyn, herunder effektivitet, kortere beslutningsveje og større handlefrihed og fleksibilitet for ledelsen. Dette medfører ligeledes konkurrencebevidsthed og profitorientering.

§         Selskabsformen er en kendt juridisk figur, der tiltrækker private samarbejdspartnere mv.

§         Afhængig af den valgte selskabskonstruktion kan hensynet til hæftelsesbegrænsning i et vist omfang spille ind.

 

Generelt kan anføres, at selskabsformen ikke er relevant, når der ses på myndighedsopgaver, da disse er undergivet en så intensiv offentligretlig regulering, at varetagelsen i selskabsform normalt vil være urealistisk. Herudover vil det normalt være forudsat i vedkommende lovgivning, at egentlige myndighedsopgaver skal varetages inden for det kommunale styrelsessystem.

 

Selv ved ikke-myndighedsopgaver er der imidlertid også forbehold:

1.      Offentligretlige regler varetager retsbeskyttelseshensyn – disse finder ikke på samme måde anvendelse ved selskabsform (f.eks. aktindsigt og retlig kontrol).

2.      Vanskeligheder/uklarhed på grund af sammenstødet mellem offentligretlige og privatretlige regler

3.      Et grundlæggende problem er endvidere selskabets selvstændighed i forhold til kommunalbestyrelsen ved løsningen af kommunale opgaver

 

På trods af de ovennævnte forhold har den offentlige sektor – og herunder også Københavns Kommune - gennem de senere år i stigende grad interesseret sig for nogle af de mekanismer, som forefindes i de privatretlige organisationsformer. Groft forenklet er baggrunden for denne interesse, at det - i en tid, hvor prioritering af de (altid) knappe offentlige ressourcer er nødvendig – er relevant at undersøge, om private organisationsformer kan tilføre opgaveløsningen nyt liv og inspiration. Et udslag af denne inspiration fra det private er bl.a.

§         At forsøge at tilegne sig en mere resultatorienteret arbejdstilrettelæggelse

§         At udlicitere visse (drifts)opgaver, som det private er bedre til at løse

§         At udskille konkrete opgaver fra den offentlige forvaltning med henblik på at organisere opgaverne i selskabsform

§         At deltage i et samarbejde med andre i selskabsform - selskaber der helt eller delvis baserer sig på privatretlige tankesæt.

 

Under hensyn til de grundlæggende modsætningsforhold mellem det offentlige og det private er det naturligt, at der opstår en række problemer og gråzoner, hvor områderne støder sammen.

De forestående undersøgelser i relation til de konkrete selskaber bør også tage udgangspunkt i ovenstående overvejelser, herunder hvorfor det kan være hensigtsmæssigt at pågældende opgave løses i selskabsform.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen finder endvidere at sondringen mellem større og mindre selskaber er relevant.

For så vidt angår Kultur- og Fritidsforvaltningens område er der primært tale om mindre selskaber, og her finder forvaltningen det naturligt, at det til stadighed overvejes om pågældende opgave bedst løses i et selskab og om kommunen fortsat har den fornødne interesse i at deltage/være repræsenteret i selskabet, således at det sikres, at kommunens deltagelse i forskellige bestyrelser fortsat er hensigtsmæssig ud fra bl.a. juridiske og administrative hensyn. Som det fremgår af Økonomiforvaltningens indstilling vil overvejelserne i de enkelte udvalg omkring hvorvidt Borgerrepræsentationen fortsat bør udpege bestyrelsesmedlemmer kunne ske i de tilfælde, hvor der ikke er et lovgi vningsmæssigt eller tilsvarende krav om at kommunen skal udpege bestyrelsesmedlemmer.

Endvidere kan forvaltningen tilslutte sig, at det både af hensyn til varetagelsen af kommunens interesser og de pågældende bestyrelsesmedlemmer udarbejdes en arbejdsbeskrivelse el.lign., der bl.a. beskriver de sektorpolitiske interesser, der skal varetages i bestyrelsen, og at dette arbejde sker i et samarbejde mellem det mindre selskab mv. og forvaltningen. Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i, at der på denne måde sættes fokus på at det arbejde, der skal varetages i bestyrelsen skal beskrives med udgangspunkt for en dialog i de enkelte udvalg omkring rekruttering af bestyrelsesmedlemmer til de forskellige bestyrelsesposter. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil – såfremt den foreliggende politik for aktivt ejerskab bliver vedtaget - i den forbindelse overveje det hensigtsmæssige i, at tage udgangspunkt i en fællesvejledning for selskaberne under Kultur- og Fritidsudvalget.

 

For så vidt angår forslaget om, at kompetencen til at udpege bestyrelsesmedlemmer til mindre selskaber mv., hvor dette er muligt i henhold til styrelseslovens § 17, stk. 2 delegeres til det pågældende fagudvalg, har Kultur- og Fritidsforvaltningen forstået, at der er rettet henvendelse til Indenrigs- og Sundhedsministeriet om lovligheden af en sådan delegation. Såfremt ministeriets autoritative udmelding er, at en sådan delegation er lovlig, har forvaltningen naturligvis intet at indvende herimod.

Derimod kan det være vanskeligt for den enkelte fagforvaltning på baggrund af arbejdsbeskrivelser mv. at foretage konkrete indstillinger af en eller flere personer til at varetage det pågældende bestyrelseshverv. Dette må afhænge af den helt konkrete situation, og i det omfang det viser sig mulig/hensigtsmæssigt, er der selvfølgelig ikke noget til hinder for, at forvaltningen foretager en sådan, konkret indstilling.

Endvidere kan Kultur- og Fritidsforvaltningen tilslutte sig de i implementeringsfasen anførte aktiviteter, herunder en strategi for aktivt ejerskab for hvert enkelt selskab.

Af oversigten over større selskaber fremgår følgende selskaber for Kultur- og Fritidsudvalgets område:

§         Dansk Bibliotekscenter

§         DBC Medier A/S (Københavns Kommune udtrådt pr. 1. januar 2003)

§         Valby Multihal Fonden

§         Fonden Kulturfabrikken

§         I/S Bellevue Strandpark

§         Køge Bugt Strandpark I/S

§         Stiftelsen Hässelby Slott (Københavns Kommunes engagement ophørt)

Som tidligere anført kan Kultur- og Fritidsforvaltningen fuldt ud tilslutte sig, at det konkret overvejes om kommunen bl.a. fortsat har den fornødne interesse i pågældende selskab samt at der udarbejdes arbejdsbeskrivelser mv. for de enkelte selskaber.

I forhold til de ovenfor anførte selskaber finder Kultur- og Fritidsforvaltningen derimod ikke, at der er behov de yderligere tiltag, der fremgår af "den store model". Kultur- og Fritidsforvaltningen finder, at de angivne selskaber – i sammenligning med selskaber som eksempelvis Bella Center A/S, Ørestadsselskabet eller Lynettefællesskabet I/S - fremstår som mindre selskaber.

På denne baggrund finder Kultur- og Fritidsforvaltningen, at de ovennævnte selskaber i forhold til en politik for aktivt ejerskab bør kategoriseres som mindre selskaber mv.

 

 

Konklusion

Under henvisning til de ovenstående bemærkninger indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender nærværende indstilling som Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar i forhold til det af Økonomiudvalget fremsendte udkast til politik for aktivt ejerskab.

 

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen selvstændig økonomisk virkning.

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

 

 

BILAG

1. Økonomiforvaltningens skrivelse af 22. juni 2005 med bilag (på grund af omfanget er underbilag 3 (Rapport fra arbejdsgruppe om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber) og 4 (Udpeget af kommunen) dog ikke optrykt).

 

 

Carsten Haurum

/Thomas Jakobsen