Orientering om lejeindtægtsanalyse i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller:

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om lejeindtægtsanalysen til efterretning.

2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om forvaltningens videre arbejde med lejeindtægtsanalysen til efterretning.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede i forbindelse med budgettet 2017, at der skulle foretages en lejeindtægtsanalyse i hele Københavns Kommune for at skabe transparens og entydighed i administration af lejemål til eksterne aktører. Forvaltningen har i den mellemliggende periode analyseret forvaltningens faste lejeindtægter, som viser sig kun at udgøre en mindre del af de samlede lejeindtægter på forvaltningens anlæg.

Med denne indstilling forelægges de foreløbige resultater af lejeindtægtsanalysen, samt hvad forvaltningen yderligere vil foretage sig i forbindelse med indtægtsanalysen.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har gennemført en analyse af forvaltningens lejeindtægter.

Overordnet set er forvaltningens samlede lejeindtægter på ca. 84 millioner kr., som kan deles op i tre hovedkategorier:

1. Lejeindtægter via løssalg/enkeltbookinger og andet. Opgjort til ca. 38 millioner kr.
2. Indtægter via billetsalg hovedsageligt ved adgangsbilletter til svømmehallerne. Opgjort til ca. 22 millioner kr.
3. Faste lejeaftaler med eksterne aktører. Opgjort til ca. 24 millioner kr.

Lejeforholdene fordeler sig således:

Kommunal aktivitet                                4,9 mio. kr.

Bortforpagtning og Cafédrift                  3,6 mio. kr.

Udlejning til privat virksomhed               6,2 mio. kr.

Kontorpladser/værksteder                     0,6 mio. kr.

Foreninger                                             5,7 mio. kr.

Teatervirksomhed                                  2,7 mio. kr.

Øvrige                                                    0,6 mio. kr.                    

I alt                                                       24,3 mio. kr.

Det bemærkes, at der ikke er helt ens bogføringspraksis på institutionerne, så der kan være mindre forskelle mellem enkeltbookinger og faste lejeforhold. Den samlede oversigt fordelt på institutioner fremgår af bilag 1.

Som det fremgår er hovedparten af forvaltningens indtægter er baseret på løssalg/enkeltbookinger og billetsalg, mens indtægter fra lejeaftaler med faste lejere udgør en mindre del af de samlede indtægter.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har, på baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning, gennemført en lejeindtægtsanalyse med fokus på lejeaftaler/indtægter i kategori 3, som blev påbegyndt i december 2016 og forventes afsluttet i foråret/sommeren 2017. Analysen foretages i 3 faser:

1. Kortlægning af omfang af udlejning til eksterne aktører

2. Klassificering af indmeldinger og undersøgelse af udvalgte cases

3. Forslag til initiativer der skal sikre transparens og entydighed i administration af lejeforhold med eksterne aktører

Lejeindtægtsanalysen omfatter kun de sager, hvor der er indgået en aftale, lejekontrakt, forpagtningsaftale, kulturelt udbud eller lignende, hvor der gives brugeren en eksklusiv, vedvarende ret til at benytte et areal, en facilitet eller et lokale.

Det skal bemærkes, at nogle af lejeaftalerne er egentlig kommerciel udlejning efter reglerne om overskudskapacitet, mens hovedparten er lovlige kommunale opgaver, som kunne varetages rent kommunalt, men hvor der er tradition for, at brugerne bidrager med afholdelsen af udgifterne ved aktiviteten. Det gælder f.eks. kulturaktørers og foreningers anvendelse af lokaler. Der er store lokale forskelle på lejeniveauerne, som dels skal ses som forskel på faciliteternes kvalitet, dels skal ses som en vurdering af, hvor godt det enkelte tilbud passer ind i den lokale kulturinstitutions profil.

Det bemærkes, at der er blandede aftaler på området, dels egentlige lejeaftaler, der er omfattet af erhvervslejelovens bestemmelser, dels brugsaftaler, hvor den enkelte aftale regulerer retsforholdet mellem parterne. Kultur- og Fritidsforvaltningen har i samarbejde med Økonomiforvaltningen, KEID og Intern Revision kortlagt omfanget af udlejning til eksterne aktører, samt klassificeret lejeaftalerne og undersøgt udvalgte cases.

Der er netop vedtaget et nyt Kasse- og Regnskabsregulativ (ØU 21. marts 2017), som indeholder opdaterede regler omkring indtægter (bilag 2).

På baggrund af dette vil Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejde videre med:

• at gennemgå alle lejeaftaler
• påse at Forretningscirkulære om indtægter implementeres i 2017-18 ift. lejeforhold
• vurdere og fremsætte forslag til, om flere områder kan overgå til brugerdrift eller udliciteres
• arbejde videre med optimering af indtægter
• udarbejde standardiserede lejeaftaler

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, fortsætter forvaltningen den igangværende lejeindtægtsanalyse, samt iværksætter de beskrevne initiativer for det videre arbejde.

Mette Touborg

                                                 /Mads Kamp Hansen