Opsamling på drøftelserne fra juni-mødet om fremmødet i lokaludvalget
Indstilling
Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:
1. at lokaludvalget drøfter nedenstående opsamling fra juni-mødet på diskussionen af de forskellige grunde til den vigende deltagelse i lokaludvalgets møder.
2. at lokaludvalget nedsætter en arbejdsgruppe til at komme med et forslag til et sæt spilleregler for medlemmerne inden årets udgang
Problemstilling
Lokaludvalget havde på sit møde den 22. juni en lang og god diskussion af, hvordan det kan gøres til en mere positiv oplevelse at deltage i lokaludvalgets arbejde, særligt i lokaludvalgets møder.
Diskussionen kan opdeles i 2 hovedområder, en der handler om mødernes format og længde, og en der handler om kultur og hierarki på møderne i lokaludvalgs-regi.
Vedrørende mødernes format og længde kom det bl.a. frem at flere medlemmer finder at det er i underudvalgene, at det spændende arbejde foregår, mens lokaludvalgets møder opfattes som tunge, formelle og med for få muligheder for at diskuteret interessante emner. Der var delte opfattelser af, om der er for lidt eller for meget fokus på behandling af ansøgningerne om puljemidler. Endelig mente flere, at arbejdet med bydelsplanen tager for meget tid fra det øvrige arbejde i lokaludvalget.
Forretningsudvalget foreslår, at lokaludvalget overvejer, hvordan der kan blive mere tid til at drøfte debatemner på møderne. Dette kan f.eks. ske ved:
- at Forretningsudvalget på hvert møde disponerer, så der er tid til at gå i dybden med 1-3 debatemner, alt efter det samlede antal punkter på dagsordenen.
- at Forretningsudvalget på dagsordenen angiver, hvor lang tid hvert enkelte punkt forventes at tage.
- at lokaludvalget nedsætter et puljeudvalg, der skal forbehandle alle ansøgninger, i stedet for nu, hvor dette arbejde ligger i underudvalgene. Dette kunne sikre en grundig og ensartet behandling af ansøgningerne, og gøre at hovedvægten af diskussionen af tildeling af puljemidler tages i puljeudvalget.
- at der oprettes en "hurtigpulje", hvor sekretariatet eller puljeudvalget bemyndiges til at træffe afgørelse i alle sager op til f.eks. 10.000 kr. og hvor ansøgerne får svar indenfor 2-3 uger. Lokaludvalget orienteres efterfølgende om afgørelserne.
- Som alternativ til at der nedsættes et puljeudvalg, kan lokaludvalget beslutte, at der kun behandles puljemidler på f.eks. hvert andet møde. Dette vil give mere tid til at drøfte andre sager på lokaludvalgets møder, når der ikke skal behandles ansøgninger, men vil gennemsnitligt medføre længere svartider til ansøgerne.
- at puljemiddelansøgninger behandles som B-sager. Det vil sige, at de sættes på dagsordenen som vedtaget i underudvalgene/Forretningsudvalget, medmindre et medlem af lokaludvalget under punktet godkendelse af dagsordenen beder om, at en eller flere ansøgninger sættes til debat på mødet. I disse tilfælde blive puljemiddelansøgninger behandlet af hele lokaludvalget. Forretningsudvalget kan også beslutte, at en ansøgning skal behandles som en A-sag, altså af hele lokaludvalget.
For så vidt angår kultur og hierarki på lokaludvalgets møder, har Forretningsudvalget drøftet, hvordan det bedre kan sikres, at vi giver plads til hinandens synspunkter, møder hinanden med gensidig respekt og med en god omgangstone. Dette kan f.eks. ske ved:
- at lokaludvalget nedsætter en arbejdsgruppe, der senest på lokaludvalgets møde i december skal foreslå nogle spilleregler for lokaludvalgets medlemmer (og suppleanter). spillereglerne kan bl.a. indeholde vejledning til:
- at imødekomme hinandens forskelligheder
- at lade hinanden tale ud uden afbrydelser
- at være nysgerrig på hinandens perspektiver
- at fejre mangfoldigheden i Sydhavnen som den kommer til udtryk i de tre områder
- at give ekstra plads til nye medlemmer
- at der er respekt, accept og anerkendelse af alle uanset holdninger/synspunkter og perspektiver
- at vi holder flere/nogle af lokaludvalgets møder væk fra de sædvanlige rammer på Karens Minde Kulturhus, så vi lærer hele Sydhavnen bedre at kende, og så der gøres lidt op med "plejer", altså de sædvanlige rutiner på lokaludvalgets møder.
- at vi har en enighed om, at så mange som muligt deltager i (mindst) et underudvalg.
- at så mange som muligt deltager i sociale arrangementer (sommerfrokost og julefrokost) og i lokaludvalgets arrangementer (borgermøder, Høstpicnic og julearrangement)
- at der hvert år afholdes et seminar med et eller flere konkrete temaer, som lokaludvalget kan gå i dybden med, og hvor vi samtidig kan lærer hinanden bedre at kende.
Løsning
Lokaludvalget drøfter opsamlingen fra juni-mødet på diskussionen af de forskellige grunde til den vigende deltagelse i lokaludvalgets møder, og kommer med input til, hvilke af de foreslåede tiltag og evt. nye tiltag, Forretningsudvalget skal gå videre med.
Lokaludvalget nedsætter en arbejdsgruppe, der senest på lokaludvalgets møde i december skal fremsætte forslag til et sæt spilleregler for lokaludvalgets medlemmer og suppleanter.
Økonomi
intet
Videre proces
Forretningsudvalget fremlægger på septembermødet forslag til en prioritering af punkterne på dagsordenen og evt. forslag til en ændret behandling af puljemidlerne, hvis lokaludvalget ønsker dette.
Beslutning
Ad 1) Lokaludvalget drøftede opsamlingen fra juni-mødet, og der kom mange gode forslag til, hvordan møderne kan afvikles mere effektivt.
Lokaludvalget drøftede, om der skulle nedsættes et puljeudvalg, men blev enige om i første omgang at forsøge at lave puljemiddelansøgninger til B-sager, hvor underudvalgenes indstillinger anses som vedtaget, medmindre en eller flere ansøgninger under punktet "godkendelse af dagsordenen" af et medlem løftes op som A-sag. Lokaludvalget besluttede også, at for at sikre en ensartet behandling af ansøgningerne, skal hvert udvalg bruge en checkliste for, om ansøgningerne lever op til kriterierne. Ordningen skal drøftes igen på mødet i november.
Desuden godkendte lokaludvalget, at høringssager sorteres efter hvor hastende/vigtige, der er, så bemyndigelsessager til underudvalgene og enkle høringssvar kommer længere ned på dagsordenen, end sager hvor høringssvaret efter forventning skal drøftes eller hvor der er spørgsmål, der skal afklares.
Sekretariatet laver en checkliste.
Endeligt bad lokaludvalget Forretningsudvalget om at planlægge, at der kan afholdes 1-2 seminarer for medlemmerne om året evt. som eftermiddagsseminarer, og lokaludvalget kom med flg.. forslag til temaer:
- Hvordan samarbejder vi med borgerne? - Hvordan øger vi lokaludvalgets synlighed?
- Hvordan bliver vi bedre til at behandle puljemidler?
Ad 2) lokaludvalget nedsatte en arbejdsgruppe, bestående af Dorthe, Flemming og Hanne B., der skal foreslå et sæt spilleregler for medlemmerne inden årets udgang.