Godkendelse af nye projektværktøjer og –arbejdsgange (Projekt-, proces- og kommunikations-skabelon)

Det er blevet foreslået, at der udarbejdes projektværkstøjer til brug i lokaludvalgsregi i forbindelse med planlægning og udførelse af egne projekter. Sekretariatet har på den baggrund udarbejdet en projektskabelon, en processplan samt en kommunikationsguide.

Formanden indstiller

1. at Kgs. Enghave Lokaludvalg tager de nye projektværtøjer til efteretning og beslutter at gøre udfyldelsen af projektskemaet obligatorisk forud for lokaludvalgsbeslutninger om at påbegynde egne projekter. 

På baggrund af erfaringerne fra de tidligere års arbejde med egne projekter, er det blevet foreslået, at der blev udarbejdet projektværkstøjer til brug i lokaludvalgsregi i forbindelse med egne projekter. Det er tanken, at skemaerne skal udfyldes forud for, at Kgs. Enghave Lokaludvalg belsutter og afsætter midler til egne projekter.

De nye projektværktøjer skal sikre, at Lokaludvalget er fuldt oplyste i forhold til, hvad det er, der afsættes midler til, og for at tydeliggøre projekternes omfang, målgruppe, økonomi og sekretariatbistand, så der ikke senere opstår uklarhed herom.
For at opnå støtte til et arrangement/projekt gennem Kgs. EnghavePuljen beder vi ansøgere om at udfylde et ansøgningsskema, hvor disse ting er gennemtænkt. Formålet med de nye projektværktøjer er at Lokaludvalget stiller nogle af de samme krav til os selv.

Udfyldelsen af skemaerne kan de første par gange nok tage lidt tid, men det bliver sandsynligvis nemmere med tiden, og formentlig kan skemaerne blive en hjælp i selve gennemførslen af projekterne - fordi disse netop specificerer roller, arbejdsfordeling og tidsplan.

Der er blevet udformet en projektskabelon, en procesplan og en Kommunikationsguide. Disse er vedhæftet som bilag. Forlaget er, at det bliver obligatorisk at udfylde projektskemaet. Procesplanen er ment som en hjælp og en huskeseddel og kan udfyldes efter at et projekt er besluttet i Lokaludvalget, og kommunikationsguiden er også tænkt som en hjælp på denne måde. Fælles for alle redskaberne gælder selvfølgelig, at sekretariatet gerne bistår med at udfylde dem.

Kgs. Enghave Lokaludvalg skal tage stilling til om man godkender det tre skemaer til brug i forbindelse med planlægning og udførelse af egne projekter.

Punktet blev udsat til mødet i marts