Jul På Teglholmen Status og godkendelse af budget

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:

1. At lokaludvalget tager orienteringen om status på julearrangementet til efterretning
2. at lokaludvalget godkender budgettet for julearrangementet

Problemstilling

Ad 1) Orientering om status på julearrangementet:

Lokaludvalget har på tidligere møder besluttet, at julearrangementet i år skal afholdes på Holmene og nedsat en arbejdsgruppe, der skal stå for planlægningen af arrangementet. Arbejdsgruppen består af Joan, Hanne Mai og Dorthe. Lokaludvalget har i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2023 afsat et rammebeløb på 50.000 kr. til julearrangementet.

Julearrangementet afholdes som sædvanligt den 1. søndag i advent, det er i år den 3. december 2023. Arrangementet afholdes mellem kl. 16 og 17.

Arbejdsgruppen udsendte den 24. august 2023 en "tender" til foreninger, erhvervsdrivende og andre aktører på Holmene, hvor vi søgte efter samarbejdspartnere til at afholde årets julearrangement. Arbejdsgruppen fik tilbagemeldinger fra Havets Helte, der sælger juletræer på Sluseholmen og som gerne vil levere juletræet til arrangementet, Katrine Blinkenberg, der har keramikværkstedet FirePaperRun på Sluseholmen, og som tilbød at afholde workshop(s), hvor børn kan komme og lave julepynt i ler, der evt. kan hænges på juletræet samt fra aktørerne bag Kulturholmen. Kulturholmen er et midlertidigt kulturhus/sted på Teglholmen, hvor de har fået lov at bruge den tomme kirkegrund foran Kirkeskibet til kulturaktiviteter for børn og voksne. Det er et samarbejdsprojekt mellem Børnekulturstedet og Sydhavn Sogn. Kulturholmen vil gerne stå for aktiviteterne før og under julearrangementet. 

Sekretariatet har indgået aftaler med de aktører, der har meldt sig, og vi har desuden en aftale med vores efterhånden faste julemand, som vi har brugt de sidste 2 år. Vi arbejder stadig på at få detaljerne i programmet på plads, men forventer at det vil ske inden nærværende møde.

Se vedlagte projetprocesplan.

Ad 2) Godkendelse af budget for julearrangementet

Sekretariatet har opstillet fgl. budget:

Juletræ 2000 kr. (Havets Helte)

Levering af juletræ 5.000

Leje af lift: 6.000 kr.

Elektriker til opsætning af lys på juletræ 8.000

Facebookboost 500

Aktiviteter ved julearrangementet:

Julemand 3.000

Jule-godteposer 2.500

Aktivteter, som Kulturholm står for (kor fra kirken, klippe-klistre mm) max 14.000 kr.

Total 47.000

Buffer 3.000

Løsning

Lokaludvalget tager orienteringen om statues på arrangementet til efterretning og godkender budgettet.

Økonomi

udgifterne til julearrangementet afholdes indenfor den ramme på 50.000 kr. som lokaludvalget har afsat på sit møde i januar 2023.

Videre proces

Der vil være en ny status på arrangementet på lokaludvalgets møde i november.