Evaluering af ordningen med at behandle puljeansøgninger som B-sager

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:

1. at lokaludvalget evaluerer ordningen, hvor puljeansøgninger skal behandles som B-sager

2. at lokaludvalget beslutter, at ordningen skal fortsætte frem til november/december

3. at lokaludvalget drøfter forslag til forbedringer af tjeklisten

4. at lokaludvalget tager arbejdsgruppernes tidsmæssige placering af behandling af puljemiddelansøgninger til efterretning

Problemstilling

Baggrunden for at lokaludvalget i september 2023 besluttede at behandle puljeansøgninger som B-sager i en periode var, at give mere tid på lokaludvalgets møder til at drøfte andre sagsområder, at undgå dobbeltbehandling af alle ansøgninger samt at få øget medlemmernes motivation for at deltage i arbejdet i arbejdsgrupperne.

På lokaludvalgets møde i marts pålagde lokaludvalget arbejdsgrupperne inden aprilmødet at evaluere ordningen med B-sager og at drøfte tjeklisten. Endelig bad lokaludvalget arbejdsgrupperne om at overveje, om der skal ændres på det tidspunkt, hvor de behandler pulemiddelansøgninger, for at gøre det lettere for lokaludvalgsmedlemmer og - suppleanter at deltage i behandlingen i de arbejdsgrupper, de ikke er medlem af.

Nedenfor er en sammenfatning af bemærkningerne fra arbejdsgrupperne:

Bymiljøudvalget:

1) B-sags ordningen:

BMU mener, at der sættes for lidt tid af ved godkendelse af dagsordenen til, at man kan nå at reagere, hvis man vil have en ansøgning løftet til en A-sag. BMU spørger, om man kunne have muligheden for også at kunne løfte en ansøgning til en A-sag, når man når til punktet frem for kun helt i starten af mødet?

[Sekretariatet bemærker, at meningen med B-sagsordningen er, at den reelle vurdering af sagen sker i arbejdsgrupperne. Der skal ikke ske en realitetsbehandling af sagerne, medmindre de løftes op som A-sager. Sekretariatet anbefaler, at puljemiddelansøgninger læses af lokaludvalgets medlemmer i så god tid, at spørgsmål til ansøgningerne kan besvares af sekretariatet inden mødet]

BMU endte efter en længere drøftelse med at blive enige om, at B-sagsløsningen godt kan fungere, hvis der er tiltro til en ensartet og mere kritisk behandling af ansøgningerne i fagudvalgene. Dette kan hjælpes på vej af en revidering af den interne checkliste.

2)Tjeklisten:

BMU opfordrer til en mere kritisk tilgang til ansøgninger og mere ensartethed.
BMU ønsker at tjeklisten udvides til at indeholde yderligere punkter, nogle har vi præcedens for:

• Det skal være tydeligere, at der ikke må være krav om køb ved kommercielle arrangementer. For eksempel krav om billet ved deltagelse i arrangementer. Alle arrangementer skal være offentligt tilgængelige.
• Lokalitet. Lokaludvalgets støtte til arrangementer bør fordeles bedre ud mellem de tre kvarterer
• Skærpe krav til minimum antal deltagende i forhold til ansøgt beløb
• Max. Beløb vi normalt uddeler pr. ansøgning (50.000 kr.)
• Ved honorar gives max. Beløb pr. aktivitet – fx pr. workshop, som vi har haft i flere tilfælde

Derudover ønsker BMU:

• Medlemmers adgang til evalueringer. Kan man lave en model, hvor medlemmer af lokaludvalget kan se evalueringer (og ikke kun få de ansøgere, der søger samme projekt igen)?
• Det er også et problem at ansøgninger forsvinder fra portalen

[Sekretariatet bemærker, at lokaludvalgsmedlemmer har ret til sagsindsigt. En ansøgning eller en evaluering kan altid udleveres på foranledning. GDPR kræver, at ansøgninger (sagsakter med personoplysninger) slettes efter 30 dage.]

BMU vil gerne opfordre til, at det i forbindelse med den årlige godkendelse af budgettet i november/december tages op om, der skal ske mere grundlæggende ændringer i organisering.  Evt. på et seminar/særmøde hvis nødvendigt. BMU foreslår følgende aspekter til drøftelse i lokaludvalget:

• Risiko for uens behandling af ansøgningerne på tværs af fagudvalg.
• Skal der nedsættes et puljeudvalg?
• Max antal gange en ansøger kan søge årligt
• Max beløb en ansøger kan modtage årligt

3) Tidspunktet for behandling af ansøgninger:

Der var enighed i BMU om, at man meget gerne vil fastholde, at ansøgningerne behandles til sidst på mødet, da nogle BMU medlemmer ikke må være med til at behandle ansøgninger. Derudover kommer der tit besøg udefra inden eller i starten af et møde – så det er svært at sætte et præcist tidspunkt, hvor ansøgninger behandles.

Kulturudvalget:

1) B-sagsordningen:

KU finder, at B-sagsordningen bør bevares, da ordningen skaber luft og plads til at behandle andre ting.

KU foreslår, at ansøgningsfristen efter sommerferien flyttes fra den 20. til den 10. i hver måned, da der tit er for kort tid fra ansøgningsfristen til behandling af ansøgningerne på fagudvalgsmøderne. Desuden har KU følgende forslag til potentielle forbedringer i 2025:

Det blev drøftet til potentielle forbedringer i 2025:

• Færre ansøgningsfrister.
• Et minimum antal kriterier skal være opfyldt for at modtage støtte.

Kulturudvalget ønsker at afsætte tid til et kommende møde, hvor vi har en større drøftelse af kriterier og ordning.

2)Tjeklisten

KU har ingen bemærkninger til tjeklisten på nuværende tidspunkt.

3) Tidspunkt for behandling:

KU vil gerne fortsat behandle ansøgninger sidst på mødet, men evt. med et ca-tidspunkt.

Socialudvalget:

1) B-sagsordningen

SU mener, at ordningen fungerer godt og skal fortsætte. Der er blevet mere tid til at drøfte andre emner. Dog kan det være en udfordring, at ikke alle medlemmer prioriterer at få læst ansøgningerne og indstillingerne.

Med hensyn til ansøgninger, der giver anledning til tvivl, opfordrer SU medlemmerne til at få afklaret tvivlsspørgsmål senest dagen før lokaludvalgsmødet.

2) Tjeklisten:

Mht tjeklisten vil SU gerne have at lokaludvalget drøfter krav til medfinansiering mhp ensartet behandling af ansøgerne

SU vil også gerne have. at lokaludvalget drøfter kommercielle ansøgere (caféer, restauranter mv).

3) Tidspunkt for behandling: 

Su fastholder også, at ansøgninger behandles sidst på mødet - ca. kl. 18.15

Løsning

Lokaludvalget godkender, at ordningen med at behandle puljemidler som B-sager fortsætter frem til november/december, hvor den drøftes igen i forbindelse med lokaludvalgets godkendelse af budgettet for puljemidlerne for 2025. 

Lokaludvalget drøfter de forskellige forslag til forbedringer af tjeklisten (vedlagt)

Lokaludvalget tager til efterretning, at alle tre fagudvalg fortsat vil behandle ansøgninger i slutningen af deres fagudvalgsmøder.

Økonomi

Intet

Videre proces

Lokaludvalget drøfter b-sagsordningen igen i november december. 

Sekretariatet renskriver en ny checkliste på baggrund af bemærkningerne til den på mødet.