Drøftelse af fremadrettet puljebehandling og nedsættelse af puljearbejdsgruppe

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:

1. At lokaludvalget på et generelt plan drøfter strukturerne og praksisserne omkring ansøgninger til puljemidlerne med henblik på at forbedre den fremtidige puljebehandling.

2. At lokaludvalget nedsætter en arbejdsgruppe med repræsentanter for hvert fagudvalg, som udarbejder konkrete løsningsforslag til en ny og forbedret puljestruktur for Kgs. Enghave Lokaludvalg, som ligger indenfor rammerne af regulativ og kommissorium for lokaludvalgene, kommunalfuldmagten samt sekretariatets ressourcer.

3. at Lokaludvalget fastsætter hvornår fremlæggelse og drøftelse af løsningsforslag finder sted

Problemstilling

Lokaludvalget træffer hvert år beslutning om et budget for de puljemidler, som lokaludvalget har til opgave at udmønte til aktiviteter, udstyr og materiel, der gavner lokalområdet og bidrager til realisering af lokaludvalgets bydelsplaner.

Bydelspuljen 2025 er d.d. allerede lukket for indkomne ansøgninger, da alle midler er disponeret. Det betyder, at puljeansøgere har kunnet søge støtte til lokale projekter til 2025 mellem oktober 2024 og februar 2025. Puljen genåbner, hvis eller når der har været tilstrækkeligt tilbageløb.

Den tidlige lukning af puljen samt drøftelser fra de seneste to lokaludvalgsmøder i februar og marts 2025 har givet anledning til et behov for en større drøftelse og gennemgang af praksis og struktur omkring puljebehandlingen.

Problemstillingerne centrerer sig om:

• Ensartetheden af behandlingen af puljeansøgninger på tværs af fagudvalg
  • Herunder fordeling af ansøgninger på fagudvalg, ønsker om eksplicit udformede vurderingsskemaer med begrundelser for afslag og saglig argumentation
• Nedsættelsen af et puljeudvalg med repræsentanter fra alle fagudvalg
• Tilstrækkeligheden af puljekriterier og tjek-liste
  • herunder puljeguide-opdatering
• Puljeindgange og -kendskab
• Oprettelse af formålsbestemte underpuljer
• Disponering af midler fordelt på hele året (beløbsreservation til hver frist)
• Ansøgerhyppighed, årlig fordeling af støtte og støttebeløbsgrænser
• Inhabilitet, tillid og tvivl
• Projektopfølgning- og egenkontrol
  • Herunder stikprøvekontroller besluttet af LU

Fagudvalgenes input til nærværende møde understreger behovet for drøftelsen, hvorfor sekretariatet for lokaludvalget bidrager med en vurdering.

Kulturudvalget har i sine input til dagsordenspunktet foreslået, at der nedsættes en arbejdsgruppe for puljemidlerne, som grundigt skal undersøge mulighederne for en forbedret puljepraksis og udarbejde løsningsmodeller til præsentation på LU-mødet i maj/juni. Målet er at identificere den mest fair puljeansøgningsbehandling og en optimal ressourcemæssig ramme for behandling og uddeling af puljemidler. Arbejdsgruppen skal overveje ny puljestruktur, udvalgsstruktur og struktur for disponering af midler.

Bymiljøudvalget har i sine input til dagsordenspunktet oplistet en række tiltag, som kan forbedre håndteringen af puljeansøgninger, så alle ansøgninger opleves ensartet behandlet i og af Lokaludvalget. Deres konkrete forslag inkluderer en revision af kriterier, støtte og øremærkning til konkrete aktiviteter, kvartalsopdeling af midler, beløbsgrænser for ansøgere og oprettelse af et puljeudvalg med repræsentanter fra alle fagudvalg. Desuden har BMU bekymringer, som adresseres i problemstillingerne opstillet i indledende punktopstilling.

Socialudvalget har ikke nået at bidrage med input til produktionen af dette dagsordenspunkt.

Sekretariatet vurderer, at det vil have en positiv effekt for nærværende drøftelse og undersøgelsen samt udarbejdelsen af en ny puljestruktur, hvis der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra alle fagudvalg. Understøttet af sekretariatsbetjening kan arbejdsgruppen i overensstemmelse med regulativ for lokaludvalgene og administrationsgrundlag udvikle nogle konkrete løsningsforslag, som implementerer input og overvejelser omkring problemstillingerne fra denne og tidligere drøftelser. Arbejdsgruppen fund og forslag vil kunne fremlægges for et samlet lokaludvalg til august - afhængigt af omfanget af arbejdsgruppens opgaver med drøftelser og konkrete løsningsforslag.

Drøftelse og beslutning om nedsættelse af arbejdsgruppe kan f.eks. tage afsæt i generelle input til følgende:

• Antallet af ansøgningsfrister
• Arbejdsgruppe der undersøger fordele og ulemper ved puljeudvalg
• Reservering af puljemidler til hver ansøgningsfrist
• Strategiske puljer/underpuljer til Bydelspuljen (f.eks. kvikpuljen, højtidspulje, ungepuljen, mini-pulje el. lign)
• Revidering af støttekriterier for Bydelspuljen
• Revidering af processen for behandling af ansøgninger (vurderingsskema)
• Beløbsgrænser
• Vision for bydelspuljens struktur, udbredelse og bydelssamlende effekt
• Inspiration fra andre Lokaludvalgs håndtering af puljeansøgninger (se bilag vedlagt)

Løsning

Lokaludvalget nedsætter en arbejdsgruppe med repræsentanter fra alle fagudvalg, der - efter drøftelserne på dette lokaludvalgsmøde og eventuelle yderligere input fra næste fagudvalgsmøder - har til opgave at udarbejde mindst 2 løsningsforslag til en ny puljestruktur for Kgs. Enghave Lokaludvalg. Løsningsforslagene præsenteres til lokaludvalgsmødet i august og den videre proces besluttes med hensyn til næste valgperiodes start i 2026. Medlemmer, som vil indgå i arbejdsgruppen, kan melde sig på lokaludvalgsmødet eller ved at kontakte sekretariatet efterfølgende.

Økonomi

I 2025 fik Kgs. Enghave Lokaludvalg udlagt 1.470.400 kr. i puljemidler af Borgerrepræsentationen til selvstændig varetagelse.

Lokaludvalget har i 2025 fordelt puljemidlerne således:

• Kgs. Enghave bydelspulje: 1.044.400 kr. til lokale københavneres projekter
• Julepuljen: 50.000 kr. til lokale juleprojekter

Egne projekter: 374.000 kr. til Lokaludvalgets egne projekter og inddragelse

Videre proces

Efter lokaludvalgsmødet d.d. udarbejder arbejdsgruppen forskellige forslag til en ny puljestruktur for lokaludvalgets puljemidler med henblik på implementering fra 2026 til næste valgperiode. Forslaget udarbejdes på baggrund af drøftelserne d.d. og tidligere samt undersøgte andre muligheder og inspirationskilder som f.eks. andre Lokaludvalgs puljestrukturer. Sekretariatet indkalder arbejdsgruppen til 1-3 møder, som forventes at ligge i maj, juni og august.

Lokaludvalget får forelagt arbejdsgruppens løsningsforslag og kan drøfte og komme med rettelsesforslag til disse på lokaludvalgsmødet den 28. august 2025. På baggrund af drøftelserne på augustmødet, sættes et eller flere løsningsforslag på dagsordenen som et beslutningspunkt senere på efteråret 2025 – med hensyntagen til kommunal- og lokaludvalgsvalg.