Mødedato: 24.04.2014, kl. 19:00
Mødested: ABC, Karens Minde Kulturhus, Wagnersvej 19, 1. sal, 2450 København SV
Sekretariatsøkonomi og internetrefusion
Kgs. Enghave Lokaludvalg skal træffe beslutning om, hvordan udvalget ønsker de sparsomme sekretariatsmidler anvendte til hhv forplejning og internetrefusion.
Indstilling og beslutning
Formandskabet indstiller
1. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter det samlede budget til Lokaludvalgets forplejning og internetrefusion
2. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter, om der i en eller anden udstrækning skal tilbydes internetrefusion til Lokaludvalgets medlemmer.
1. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter det samlede budget til Lokaludvalgets forplejning og internetrefusion
2. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter, om der i en eller anden udstrækning skal tilbydes internetrefusion til Lokaludvalgets medlemmer.
Problemstilling
Lokaludvalgets sekretariat råder over et samlet budget til administration af Kgs. Enghave og Vesterbro Lokaludvalgs arbejde så som til porto, kontorhold, forplejning m.v. Budgettet er på 168.000 kr. og er i 2014 disponeret i runde tal på følgende poster:
Sekretariatsbudget
Kontorhold (porto, kontorhold, print/copy kit-aftale, sekr.forplejning mm.): 93.000 kr.
Forplejning Vesterbro Lokaludvalg: 25.000 kr
Forplejning Kgs. Enghave Lokaludvalg: 30.000 kr.
Informationsudgifter (hosting og vedligehold af hjememside): 5.000 kr
Internetrefusion til to Lokaludvalg: 15.000 kr.
I alt: 168.000 kr.
Af sekretariatsbudgettet fremgår det, at Kgs. Enghave Lokaludvalg har 30.000 kr. til afholdelse af udgifter til forplejning og ca 7.500 kr. til afholdelse af udgifter til internetrefusion. Da der i dette budget ikke er råd til refusion af internetopkobling, hvis hele udvalget 23 medlemmer ønsker dette, skal Lokaludvalget beslutte, hvordan puljen til forplejning og internetrefusion skal disponeres.
Hvis alle lokaludvalgsmedlemmer skulle have refusion af internetudgifter ville den samlede udgift løbe op på (23 medlemmer x 175 kr. x 12 måneder) 48.300 kr. Inden for beløbet 7.500 kr. vil 3 medlemmer (3 x 2.100 kr. = 6.300 kr.) kunne få refusion.
Mht forplejning, så bruger Lokaludvalget de disponerede 30.000 kr. på ca. 2.500 kr. til forplejning til lokaludvalgs- og fagudvalgsmøder per måned. Hertil kommer en årlig afslutningsmiddag e.lign. Da det forrige Lokaludvalg allerede har afholdt en middag i indeværende år er der således ikke finansiering til flere middage i 2014.
Huslejebudget
Derudover har Lokaludvalget et huslejebudget på 151.000 kr., som fordeler sig i runde tal på følgende udgiftsposter til de tre kontorlokaler:
Lyrskovgade: 93.600 kr
Mozarts Plads: 27.400 kr.
Karens Minde: 30.000 kr.
Muligheden for internetrefusion
Borgerrepræsentationen har vedtaget, at lokaludvalgets medlemmer (men ikke suppleanterne) kan få tilbud om oprettelse og betaling af en internetforbindelse. Forbindelsen skal i så fald betales af sekretariatsmidlerne. Det er lokaludvalget selv, der beslutter, om udvalgets medlemmer skal have tilbud om internetforbindelse. Dette betyder, at betalingen af internetforbindelsen først kan begynde fra det tidspunkt, hvor lokaludvalget har vedtaget dette på et møde. Lokaludvalget kan dog godt vedtage at udbetale refusion for internetforbindelse med tilbagevirkende kraft, fra det tidspunkt hvor lokaludvalget er konstitueret.
Effektivisering
På baggrund af de regler, der indtil 2013 var gældende for medarbejdere i Københavns Kommune og medlemmer af Borgerrepræsentationen, har den maksimale takst for internetrefusion ligget på 300 kr. pr. måned for internetforbindelse.
Som led i Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi har Borgerrepræsentationen i budget 2013 dog besluttet at afvikle/nedjustere arbejdsgiverbetalt internet til både medarbejderne i kommunen og til medlemmerne af Borgerrepræsentationen. Taksten for internetrefusion for medlemmer af Borgerrepræsentationen ligger fra 1. januar 2014 på maksimalt 175 kr. pr. måned. Effektiviseringen på internetrefusion er også meldt ind fra Økonomiforvaltningens side angående besparelser i lokaludvalgssekretariaterne og vil, hvis de gennemføres komme til at gælde fra budgetåret 2015.
Set i lyset af effektiviseringsstrategien, og af at det generelle prisniveau for højhastighedsinternetforbindelser har været faldende, foreslår Økonomiforvaltningen dog, at niveauet for internetrefusion for lokaludvalgsmedlemmer i 2014 ligeledes fastlægges til maksimalt 175 kr. pr. måned. Sikkerhedspakker (antivirus) mv. dækkes ikke fremadrettet, ligesom der ikke betales for oprettelse af forbindelser.
Et evt. refusionsbeløb er skattepligtigt, da det betragtes som et arbejdsgiver betalt gode. Det enkelte medlem er selv ansvarlig for at indberette det udbetalte beløb til SKAT.
Sekretariatsbudget
Kontorhold (porto, kontorhold, print/copy kit-aftale, sekr.forplejning mm.): 93.000 kr.
Forplejning Vesterbro Lokaludvalg: 25.000 kr
Forplejning Kgs. Enghave Lokaludvalg: 30.000 kr.
Informationsudgifter (hosting og vedligehold af hjememside): 5.000 kr
Internetrefusion til to Lokaludvalg: 15.000 kr.
I alt: 168.000 kr.
Af sekretariatsbudgettet fremgår det, at Kgs. Enghave Lokaludvalg har 30.000 kr. til afholdelse af udgifter til forplejning og ca 7.500 kr. til afholdelse af udgifter til internetrefusion. Da der i dette budget ikke er råd til refusion af internetopkobling, hvis hele udvalget 23 medlemmer ønsker dette, skal Lokaludvalget beslutte, hvordan puljen til forplejning og internetrefusion skal disponeres.
Hvis alle lokaludvalgsmedlemmer skulle have refusion af internetudgifter ville den samlede udgift løbe op på (23 medlemmer x 175 kr. x 12 måneder) 48.300 kr. Inden for beløbet 7.500 kr. vil 3 medlemmer (3 x 2.100 kr. = 6.300 kr.) kunne få refusion.
Mht forplejning, så bruger Lokaludvalget de disponerede 30.000 kr. på ca. 2.500 kr. til forplejning til lokaludvalgs- og fagudvalgsmøder per måned. Hertil kommer en årlig afslutningsmiddag e.lign. Da det forrige Lokaludvalg allerede har afholdt en middag i indeværende år er der således ikke finansiering til flere middage i 2014.
Huslejebudget
Derudover har Lokaludvalget et huslejebudget på 151.000 kr., som fordeler sig i runde tal på følgende udgiftsposter til de tre kontorlokaler:
Lyrskovgade: 93.600 kr
Mozarts Plads: 27.400 kr.
Karens Minde: 30.000 kr.
Muligheden for internetrefusion
Borgerrepræsentationen har vedtaget, at lokaludvalgets medlemmer (men ikke suppleanterne) kan få tilbud om oprettelse og betaling af en internetforbindelse. Forbindelsen skal i så fald betales af sekretariatsmidlerne. Det er lokaludvalget selv, der beslutter, om udvalgets medlemmer skal have tilbud om internetforbindelse. Dette betyder, at betalingen af internetforbindelsen først kan begynde fra det tidspunkt, hvor lokaludvalget har vedtaget dette på et møde. Lokaludvalget kan dog godt vedtage at udbetale refusion for internetforbindelse med tilbagevirkende kraft, fra det tidspunkt hvor lokaludvalget er konstitueret.
Effektivisering
På baggrund af de regler, der indtil 2013 var gældende for medarbejdere i Københavns Kommune og medlemmer af Borgerrepræsentationen, har den maksimale takst for internetrefusion ligget på 300 kr. pr. måned for internetforbindelse.
Som led i Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi har Borgerrepræsentationen i budget 2013 dog besluttet at afvikle/nedjustere arbejdsgiverbetalt internet til både medarbejderne i kommunen og til medlemmerne af Borgerrepræsentationen. Taksten for internetrefusion for medlemmer af Borgerrepræsentationen ligger fra 1. januar 2014 på maksimalt 175 kr. pr. måned. Effektiviseringen på internetrefusion er også meldt ind fra Økonomiforvaltningens side angående besparelser i lokaludvalgssekretariaterne og vil, hvis de gennemføres komme til at gælde fra budgetåret 2015.
Set i lyset af effektiviseringsstrategien, og af at det generelle prisniveau for højhastighedsinternetforbindelser har været faldende, foreslår Økonomiforvaltningen dog, at niveauet for internetrefusion for lokaludvalgsmedlemmer i 2014 ligeledes fastlægges til maksimalt 175 kr. pr. måned. Sikkerhedspakker (antivirus) mv. dækkes ikke fremadrettet, ligesom der ikke betales for oprettelse af forbindelser.
Et evt. refusionsbeløb er skattepligtigt, da det betragtes som et arbejdsgiver betalt gode. Det enkelte medlem er selv ansvarlig for at indberette det udbetalte beløb til SKAT.
Løsning
Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter det samlede budget til Lokaludvalgets forplejning og internetrefusion og beslutter, om der i en eller anden udstrækning skal tilbydes internetrefusion til Lokaludvalgets medlemmer.
Beslutning
Lokaludvalget drøftede sekretariatsbudgettet og muligheden for internetrefusion og besluttede pga de begrænsede midler, at afskrive muligheden for internetrefusion og henstille til, at de ca. 7.500 kr., der er sat af til refusion til Kgs. Enghave Lokaludvalg, bruges på afholdelse af forplejning - f.eks. i forbindelse med afholdelse af et årligt seminar.