Fællessekretariat for bydelen Vesterbro/Kongens Enghave
Fællessekretariat for bydelen Vesterbro/Kongens Enghave
Kongens Enghave Lokaludvalg
DAGSORDEN
fra ordinært møde onsdag den 20. juni 2007
6. Fællessekretariat for bydelen Vesterbro/Kongens Enghave
KON 18/2007
BESLUTNING
|
Formanden
indstiller til Kongens Enghave Lokaludvalg, 1. at lokaludvalget
godkender budget for fællessekretariatet for et normalt år, jævnfør
indstillingen. 2. at lokaludvalget – med
forbehold for den endelige lejekontrakt - godkender Valdemarsgade 4, 1665
København V som officiel adresse for fællessekretariatet 3. at lokaludvalget – med
forbehold for den endelige lejekontrakt - lejer sig ind i Valdemarsgade 4 med
råde- og brugsret over en række forskellige lokaler, herunder stort
mødelokale til 70.000 kr. om året 4. at lokaludvalget
opretter en arbejdsplads i Karens Minde til ca. 30.000 kr. om året. 5. at udgiften til
fællessekretariatet deles ligeligt mellem Vesterbro Lokaludvalg og Kongens
Enghave Lokaludvalg 6. at lokaludvalget
afsætter 275.000 kr. af puljemidlerne
til Kongens Enghave Lokaludvalg til at ansætte en netværksmedarbejder på fuld
tid med delt finansiering 7. at ansættelsesudvalget,
som blev nedsat på forrige ordinære møde, medvirker til at vurdere ansøgere i
forbindelse med ansættelse af en netværksmedarbejder 8. at lokaludvalget vil
arbejde videre på, at der i budgetforhandlingerne afsættes midler til, at de
to lokaludvalg får samme økonomiske rammer som lokaludvalg i andre bydele <
span style='font-size:11.0pt'> Kongens Enghave Lokaludvalgs beslutning i mødet den
20. juni 2007 Lokaludvalget vil på det
næste møde vedtage en fordeling af midler til ADSL-opkobling til medlemmerne. Lokaludvalget finder det
uheldigt, at alle kommunale instanser flyttes fra Kongens Enghave til andre
bydele. I dette konkrete tilfælde fællessekretariatet for lokaleudvalgene i
bydelen Vesterbro/Kongens Enghave. Desuden finder lokaludvalget det stærkt
beklageligt, at der ikke er adgang for handicappede i det påtvungne
fællessekretariat. 17 medlemmer stemte for
indstillingen, et medlem stemte i mod og et medlem undlod at stemme. J. Dinesen stemte imod
forslaget på grund af placering af sekretariatet, de fysiske rammer,
manglende handicapadgang og ledelsens placering på Vesterbro. |
PROBLEMSTILLING
Borgerrepræsentationen
besluttede den 14. juni 2006 – i forbindelse med beslutning om ny
bydelsinddeling – at give mulighed for, at der i bydelen Vesterbro/Kongens
Enghave kan oprettes to lokaludvalg.
Som lokaludvalg er det nu
Vesterbro Lokaludvalgs og Kongens Enghave Lokaludvalgs opgave at sikre dialogen
mellem borgerne på henholdsvis Vesterbro og Kongens Enghave på den ene side og
Rådhuset på den anden side i alle spørgsmål, der har særlig betydning for
henholdsvis Vesterbro området og Kongens Enghave området. Det er Vesterbro
Lokaludvalg, som har opgaven med at forestå møder og høringer med borgerne på
Vesterbro, og det er Kongens Enghave Lokaludvalg, som har opgaven med at
forestå møder og høringer med borgerne i Kongens Enghave.
På grund af at
Vesterbro/Kongens Enghave udgør en bydel, har Borgerrepræsentationen stillet
følgende to særlige betingelser til oprettelsen af de to lokaludvalg:
- at de to lokaludvalg har sekretariatsfællesskab
- at der udarbejdes én samlet bydelsplan for
bydelen.
For at opfylde betingelsen
om, at Vesterbro og Kongens Enghave Lokaludvalg har sekretariatsfællesskab,
skal følgende være gældende:
- De to lokaludvalgssekretariater skal have samme
officielle adresse.
- Der ansættes en leder for det fælles sekretariat,
som har ansvaret for budget og personale for begge lokaludvalg.
LØSNING
Der er nedenfor skitseret et
forslag til en ramme for det fællessekretariat, som angiver budget,
udgiftsdeling, officiel adresse, leje af lokaler og ansættelse af en
netværksmedarbejder.
Budget for fællessekretariatet
Vesterbro Lokaludvalg og
Kongens Enghave Lokaludvalg har af Borgerrepræsentationen i 2007 hver fået
614.500 kr. på helårsbasis i sekretariatsmidler. Tilsammen råder de 2
lokaludvalg over 1.229.000 kr. i sekretariatsmidler. Der er nedenfor skitseret
et budget for fællessekretariatet på 1.229.000 kr. for et normalt år:
|
Udgiftsposter |
Årsbudget
i kr |
|
Løn til udvalgssekretær |
550.000 |
|
Husleje for lokale i
Demokratihuset |
70.000 |
|
Husleje for arbejdsplads i
Karens Minde |
30.000 |
|
Overhead |
100.000 |
|
ADSL-opkobling til 2 x
Lokaludvalg |
200.000 |
|
Diverse
sekretariatsudgifter |
49.000 |
|
Mødeudgifter |
30.000 |
|
Informationsudgifter |
200.000 |
|
I alt |
1.229.000 |
Adresse for fællessekretariatet
For at indfri betingelsen om,
at Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg skal have
sekretariatsfællesskab, skal de to Lokaludvalg have en fælles officiel adresse.
Med forbehold for at der endnu ikke er vedtaget en endelig lejekontrakt mellem
Demokratihuset og Københavns Ejendomme foreslås det, at fællessekretariatets
officielle adresse bliver Valdemarsgade 4, 1665 København V.
I budgettet afsættes midler
til, at fællessekretariatet lejer sig ind i Demokratihuset, Valdemarsgade 4. I
udkast til lejekontrakt fremgår det, at fællessekretariatet kan få fuld råde-
og brugsret over kontorlokalet stuen 23 på ca.
I kontorlo
kalet stuen 23 kan
der etableres 2 arbejdspladser. I et tilstødende lokale, stuen 22, er der
mulighed for at oprette en ekstra arbejdsplads (f.eks. i forbindelse med en
projektansættelse).
Demokratihuset kan ikke på
nuværende tidspunkt tilbyde handicapvenlige lokaler, men der arbejdes på en
løsning i fremtiden. Indtil da aftales det, at fællesmøder mellem Vesterbro
Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg skal finde sted i handicapvenlige
lokaler.
Filial i Karens Minde
Sydhavnsrådet har i dag en
netværksmedarbejder, som har kontor i Karens Minde. Med henblik på at Kongens
Enghave Lokaludvalg kan fastholde en tilsvarende mulighed for en lokal
tilstedeværelse i Kongens Enghave-området foreslås det, at der i
fællessekretariatsbudgettet afsættes 30.000 kr. om året til betaling for en
arbejdsplads i Karens Minde, som inkluderer adgang til både store og små
mødelokaler, vand, varme, el, rengøring m.v.
Ansættelse af en sekretariatsleder samt overhead
Ud over en fælles officiel
adresse indfries betingelsen om et sekretariatsfællesskab for Vesterbro
Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg ved, at der ansættes en leder af
fællessekretariatet, som
har ansvaret for budget og
personale for begge lokaludvalg. Ifølge aftale med de faglige organisationer,
skal lederen af sekretariatet aflønnes som specialkonsulent. Der afsættes
derfor 550.000 kr. til løn, pension m.v.
Ud over midler til løn koster
det at etablere en arbejdsplads. I budgettet er der derfor afsat midler til
overhead, hvilket dækker over udgiften til etablering af en arbejdsplads til
lederen, som bl.a. indeholder en IT-arbejdsplads, hjemmearbejdsplads,
efteruddannelse, lønadministration og personaleadministration.
Der er ikke p.t. forhandlet
en kontrakt færdig med Koncernservice, som er leverandøren af de forskellige
ydelser, som en arbejdsplads stiller krav om. På baggrund af tidligere
kontrakter antages det, at en arbejdsplads koster ca. 100.000 kr.
ADSL-opkobling til lokaludvalgsmedlemmer
Borgerrepræsentationen
godkendte den 14. juni 2006, at lokaludvalgene i København kan beslutte, at
medlemmerne af et lokaludvalg får tilbud om installation af internetopkobling
med tilhørende abonnement samt virusprogram på hjemmeadressen. Udgiften hertil
skal tages af lokaludvalgets egne sekretariatsmidler.
Med baggrund i ovenstående er
der i budgettet afsat 200.000 kr. til internetopkobling m.v. til medlemmer af
Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg, hvilket tilsammen udgør
46 personer.
Som udgangspunkt koster en
ADSL-opkobling pr. person pr. måned ca. 300 kr. Hertil kommer så udgifter til
virusprogram. Erfaringen fra andre bydele viser dog, at det ikke er alle i et
lokaludvalg, som ønsker en betalt ADSL-opkobling, f.eks. fordi at de i forvejen
har en arbejdsgiverbetalt opkobling. Det kan derfor vise sig, at beløbet på
200.000 kr. er sat lidt for højt.
Udgifter til sekretariat, møder, annoncer m.v.
Der er i budgettet afsat midler
til diverse sekretariatsudgifter, mødeforplejning, annoncer og trykkeudgifter.
Der er afsat 49.000 kr. til sekretariatsudgifter, som dækker over udgifter til
papir, porto, kuverter, telefon m.v. Der er afsat 30.000 kr. til afholdelse af
de to lokaludvalgs møder. I Karens Minde og i Demokratihuset er det gratis at
låne mødesalen, hvis man i forvejen er fast lejer. Udgiften skal derfor kun
dække forplejningsudgifter. Endeligt er der afsat 200.000 kr. til
informationsaktiviteter til de to lokaludvalg, hvilket dækker over udgifter til
annoncering af møder, diverse trykkeudgifter og evt. hjælp til opsætning af
hjemmesiden.
Netværksmedarbejder i sekretariatet
Ud over lederen af
sekretariatet foreslås det, at der ansættes en medarbejder mere i sekretariatet
– en netværksmedarbejder. Det foreslås, at netværksmedarbejderen ligesom
lederen ansættes på fuld tid med delt finansiering af Vesterbro Lokaludvalg og
Kongens Enghave Lokaludvalg. Lederen og netværksmedarbejderen kan herved udgøre
grundstammen i sekretariatet, som skal varetage sekretariatsbetjeningen af de
to lokaludvalg samt udvikling og vedligeholdelse af netværkene i henholdsvis
Vesterbro og Kongens Enghave området. I forhold til den daglige
arbejdstilrettelæggelse foreslås det, at sekretariatet drøfter med
formandskabet, hvordan arbejdet kan tilrettelægges mest hensigtsmæssigt. Bl.a.
kan det overvejes, om hvert lokaludvalg bør have hver sin kontaktperson.
Hvis begge lokaludvalg
vedtager at ansætte en netværksmedarbejder på fuld tid med delt finansiering,
vil Center for Borgerservice i Økonomiforvaltningen, som er
ansættelsesmyndighed, undersøge mulighederne for at ansætte en person i den
pågældende stilling blandt de ansøgere, der har søgt stillingen som leder af
sekretariatet for Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg.
I forlængelse heraf foreslås
det, at Vesterbro Lokaludvalgs/Kongens Enghaves ansættelsesudvalg, som blev
nedsat på forrige ordinære møde, også medvirker til at vurdere ansøgerne i
forbindelse med ansættelse af en netværksmedarbejder.
Udgiften til en fuldtids
netværksmedarbejder fremgår af nedenstående:
|
Udgiftspost |
Årsbudget
i kr. |
|
Løn til netværksmedarbejder |
450.000 |
|
Overhead |
100.000 |
|
I alt |
550.000 |
|
Udgift til hvert
lokaludvalg |
275.000 |
Finansiering af en
netværksmedarbejder kan ske gennem brug af de puljemidler som
Borgerrepræsentationen har afsat til Vesterbro Lokaludvalg/Kongens Enghave
Lokaludvalg.
Inden der anvendes
puljemidler, skal netværksmedarbejderens i den udstrækning det lader sig gøre,
finansieres af evt. rest-midler fra fællessekretariatets budget.
ØKONOMI
Fællessekretariatet
finansieres af sekretariatsmidler til Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave
Lokaludvalg. Hvert udvalg har af Borgerrepræsentationen i 2007 fået det, som
svarer til 614.500 kr. årligt i sekretariatsmidler. Tilsammen råder de to
lokaludvalg over 1.229.000 kr. i sekretariatsmidler på helårsbasis.
Sekretariatsmidlerne er givet
som driftsmidler og bevillingen er anvist på Økonomiudvalgets bevilling,
økonomisk forvaltning, drift, funktion 6.45.51.1.
Det foreslås, at der afsættes
550.000 kr. til ansættelse af en netværksmedarbejder på fuld tid med delt
finansiering. Netværksmedarbejderen finansieres i første omgang af rest-midler
fra fællessekretariatsbudgettet og dernæst af puljemidlerne for Vesterbro
Lokaludvalg /Kongens Enghave Lokaludvalg. Som en garanti skal det fulde beløb
afsættes i form af puljemdiler. Vedtager begge Lokaludvalg at afsætte optil
275.000 kr. af puljemidlerne, kan der ansættes en fuldtidsnetværksmedarbejder, hvor
den samlede udgift incl. overhead kan beløbe sig til 550.000 kr.
Ifølge kommissoriet for
lokaludvalg skal puljemidler bruges til tværgående, bydelsrelaterede,
dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i
lokalområdet. Der er i 2007 afsat 2.350.000 kr. for et normalt år til Vesterbro
Lokaludvalg og 1.040.000 kr. for et normalt år til Kongens Enghave.
Puljemidlerne er givet som
driftsmidler og bevillingen er anvist på Økonomiudvalgets bevilling, økonomisk
forvaltning, drift, funktion 6.45.51.1.