Mødedato: 19.09.2013, kl. 19:00
Mødested: Loftet, Karens Minde Kulturhus, Wagnersvej 19, 3. sal, 2450 København SV
Valg til lokaludvalg 2014
Se alle bilag
Til top
Der er valg til Lokaludvalgene i København februar 2014. Forretningsudvalget har i samarbejde med sekretariatet udarbejdet ideer og oplæg til, hvordan kommunikationen op til valget kan udformes.
Tidligere beslutninger
På sidste lokaludvalgsmøde d. 22. august drøftede Lokaludvalget ideer til, hvordan det nye Kgs. Enghave Lokaludvalg kan blive så repræsentativt for bydelen som muligt. Forretningsudvalget har efterfølgende behandlet Lokaludvalgets ideer på et ekstraordinært møde d. 26. august, og fremlægger her forslag til kommunikationsindsatser samt budget.
Indstilling og beslutning
Forretningsudvalget indstiller
1. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter Forretningsudvalgets oplæg til kommunikationsindsatser i forbindelse med valg til lokaludvalg 2014.
2. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter eventuelle mangler i vedhæftede "Foreløbig foreningsliste", som sekretariatet har fundet frem til og som skal inviteres til opstillingsmødet. Herunder drøftes hvilke foreninger de enkelte medlemmer kan kontakte og informere om valget.
3. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 8.000 kr. til afholdelse af et informationsmøde
4. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 5.000 kr. til en Kgs. Enghave-valgplakat i Københavns Kommunes plakatstandere i uge 48
5. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 6.700 kr til produktion af en animationsfilm om Lokaludvalg og Lokal Valg 2014
6. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 5.200 kr til øko-bolscher poser med valg-info på.
7. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 2.200 kr til postkort med valg-info på.
8. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 450 kr til lokaludvalgsbatches.
9. at Forretningsudvalget bemyndiges til, i samarbejde med sekretariatet, at arbejde videre med de foreslåede indsatser
1. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter Forretningsudvalgets oplæg til kommunikationsindsatser i forbindelse med valg til lokaludvalg 2014.
2. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter eventuelle mangler i vedhæftede "Foreløbig foreningsliste", som sekretariatet har fundet frem til og som skal inviteres til opstillingsmødet. Herunder drøftes hvilke foreninger de enkelte medlemmer kan kontakte og informere om valget.
3. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 8.000 kr. til afholdelse af et informationsmøde
4. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 5.000 kr. til en Kgs. Enghave-valgplakat i Københavns Kommunes plakatstandere i uge 48
5. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 6.700 kr til produktion af en animationsfilm om Lokaludvalg og Lokal Valg 2014
6. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 5.200 kr til øko-bolscher poser med valg-info på.
7. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 2.200 kr til postkort med valg-info på.
8. at Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutter at afsætte 450 kr til lokaludvalgsbatches.
9. at Forretningsudvalget bemyndiges til, i samarbejde med sekretariatet, at arbejde videre med de foreslåede indsatser
Problemstilling
Der skal være valg til lokaludvalgene i København. På Opstillingsmøde tirsdag den 24. februar 2014 skal Kgs. Enghave Lokaludvalg vælges. Foreninger, bestyrelser mv., der virker i Kgs. Enghave kan deltage med hver en kandidat til opstillingsmødet. Der er tilmeldingsfrist til mødet den 27. januar 2014.
Forretningsudvalget og sekretariatet har på baggrund af drøftelserne på lokaludvalgsmøde d. 22. august drøftet forskellige muligheder for, at øge kendskabet til Kgs. Enghave Lokaludvalg og for at målrette valgmateriale til bestemte grupperinger, der ikke i dag er godt repræsenteret i Kgs. Enghave Lokaludvalg.
Ideen er, at der skal laves en række forskellige indsatser, der kan medvirke til at øge interessen for og viden om Lokaludvalget generelt og kan vække interesse for det kommende valg. Hvis ikke de pågældende målgrupper for indsatserne selv har lyst til at stille op, kender de måske nogen der har, eller måske vil de gerne deltage på Opstillingsmødet og være med til at vælge, hvem der skal sidde i Kgs. Enghave Lokaludvalg.
Forretningsudvalget foreslår følgende kommunikationsindsater:
September
- Alle Lokaludvalgets medlemmer og suppleanter tager direkte kontakt til bagland for at informere om muligheder for at stille op til valget. Sekretariat sender opslag med de nødvendige oplysninger til Lokaludvalget, som også let kan distribueres videre.
- Distribution af valgplancher til lokale aktører samt ophængning af valgplancher på centrale steder i bydelen i løbet af september. Valgplancherne tages ned igen i november i forbindelse med kommunalvalget og distribueres/hænges op igen i december for at skabe fornyet opmærksomhed frem mod Lokalvalget.
September-november
- Der afholdes løbende møder med udvalgte borgergrupper, der er underrepræsenteret i det nuværende Lokaludvalg. Omfanget af møder afhænger af, om der er ressourcer i Lokaludvalget til at deltage. Sekretariatet afholder i løbet af september/oktober mindre informationsmøder med skolebestyrelser/kontaktforældre på bydelens skoler.
November
- Valgpostkort uddeles d. 19. november af lokaludvalgsmedlemmer i forbindelse med kommunalvalget ved valgstederne på Ellebjerg og Bavnehøj Skole.
- Lokaludvalgs-valgplakater kommer i de kommunale standere uge 48 (d. 25.11-2.12.13)
- Der afholdes et informationsmøde i form af Åbent hus i Multicenteret d. 26.11. kl. 17-20.
December
- Valgplancher genfremsendes til alle lokale aktører per mail og valgplancher hænges op påny på centrale steder i bydelen primo december, efter afholdt kommunalvalg.
Løbende indsats
- Sekretariatet sørger for løbende information om Lokaludvalgsvalget på hjemmesiden og Facebook.
- Der gøres opmærsom på Lokaludvalgsvalget i forbindelse med kommende lokaludvalgsarrangementer; borgermøde om Mozarts plads d.17.9. (Joan R. eller Steen E), Høstpicnic d. 29.9. (Ann), Krop&Knop d. 5.10. (Peter), Juletræstænding (Joan R. eller Peter), Juletræsflis primo januar 2014 (Joan R.). Sekretariatet udarbejder talepapir til formålet, så det er let at gå til.
Udgiftposter til kommunikationsindsats
Informationsmøde
Forretningsudvalget foreslår, at der afholdes et informationsmøde om valget og Lokaludvalgets arbejde tirsdag d. 26. november kl. 17-20 i Multicenteret på Mozarts Plads, hvor der serveres mad og drikke og der holdes kort oplæg om Lokaludvalget og valg hver hele time. Lokaludvalget er tilstede på dagen for at informere om valget, Lokaludvalgets arbejde og indgå dialog med bydelens borgere om bydelsplanprojekter og muligheder for at præge bydelens udvikling via Lokaludvalgets arbejde. Der er ikke indtænkt et bestemt tema/bydelsplanprojekt eller en ekstern oplægsholder som trækplaster, men den mulighed foreligger også, hvis der afsættes midler til dette.
Budget: 8.000 kr.
Plakatstandere
Københavns Kommunen har 220 plakatsøjler, hvoraf halvdelen er reserveret til Lokal Valg i uge 48 i 2013. Grunden til at valget er faldet på uge 48 er, at det skal være et passende tidsrum inden fristen for opstilling, således at foreningerne kan nå at drøfte hvem de vil tilmelde og/eller opstille til Lokaludvalget. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang. Sekretariatet foreslår, at Kgs. Enghave ikke har den samme generelle plakat, som flere andre Lokaludvalg bruger, men at der i stedet udarbejdes en Kgs. Enghave-version, der har samme grafiske udtryk som de to plancher, der allerede er udarbejdet med henblik på at fastholde genkendelighed. Kgs. Enghave har 5 af de 220 plakatsøjler.
Budget: 5.000 kr.
Animationsfilm
Flere af de øvrige Lokaludvalg har besluttet at indgå et samarbejde for at få udarbejdet 1-2 korte animationsfilm om Lokaludvalgene og om valget. Filmene vil kunne lægges på hjemmeside og Facebook (Youtube), kan vises til arrangementer, og kan desuden sendes til (målrettede) foreninger og personer. Filmene er en mindre teksttung formidlingsform end Lokaludvalgene ofte anvender, og kan være en nem og hurtig måde at give et overblik over, hvad Lokaludvalget er, og hvad det laver. Eksempler på lignende film, kan ses her: http://www.youtube.com/user/sunehoegh/videos?shelf_index=2&sort=dd&view=0
Forretningsudvalget har ikke haft lejlighed til at diskutere dette forslag.
Budget: 6.700 kr.
Andet kommunikationsmateriale
Forretningsudvalget har drøftet muligheder for at kunne uddele merchandise eller materiale med information om valget samt at kunne bære synlige batches, så man kan se, hvem der er lokaludvalgsmedlemmer og - suppleanter i forbindelse med lokaludvalgsarrangementer. Det kunne f.eks. dreje sig om uddeling af postkort og små bolscherposer med lokaludvalgslogo og valg-info. Sekretariatet har fundet følgende prisoverslag:
Øko-bolchepose med logotryk og valg-tekst inkl. levering: 1000 stk á 5 kr = 5.200 kr.
Postkort om valg inkl. grafik og levering: 500 stk. = 2.200 kr
Batches inkl. tryk og levering: 25 stk = 450 kr.
Opsøgende pressearbejde
Medlemmer af Kgs. Enghave Lokaludvalg skriver selv indlæg til aviser, Lokaludvalgets nyhedsbrev og andre medier og er på den måde med til at sætte fokus på, hvad Lokaludvalget laver, og hvad man får ud af at være med.
Forretningsudvalget foreslår, at der afholdes et informationsmøde om valget og Lokaludvalgets arbejde tirsdag d. 26. november kl. 17-20 i Multicenteret på Mozarts Plads, hvor der serveres mad og drikke og der holdes kort oplæg om Lokaludvalget og valg hver hele time. Lokaludvalget er tilstede på dagen for at informere om valget, Lokaludvalgets arbejde og indgå dialog med bydelens borgere om bydelsplanprojekter og muligheder for at præge bydelens udvikling via Lokaludvalgets arbejde. Der er ikke indtænkt et bestemt tema/bydelsplanprojekt eller en ekstern oplægsholder som trækplaster, men den mulighed foreligger også, hvis der afsættes midler til dette.
Budget: 8.000 kr.
Plakatstandere
Københavns Kommunen har 220 plakatsøjler, hvoraf halvdelen er reserveret til Lokal Valg i uge 48 i 2013. Grunden til at valget er faldet på uge 48 er, at det skal være et passende tidsrum inden fristen for opstilling, således at foreningerne kan nå at drøfte hvem de vil tilmelde og/eller opstille til Lokaludvalget. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang. Sekretariatet foreslår, at Kgs. Enghave ikke har den samme generelle plakat, som flere andre Lokaludvalg bruger, men at der i stedet udarbejdes en Kgs. Enghave-version, der har samme grafiske udtryk som de to plancher, der allerede er udarbejdet med henblik på at fastholde genkendelighed. Kgs. Enghave har 5 af de 220 plakatsøjler.
Budget: 5.000 kr.
Animationsfilm
Flere af de øvrige Lokaludvalg har besluttet at indgå et samarbejde for at få udarbejdet 1-2 korte animationsfilm om Lokaludvalgene og om valget. Filmene vil kunne lægges på hjemmeside og Facebook (Youtube), kan vises til arrangementer, og kan desuden sendes til (målrettede) foreninger og personer. Filmene er en mindre teksttung formidlingsform end Lokaludvalgene ofte anvender, og kan være en nem og hurtig måde at give et overblik over, hvad Lokaludvalget er, og hvad det laver. Eksempler på lignende film, kan ses her: http://www.youtube.com/user/sunehoegh/videos?shelf_index=2&sort=dd&view=0
Forretningsudvalget har ikke haft lejlighed til at diskutere dette forslag.
Budget: 6.700 kr.
Andet kommunikationsmateriale
Forretningsudvalget har drøftet muligheder for at kunne uddele merchandise eller materiale med information om valget samt at kunne bære synlige batches, så man kan se, hvem der er lokaludvalgsmedlemmer og - suppleanter i forbindelse med lokaludvalgsarrangementer. Det kunne f.eks. dreje sig om uddeling af postkort og små bolscherposer med lokaludvalgslogo og valg-info. Sekretariatet har fundet følgende prisoverslag:
Øko-bolchepose med logotryk og valg-tekst inkl. levering: 1000 stk á 5 kr = 5.200 kr.
Postkort om valg inkl. grafik og levering: 500 stk. = 2.200 kr
Batches inkl. tryk og levering: 25 stk = 450 kr.
Opsøgende pressearbejde
Medlemmer af Kgs. Enghave Lokaludvalg skriver selv indlæg til aviser, Lokaludvalgets nyhedsbrev og andre medier og er på den måde med til at sætte fokus på, hvad Lokaludvalget laver, og hvad man får ud af at være med.
Løsning
Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter kommunikationsindsatsen og beslutter, om der skal afsættes midler til de foreslåede indsatser og bemyndige Forretningsudvalget til, i samarbejde med sekretariatet, at arbejde videre med indsatserne.
Økonomi
Det foreslås, at der afsættes i alt 27.550 kr. til kommunikationsindsatsen i forbindelse med valg 2014.
Informationsmøde:
Annonce (grafik og tryk): 4.000 kr.
Forplejning: 3.500 kr.
Oppyntning, uforudsette udgifter: 500 kr.
I alt: 8.000 kr.
Plakatstandere:
Grafik: 2.000 kr.
Tryk: 3.000 kr.
I alt: 5.000 kr.
Animationsfilm:
Produktion i alt 40.000 kr. fordelt på 6 Lokaludvalg: 6.700 kr.
Merchandise og informateriale
Øko-bolchepose med logotryk og valg-tekst inkl. levering: 1000 stk á 5 kr = 5.200 kr.
Postkort om valg inkl. grafik og levering: 500 stk. = 2.200 kr
Batches inkl. tryk og levering: 25 stk = 450 kr.
I alt: 7.850 kr.
Kgs. Enghave Lokaludvalg har disponeret over 26.389 kr. af de afsatte 40.000 kr. i Borgerinddragelsespuljen og der er således 13.611 kr. tilbage i denne pulje. Det foreslås at udgifter til plakatstandere og animationsfilm på samlet 11.700 kr. finansieres af borgerinddragelsespuljen, mens de resterende 15.850 kr. afsættes af Kgs. Enghavepuljen.
Informationsmøde:
Annonce (grafik og tryk): 4.000 kr.
Forplejning: 3.500 kr.
Oppyntning, uforudsette udgifter: 500 kr.
I alt: 8.000 kr.
Plakatstandere:
Grafik: 2.000 kr.
Tryk: 3.000 kr.
I alt: 5.000 kr.
Animationsfilm:
Produktion i alt 40.000 kr. fordelt på 6 Lokaludvalg: 6.700 kr.
Merchandise og informateriale
Øko-bolchepose med logotryk og valg-tekst inkl. levering: 1000 stk á 5 kr = 5.200 kr.
Postkort om valg inkl. grafik og levering: 500 stk. = 2.200 kr
Batches inkl. tryk og levering: 25 stk = 450 kr.
I alt: 7.850 kr.
Kgs. Enghave Lokaludvalg har disponeret over 26.389 kr. af de afsatte 40.000 kr. i Borgerinddragelsespuljen og der er således 13.611 kr. tilbage i denne pulje. Det foreslås at udgifter til plakatstandere og animationsfilm på samlet 11.700 kr. finansieres af borgerinddragelsespuljen, mens de resterende 15.850 kr. afsættes af Kgs. Enghavepuljen.
Beslutning
At-pkt 1: Lokaludvalget drøftede kommunikationsindsatsen, som der generelt var tilfredshed med og der var ikke yderligere forslag til andre indsatser.
At-pkt 2: Lokaludvalget besluttede at sekretariatet laver en grovsortering af foreningerne på den foreløbige foreningsliste, så der kan fremvises en ny og revideret liste på næste møde d. 31. oktober og at medlemmer melder forslag til manglende foreninger ind til sekretariatet.
Lokaludvalget besluttede herefter følgende
At-pkt 3: indstilling blev godkendt enstemmigt
At-pkt 4: indstilling blev godkendt enstemmigt
At-pkt 5: indstilling blev godkendt med 11 stemmer for, 4 undlod (Jørgen, Steen E., Susanne og Joan R.), ingen imod.
At-pkt 6: indstilling blev fratrådt med 3 stemmer for, 6 imod (Jørgen, Steen E, Susanne, Karsten, Bjarne, Helle) og 6 undlod (Jan, Dorthe, Ann, Paul-Erik, Steen D. og Anette)
At-pkt 7: indstilling blev godkendt med 14 stemmer for og 1 undlod (Karsten), ingen imod.
At-pkt 8: indstilling blev godkendt enstemmigt
At-pkt 9: indstilling blev godkendt
Samlet blev der således afsat 22.350 kr. til de enkeltstående kommunikationsindsatser.
Ann stillede ændringsforslag om, at de 22.350 kr. som Lokaludvalget besluttede at afsætte under at-pkt 3-9 skulle afsættes som en samlet pulje til finansiering af de besluttede indsatser og rundes op til 22.700 kr. Dette skulle sikre, at sekretariatet i samråd med forretningsudvalget har et råderum til at finansiere de forskellige produkter med et vist udsving i udgifterne for at opnå de bedst mulige løsninger. De 11.700 kr. skulle afsættes af Borgerinddragelsespuljen og de 11.000 kr. af Kgs. Enghavepuljen.
Ændringsforslaget blev godkendt enstemmigt.
At-pkt 2: Lokaludvalget besluttede at sekretariatet laver en grovsortering af foreningerne på den foreløbige foreningsliste, så der kan fremvises en ny og revideret liste på næste møde d. 31. oktober og at medlemmer melder forslag til manglende foreninger ind til sekretariatet.
Lokaludvalget besluttede herefter følgende
At-pkt 3: indstilling blev godkendt enstemmigt
At-pkt 4: indstilling blev godkendt enstemmigt
At-pkt 5: indstilling blev godkendt med 11 stemmer for, 4 undlod (Jørgen, Steen E., Susanne og Joan R.), ingen imod.
At-pkt 6: indstilling blev fratrådt med 3 stemmer for, 6 imod (Jørgen, Steen E, Susanne, Karsten, Bjarne, Helle) og 6 undlod (Jan, Dorthe, Ann, Paul-Erik, Steen D. og Anette)
At-pkt 7: indstilling blev godkendt med 14 stemmer for og 1 undlod (Karsten), ingen imod.
At-pkt 8: indstilling blev godkendt enstemmigt
At-pkt 9: indstilling blev godkendt
Samlet blev der således afsat 22.350 kr. til de enkeltstående kommunikationsindsatser.
Ann stillede ændringsforslag om, at de 22.350 kr. som Lokaludvalget besluttede at afsætte under at-pkt 3-9 skulle afsættes som en samlet pulje til finansiering af de besluttede indsatser og rundes op til 22.700 kr. Dette skulle sikre, at sekretariatet i samråd med forretningsudvalget har et råderum til at finansiere de forskellige produkter med et vist udsving i udgifterne for at opnå de bedst mulige løsninger. De 11.700 kr. skulle afsættes af Borgerinddragelsespuljen og de 11.000 kr. af Kgs. Enghavepuljen.
Ændringsforslaget blev godkendt enstemmigt.