Mødedato: 18.04.2013, kl. 19:00
Mødested: Loftet, Karens Minde Kulturhus, Wagnersvej 19, 3. sal, 2450 København SV
Medlemsforslag om ny ansøgningsfrist for Kgs. Enghavepuljen
Medlem af Kgs. Enghave Lokaludvalg, Ann Vikkelsø, foreslår ændret ansøgningsfrist for Kgs. Enghavepuljen, med det formål at gøre behandlingstiden kortere for ansøgere.
Indstilling og beslutning
Forretningsudvalget indstiller
1. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter og beslutter om forslag om at ændre Kgs. Enghavepuljens ansøgningsfrist til d. 20. hver måned, med undtagelse af juli og weekend/helligdage kan godkendes.
1. at Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter og beslutter om forslag om at ændre Kgs. Enghavepuljens ansøgningsfrist til d. 20. hver måned, med undtagelse af juli og weekend/helligdage kan godkendes.
Problemstilling
Behandlingstiden for en ansøgning indsendt til Lokaludvalget på dato for ansøgningsfristen ligger på mellem ca. 30-50 dage. Ann ønsker at imødekommende ansøgere, således at der er kortere fra idé til mulig medfinansiering fra Lokaludvalgets side.
Ann foreslår, at ansøgningsfristen rykkes til d. 20. i hver måned med undtagelse af juli og at når fristen falder på en weekend eller helligdag, at den så forlænges til den efterfølgende mandag kl. 12, som det også er gældende i reglerne for den nuværende frist d. 10.
Rykkes fristen til d. 20. vil behandlingstiden falde med et gennemsnit på 10 dage til 20-40 dage.
Sekretariatet har fulgt op på datoer for fagudvalgsmøder og hvor lang tid der er fra evt. ny ansøgningsfrist til Lokaludvalgets fagudvalgsmøder. Med undtagelse af en enkelt måned (december), hvor der kun vil være 8 dage mellem ansøgningsfrist og et fagudvalgsmøde, er der generelt mellem 14-17 dage. Sekretariatet vurderer at ca 14 dage er tilstrækkelig tid til at kunne varetage de administrative procedurer i forbindelse med indkomne ansøgninger; nå at korrespondere med ansøgere omkring evt. uddybende spørgsmål/budget, tage højde for weekend/helligdage og småferier samt kunne nå at sende de endelige ansøgninger rettidigt til behandling i fagudvalg.
Sekretariatet kan således bakke op om forslaget, med det forbehold at ansøgninger til behandling på lokaludvalgsmødet i december 2013 formentlig når senere ud til behandling i fagudvalg end normalt. Sekretariatet vil naturligvis bestræbe sig på at planlægge sig ud af denne udfordring, så vidt det er muligt.
Ann foreslår, at ansøgningsfristen rykkes til d. 20. i hver måned med undtagelse af juli og at når fristen falder på en weekend eller helligdag, at den så forlænges til den efterfølgende mandag kl. 12, som det også er gældende i reglerne for den nuværende frist d. 10.
Rykkes fristen til d. 20. vil behandlingstiden falde med et gennemsnit på 10 dage til 20-40 dage.
Sekretariatet har fulgt op på datoer for fagudvalgsmøder og hvor lang tid der er fra evt. ny ansøgningsfrist til Lokaludvalgets fagudvalgsmøder. Med undtagelse af en enkelt måned (december), hvor der kun vil være 8 dage mellem ansøgningsfrist og et fagudvalgsmøde, er der generelt mellem 14-17 dage. Sekretariatet vurderer at ca 14 dage er tilstrækkelig tid til at kunne varetage de administrative procedurer i forbindelse med indkomne ansøgninger; nå at korrespondere med ansøgere omkring evt. uddybende spørgsmål/budget, tage højde for weekend/helligdage og småferier samt kunne nå at sende de endelige ansøgninger rettidigt til behandling i fagudvalg.
Sekretariatet kan således bakke op om forslaget, med det forbehold at ansøgninger til behandling på lokaludvalgsmødet i december 2013 formentlig når senere ud til behandling i fagudvalg end normalt. Sekretariatet vil naturligvis bestræbe sig på at planlægge sig ud af denne udfordring, så vidt det er muligt.
Løsning
Kgs. Enghave Lokaludvalg drøfter og beslutter, om forslag om at ændre Kgs. Enghavepuljens ansøgningsfrist til d. 20. hver måned, med undtagelse af juli og weekend/helligdage, kan godkendes.
Beslutning
Indstilling blev godkendt.