Evaluering af lokaludvalgets julearrangement
Indstilling
Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:
1. at lokaludvalget bidrager til evalueringen af dette års julearrangement.
Problemstilling
Lokaludvalgets julearrangement blev traditionen tro afholdt den 1. søndag i advent, det vil sige dne 1. december. Arrangementet fandt sted på Mozarts Plads.
Forretningsudvalget har noteret følgende:
Planlægningen:
Arbejdsgruppen bestående af Joan, Hanne Mai og Anna samt Brian deltog i et enkelt møde om planlægningen af arrangementet og blev løbende orienteret af Sekretariatet, når der var noget nyt.
Det er et stort arbejde for Sekretariatet at stå med det meste af planlægningen, men enkelte dele, f.eks. indhentelse af arrangementstilladelser må nødvendigvis ligge i Sekretariatet,. Den praktiske del af forarbejdet kan i større omfang godt lægges ud i arbejdsgruppen eller evt delegeres videre til en anden arrangør.
Juletræet er meget fint. Det blev bestilt til levering af Søspejderne Havets Helte i ugen op til julearrangementet. Det blev leveret allerede kl. 6 om morgenen. Det er nødvendigt, at der er nogen til at modtage træet og rette det til, så det placeres korrekt i den "brønd" der er lavet til det på Mozarts Plads. Vi skal bede om at juletræet i fremtiden først leveres i arbejdstiden, så det er nemmere at få nogen til at møde op. Juletræsbrønden er ret bred, så træet skulle rettes op ved hjælp af kiler og en kæde. Det tog lang tid for den repræsentant fra SydhavnsCompagniet, der var mødt op til dette ret tunge arbejde. SydhavnsCompagniet mener, at opgaven fremover skal ligge i lokaludvalget, evt må man betale sig til hjælpen.
Samarbejdet med elektrikeren fungerede fint. Der var dog usikkerhed om det strømkort, det nu er nødvendigt at købe i TMF indeholdt nok penge til at betale for al den strøm, der skal bruges både til arrangementet og resten af måneden. Der var sat 500 kr. ind på kortet, men Sekretariatet blev af elektrikeren opfordret til at der blev købt for 500 kr. mere strøm, hvilket er sket. Der skal derfor budgetteres med op til 1000 kr. i strømforbrug- TMFs satser er 2 år gammel og stammer fra da strømmen var dyrest, så den koster 10 kr. (inkl. moms) pr. kilowatt time. Hvis lokaludvalget ikke skal ud og leje en lift, må træet højst være 5 m. højt, så elektrikeren kan nå toppen vha en stige.
For første gang blev der indgået et samarbejde med Sydhavnen Handler om at de stillede boder op på pladsen. samarbejdet var meget fint, de erhvervsdrivende var meget selvstændige og stod selv for planlægningen af deres del af arrangementet
Sekretariatet havde aftalt med firmaet Manoevent at de skulle levere og opstille samt nedtage scene og scenelys. tilbuddet lød på 9.500 kr. men der kunne spares 2.000 kr. hvis lokaludvalget stillede med 1 person til at hjælpe med opsætningen. Sekretariatet havde misforstået hvor stort dette arbejde var, og havde nøjedes med at aftale med SydhavnsComapgniet at de også kunne hjælpe med denne opgave. SC ønsker også at denne opgave fremover enten varetages af medlemmer af lokaludvalget eller at man betaler den ekstra pris det koster at få firmaet til at stå for denne del af arbejdet.
Sekretariatet arrangerede underholdning i form af børnekor fra Rubinen, musikere og julemandenen, og Sekretariatet stod også for indkøb af slikposer til børnene.
Selve arrangementet
Der var mange flere borgere, der deltog i arrangementet end forventet - tidligere arrangementer har aldrig haft mere end 100-150 deltagere, denne gang var der anslået mindst 500, hvilket i sig selv er helt fantastisk, men samtid betød fgl. problemer:
- der var for få slikposer til børnene
- det var et stort problem at få lyden til at nå ud til alle på pladsen på trods af brug af Soundboks. Det er nødvendigt at afsætte flere midler til lydanlæg
I elskabet skal det store stik nr. 4 altid bruges til lys og lyd på scenen.
Til gengæld var der stor tilfredshed med underholdningen og med Sydhavnen Handlers deltagelse i arrangementet. Der kan med fordel stilles en bod op foran elskabet,. Det var umuligt for julemandens hjælper at tænde juletræet diskret, da elskabet blev brugt som plads for tilskuere.
Løsning
Lokaludvalget tager ovenstående til efterretning og kommer selv med evt. tilføjelser til evalueringen.
Økonomi
Budgettet på 50.000 kr. blev næsten fuldt udnyttet. Hvis der skal være råd til at købe sig til hjælp udefra, er det nødvendigt at afsætte flere midler.