Sekretariatet
Sekretariatet
Kongens Enghave Lokaludvalg
DAGSORDEN
fra ordinært møde torsdag den 11. oktober 2007
3. Sekretariatet
KON 60/2007
BESLUTNING
|
Formanden
indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg,
Lokaludvalgets beslutning på mødet den 11. oktober
2007: Lokaludvalget tog
orienteringen fra sekretariatet til efterretning, og det blev drøftet hvordan
samarbejdet bedst muligt udvikles. På baggrund af denne drøftelse opdateres
det bilag, som blev omdelt på mødet "Praktisk ifm. fagudvalgenes
mødevirksomhed", med følgende punkter: Sekretariatet har mulighed
for at give de tre fagudvalg differentieret bistand, da arbejdsmængden
varierer tidsmæssigt og fra udvalg til udvalg. Fagudvalgene kan bede
sekretariatet deltage på møder, hvis de har brug for assistance i forbindelse
med planlægning af særlige indsatser eller arrangementer. Sekretariatet hjælper
fagudvalgene med overblikket over og opfølgning på aktuelle sager. Denne
koordination sker eksempelvis i form af en matrix over løbende sager i de
enkelte udvalg samt jævnlig kontakt mellem sekretariatet og
fagudvalgsformændene pr. telefon eller e-mail efter udvalgsmøderne. Den nærmere
tilrettelæggelse af samarbejdsprocedurer aftales mellem sekretariatet og den
enkelte fagudvalgsformand. Sekretariatet undersøger
muligheden for fælles postlister for fagudvalg. Papiret "Praktisk ifm.
fagudvalgenes mødevirksomhed" fungerer herefter som retningslinier for
samarbejdet mellem sekretariatet og fagudvalgene. |
PROBLEMSTILLING
Punktet
er flyttet fra Fremtidsseminaret, som er blevet udsat på grund af for få
tilmeldinger.
I
fællessekretariatet for Kgs. Enghave og Vesterbro Lokaludvalg er ansat en
udvalgssekretær og en netværksmedarbejder, disse er formelt set ansat under
Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen. Sekretariatet skal bistå Kgs. Enghave
og Vesterbro Lokaludvalg i deres virke og har en række daglige driftsopgaver
med at forberede lokaludvalgsmøder, følge op på møderne, arrangere borgermøder,
holde regnskab over Lokaludvalgenes puljemidler, korrespondere med ansøgerne,
samt bistå lokaludvalgene i udarbejdelse af en kommende bydelsplan. Derudover
skal Sekretariatet i samarbejde med de øvrige lokaludvalgssekretariater og Økonomiforvaltningen
arbejde med at synliggøre lokaludvalgene og etablere gode samarbejdsrelationer
med kommunens fagforvaltninger.
LØSNING
På
mødet vil udvalgssekretæren mundtligt orientere om Sekretariatets arbejde og
organisering, og der vil være mulighed for at tilkendegive hvilke forventninger
og muligheder der ses i samarbejdet mellem sekretariatet, formandsskabet,
fagudvalgsformændene, fagudvalgene og de enkelte lokaludvalgsmedlemmer.
BILAG
På
mødet vil der blive omdelt en oversigt over praktisk hjælp til fagudvalgene
(bærbare computere, mødelokaler, e-maillister, referatskabelon m.m.)