Drøftelse af overordnede rammer for udvalget (kommissorium og forretningsorden)

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at:

1. Musikudvalget drøfter kommissoriet og dets indhold, herunder eventuelle ændringer.
2. Musikudvalget drøfter forretningsorden og dets indhold, herunder eventuelle ændringer.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen nedsatte den 21. december 2010 et kommunalt musikudvalg. Musikudvalgets regler blev beskrevet i udvalgets vedtægter. 

Musikudvalget blev efter godkendelse i borgerrepræsentation den 13. december 2012 nedsat som et § 17, stk. 4 udvalg og udvalgets tidligere vedtægter blev erstattet af et kommissorium og en forretningsorden. Kommissoriet og forretningsorden har været gældende 1. januar 2014. 

Kommissoriet (bilag 1)

Kommissoriet indeholder bl.a. rammer for udvalgets opgaver, herunder hvor mange ordinære møder der skal holdes årligt, at der skal vedtages kriterier der skal ligge til grund for tilskud til musik, og at der skal bevilges støtte efter de vedtagne kriterier. 

Kommissoriet indeholder endvidere forpligtelser om, at der skal indgås dialog med det københavnske musikmiljø ved minimum at afholde et møde med honorarstøtteansøgerne pr. år og et møde med de udpegende organisationer pr. valgperiode. 

Af kommissoriet er det også fastlagt sammensætningen af udvalgets tolv medlemmer og at Musikudvalget har et sæde i Københavns Kommunes Musikskoles bestyrelse. 

Forretningsorden (bilag 2)

Forretningsordenen beskriver arbejdet som medlem af Musikudvalget, herunder at udvalgets virksomhed foregår på møder, at disse ikke er offentlige tilgængelige, samt at de fastlægges på baggrund af en årlig mødeplan. 

Forretningsordenen indeholder endvidere retningslinjer for afbud til udvalgsmøder, afholdelse af ekstraordinære møder, udsendelse af dagsorden og faste punkter hertil. Herudover indeholder forretningsorden også, at Musikudvalget skal formulere udvalgets visions- og handlingsplan med tilhørende målsætninger. 

Løsning

Musikudvalget har mulighed for at ændre indholdet i både kommissoriet og forretningsorden, dog skal alle ændringer i kommissoriet endelig godkendes af Borgerrepræsentationen. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Forvaltningen vil på baggrund af udvalgets drøftelser udarbejde endeligt udkast til opdateret kommissorium og forretningsorden, der forelægges på udvalgets næste møde.