Evaluering af kortere høringsperioder vedr. ændringer i en gældende lokalplan

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Indre By Lokaludvalg godkender besvarelsen af Teknik- og Miljøforvaltningens spørgeskema vedr. høringsperioder ved offentlig høring af sager, der i begrænset omfang ændrer på bestemmelser i en gældende lokalplan. Besvarelsen fremgår af løsningsafsnittet.

Problemstilling

Med mail den 22. juni 2020 bad Teknik- og Miljøforvaltningen alle lokaludvalgene om at besvare et spørgeskema om høringsperioder ved offentlig høring af sager, der i begrænset omfang ændrer på bestemmelser i en gældende lokalplan. Spørgeskemaet skal besvares inden 1. september 2020.

Anledningen til spørgeskemaet er, at Teknik- og Miljøforvaltningen er ved at at udarbejde en evaluering af kortere høringsperioder.

 

Sagen var på dagsordenen for lokaludvalgets møde den 13. august 2020, men blev udsat.

 

Løsning

Formanden foreslår følgende besvarelse af spørgeskemaet:

1. Hvilken proces er der, når lokaludvalget drøfter og formulerer høringssvar?

    

   Udvalgets svar:
   
   Her beskrives processen:

    

   • Sagen, der er i høring, sendes til kommentering hos lokaludvalgets medlemmer og suppleanter.
   • Hvis lokaludvalgets formand vurderer, at det giver mening, bliver andre interessenter opfordret til at kommentere sagen over for lokaludvalget, så deres kommentarer kan indgå i lokaludvalgets beslutningsgrundlag om sagen.
   • Hvis lokaludvalgets formand vurderer, at det giver mening, bliver borgerne via Facebook og lokaludvalgets hjemmeside bedt om at kommentere sagen enten overfor lokaludvalget eller direkte på Bliv Hørt-portalen. De kommentarer, lokaludvalget modtager, refereres i indstillingen om høringsvaret, som lokaludvalget skal tage stilling til.
   • Hvis lokaludvalget på forhånd har udpeget tovholdere til at håndtere sagen, drøfter og aftaler de stikord til et udkast til høringssvar, som lokaludvalgets sekretariat udarbejder.
   • Hvis ikke der er udpeget tovholdere, aftaler lokaludvalgets formandskab stikord til et udkast til høringssvar, som lokaludvalgets sekretariat udarbejder.
   • Lokaludvalgets sekretariat skriver indstilling til lokaludvalget om høringssvaret, baseret på stikord fra hhv. tovholdere og formandskab og med inddragelse af dels eventuelle kommentarer fra lokaludvalgets medlemmer og suppleanter, dels eventuelle kommentarer fra andre interessenter og dels eventuelle kommentarer fra borgere.
   • Ved udarbejdelsen af udkast til indstilling og høringssvar skeles til tidligere afgivne høringssvar i den pågældende sag. Endvidere vurderes sagen i forhold til Indre By Bydelsplan 2017-20.
   • I lokaludvalgets åbne spørgetid forud for det egentlige lokaludvalgsmøde har borgerne mulighed for at kommentere sagen, der er i høring, samt udkastet til høringssvar. Kommentarerne indgår i lokaludvalgets drøftelse af sagen.
   • Under drøftelsen af sagen kan lokaludvalgets medlemmer stille ændringsforslag vedr. det foreslåede høringssvar. Ændringsforslag og høringssvaret som sådan besluttes ved almindeligt flertal.
     
     
2. Har lokaludvalget konkret erfaring med høringer på to uger?

    

   Udvalgets svar:

   Ja, senest var det i juni 2020 vedr. forslag til tillæg til lokalplan 512 "Gammelholm og Nyhavn".

    

3. Oplever lokaludvalget udfordringer i sager med to ugers høringsfrist?

    

   Udvalgets svar:
   
   Vi formoder, at hensigten med at sende et lokalplanforslag eller et forslag til tillæg til en gældende lokalplan i offentlig høring er, at forvaltningen og politikerne ønsker at kvalificere forslaget.

    

   Lokaludvalget oplever derfor følgende udfordringer med en to ugers høringsfrist:

   • Lokaludvalgets og forvaltningens mulighed for i høringsperioden at drøfte sagen med borgerne i et borgermøde eller ved anden form for borgerdialog er så godt som umulig med en kort høringsperiode.
   • Borgere, som har en konkret interesse i sagen, vil formentlig blive opmærksom på sagen, hvis den omtales i medierne eller på lokaludvalgets kommunikationsplatforme. Med en kort høringsperiode er der en risiko for, at borgerne opdager sagen for sent til, at de kan nå at formulere et høringssvar.
   • En kort høringsperiode giver ikke borgerne tid til at organisere sig og i fællesskab at formulere et høringssvar.
   • Lokaludvalget holder i udgangspunktet møde en gang om måneden. Hvis høringsperioden er placeret mellem to lokaludvalgsmøder, kan lokaludvalget ikke beslutte et høringssvar inden svarfristen.
   • Sager, som forvaltningen vurderer, er ukomplicerede og derfor offentligør med kort høringsfrist, kan indeholde praktiske og principielle forhold af betydning for lokalområdet, som overses og derfor må samles op i en senere proces.
     
     
     
4. Svarer lokaludvalget både i den faglige høring (tidligere kaldet intern høring) og i den offentlige høring? Er der i givet fald forskel på de to svar lokaludvalget udarbejder? Hvis ja, hvad skyldes forskellen?

Udvalgets svar:

Som regel svarer lokaludvalget på begge høringer. Eventuelle forskelle på høringssvarene kan skyldes,

• at der er gået lang tid mellem høringerne
• at høringsperioden for den faglige høring har været for kort til, at lokaludvalget har kunnet levere et gennemarbejdet og nuanceret høringssvar, hvilket der så kan rådes bod på i den offentlige høring
• at indholdet i sagen er ændret mellem den faglige høring og den offentlige høring 
• at konteksten for sagen, der sendes i høring, har ændret sig. Der kan fx. være sket ændringer i lokalområdet som gør, at sagen skal ses i et nyt lys.
• at lokaludvalget i mellemtiden har haft borgerdialog om sagen
• at borgere har gjort lokaludvalget opmærksom på forhold i sagen, som lokaludvalget i første omgang ikke havde øje for
• at lokaludvalget har konstateret, at den politiske holdning på Rådhuset til sagen har ændret sig mellem de to høringer
• at sammensætningen af lokaludvalget er ændret
• at lokaludvalget imellemtiden er blevet klogere.

Økonomi

Intet.

Videre proces

Når lokaludvalget har godkendt besvarelsen af spørgeskemaet, sender sekretariatet den til Teknik- og Miljøforvaltningen.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Gunna Starck om, at lokaludvalget spørger Teknik- og Miljøforvaltningen om hvem, der afgør, at ændringer i bestemmelser i gældende lokalplaner er af begrænset omfang, og om på hvilket grundlag afgørelsen træffes.

 

Lokaludvalget godkender besvarelsen af spørgeskemaet, der fremgår af løsningsafsnittet, med ovennævnte tiltrådte ændringforslag.