Kommunikationsindsats forud for opstillingsmødet i 2014

Formanden indstiller,

1. at Indre By Lokaludvalg afsætter 72.400 kr. til en øget kommunikationsindsats om lokaludvalget generelt
2. at Indre By Lokaludvalg udpeger 4-5 lokaludvalgsmedlemmer og/eller suppleanter til et ”informationskorps”, som er i beredskab til at holde korte oplæg om lokaludvalget for lokale foreninger, brugerbestyrelser og organisationer
3. at Indre By Lokaludvalg udpeger 2-4 lokaludvalgsmedlemmer og/eller suppleanter som tovholdere for kvarterbesøg.

Formandskabet foreslår, at lokaludvalget igangsætter nedenstående lokale tiltag, som stemmer overens med den kommunikationsstrategi, lokaludvalget vedtog i april 2012 og senest drøftede i januar 2013. Her besluttede lokaludvalget blandt andet 

• at fokusere mere på beboere i Indre By, særligt de der bor uden for Cityavisens dækningsområde 
• at lokaludvalget skal forsøge at udnytte eksisterende netværk og lokale aktører 
• at lokaludvalget skal fastholde variationen mellem digital kommunikation, traditionelle møder og opsøgende arrangementer, f.eks. med Debatvognen.

Kortlægning af lokale foreninger, brugerbestyrelser og organisationer
Sekretariatet har en ufuldkommen liste over lokale foreninger, brugerbestyrelser og organisationer, som kan være berettiget til at deltage i opstillingsmødet til lokaludvalget. Sekretariatet vil løbende opdatere denne liste. Foreningerne kontaktes af sekretariatet via mail med information om, hvad lokaludvalget er, og hvordan man kan deltage i opstillingsmødet.

Sekretariatet vil ud fra foreningslisten forsøge at udpege eventuelle områder, hvor der er brug for en mere målrettet indsats, f.eks. hvis nogle typer af foreninger, kvarterer eller interessegrupper er underrepræsenterede.

Øget kommunikationsindsats i ydre dele af Indre By
Da Cityavisen kun udkommer i København K, og derfor ikke dækker hele Indre By, er det relevant med en øget kommunikationsindsats i de dele af Indre By, som har København V- og København Ø-postnumre.

Den øgede kommunikationsindsats kan iværksættes med en annonce-kampagne i Østerbro Avis og Vesterbro Bladet, som strækker sig fra september til og med december 2013. Ved årsskiftet kan annoncernes effekt vurderes, f.eks. i forhold til antal klik på hjemmesiden og om der kommer flere henvendelser fra beboere i disse områder, end der normalt gør.

Informationskorps
Lokaludvalget kan tilbyde foreninger, brugerbestyrelser og lokale organisationer, at der kommer et lokaludvalgsmedlem ud til dem og holder et 5-minutters oplæg om, hvad lokaludvalget er, hvad man laver som lokaludvalgsmedlem, og hvordan man kan deltage i valget. Det kan f.eks. ske i forbindelse med generalforsamlinger, bestyrelsesmøder, interne arrangementer etc.

Kvarterbesøg
For at skabe synlighed omkring lokaludvalget og dets arbejde og komme i snak med lokale beboere, kan det være en god idé at deltage i lokale arrangementer, f.eks. kvarterfester, gadefestivaler, loppemarkeder etc. Det kan blandt andet være en lejlighed til at styrke lokaludvalgets virke i de kvarterer, som lokaludvalget ellers sjældent besøger, f.eks. med Debatvognen. Det kan for eksempel være ved Østerbrogade, Nyboder eller området omkring Vesterport.

Kvarterbesøg kan enten gøres med Debatvognen, hvor lokaludvalgsmedlemmer uddeler foldere og balloner med mulighed for uformel snak, eller det kan gøres i mindre format – uden Debatvogn – afhængigt af, hvad der vil være passende til det pågældende arrangement.

Digital kommunikation og presse
Sekretariatet vil løbende sørge for at informere om opstillingsmødet til lokaludvalget på hjemmesiden, Facebook og den faste annonce i Cityavisen.

Der er blevet lavet en række interviews med 5-6 af Indre By Lokaludvalgs medlemmer og –suppleanter om deres motivation og lokale mærkesager. Interviewene vil blive publiceret på lokaludvalgets hjemmeside i løbet af efteråret som en artikelserie, der giver et personligt perspektiv på, hvad det vil sige at være engageret i lokaludvalget.

Sekretariatet vil sammen med formandskabet forsøge at skabe øget opmærksomhed omkring lokaludvalgenes virke i de lokale medier i slutningen af året. Det kan eventuelt fungere som et tilbageblik på lokaludvalgets arbejde den foregående valgperiode og frem mod den næste.

Orienterings- og dialogmøder
Formandskabet vil eventuelt senere komme med en indstilling om at afsætte yderligere midler til fx orienteringsmøder i december 2013.

• Tryk af informationsmateriale: Udvikling og tryk af folder: 3.000 kr.
• Annoncering i den faste annonce i Cityavisen: 1/3 kvart-sides annoncer
  i perioden september – december 2013 (1/3-annonce pr. måned): 5.400 kr.
• Ekstra annoncering: Otte kvart-sides annoncer i henholdsvis Østerbro Avis og Vesterbro Bladet i perioden september – december 2013 (en annonce pr. måned pr. avis): 22.000 kr.
• Debatvognsarrangementer: 30.000 kr.
• Information på Byens Hegn i november-december 2013 (4 steder): 12.000 kr.

I alt 72.400 kr.

Ovenstående er en maksimal-ramme for udgiften. Ved et lavere ambitionsniveau vil udgiften naturligvis være mindre.

1. Lokaludvalget besluttede at afsætte 72.400 kr. til en øget kommunikationsindsats om lokaludvalget generelt
2. Lokaludvalget udpegede Jan Baltzersen, Steen Juhl Olesen, Peter Raben, Ole Benny Nielsen, Bent Lohmann, Gunna Starck og Lis Langsø til et ”informationskorps”, som er i beredskab til at holde korte oplæg om lokaludvalget for lokale foreninger, brugerbestyrelser og organisationer samt til tovholdere for kvarterbesøg.