Ansøgningsprocessen i forbindelse med arrangementer på offentligt areal

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Indre By Lokaludvalg drøfter ansøgningsprocessen, når borgere søger om tilladelse til at afholde et arrangement på en af byens pladser, veje eller parker.
   
   
2. at Indre By Lokalvalg beslutter, om det skal foreslå Teknik- og Miljøforvaltningen at ændre i processen for ansøgninger om tilladelser til arrangementer på byens pladser, veje eller parker, så borgerne får lettere ved at søge om tilladelse til arrangementer..

Problemstilling

På vegne af lokaludvalget har sekretariatet flere gange søgt om tilladelse til at benytte kommunens arealer i forbindelse med diverse borgerrettede aktiviteter. I den forbindelse har sekretariatet erfaret, at ansøgningsprocessen kan være kompleks og tids- og ressourcekrævende, og at processen varierer i kompleksitet og sagsbehandlingstid alt efter arrangementstype. Det gør sig også gældende for borgerne.

For de fleste ansøgningers vedkommende modtager sekretariatet først svar kort tid før selve datoen for arrangementet; i nogle tilfælde 1-2 dage før, hvilket stiller sekretariatet som ansøger i en svær situation i forhold til den videre planlægning. Det samme må gøre sig gældende for borgere, der søger om tilladelse til at holde arrangementer på kommunens arealer.

De første spørgsmål i ansøgningsprocessen er lette og overkommelige at svare på, da de omhandler generelle fakta om arrangementet – herunder navn på arrangementet, type af arrangement, overordnet beskrivelse, dato/ tidspunkt, forventet deltagerantal, sted/ placering, trafikgener, lugtgener og affald, støjgener, udskænkning af drikkevarer, non-profit og kommercielt indhold.

Det komplekse og ofte uoverskuelige for den, der ansøger, er, når der skal tilføjes en afspærringsplan, skilteplan og i visse tilfælde en trafikafviklingsplan. Disse planer skal godkendes i forvaltningen.

Den almindelige borger har formentlig ikke redskaberne til at lave en afspærringsplan eller en skilteplan, og skal derfor have et professionelt firma til at lave disse samt til at opstille afspærrings-materiel og skilte, da det er krav fra Københavns Kommune.

Det koster ressourcer i form af tid og penge, som borgerne nok ikke altid har, hvis det blot er en gade, der skal lukkes i forbindelse med en vejfest, loppemarked osv..

Når ansøgningen er indsendt, begynder der ofte en dialog med en sagsbehandler i forvaltningen, der kan have spørgsmål af forskellig karakter samt bemærkninger til afspærringsplanen og skilteplanen, som da skal rettes til af det professionelle firma.

Skal der i forbindelse med arrangementet opsættes telte, scener eller tribuner, som ikke er certificeret, eller foregår arrangementet på et sted, som er omfattet af en lokalplan/byplan eller en  fredning, så kræver det ofte en byggetilladelse, som ansøgeren skal søge Teknik- og Miljøforvaltningens Område for Bygninger om. Det betyder, at ansøgeren kan være nødsaget til at søge tilladelse to steder i Teknik- og Miljøforvaltningen og dermed have to ansøgningsprocesser kørende om det samme arrangement.

Sekretariatet har erfaret, at det ofte er svært at få den fornødne hjælp til sin ansøgning fra kommunens sagsbehandlere, og at svarene ofte er af overordnet karakter. Den manglende hjælp, og ansøgningsprocessen i sin helhed, kan i værste tilfælde betyde, at gode borgeraktiviteter ikke realiseres. 

Sekretariatet har desuden erfaret, at i perioder med store arrangementer i byen, som fx. Euro 2020 og WorldPride, skal ansøgninger om tilladelser til arrangementer indsendes i meget god tid inden arrangementet.

Løsning

Formanden indstiller, at lokaludvalget drøfter, hvorvidt det skal foreslå Teknik- og Miljøforvaltningen at ændre i ansøgningsprocessen til arrangementer, så borgere får lettere ved at søge om tilladelse til arrangementer i Københavns Kommune.

Økonomi

Intet.

Videre proces

1. Lokaludvalget drøftede ansøgningsprocessen, når borgere søger om tilladelse til at afholde et arrangement på en af byens pladser, veje eller parker. Der var følgende bemærkninger i drøftelsen.
   • Det skal være muligt for frivillige og de små erhvervsdrivende at søge om tilladelse til at afholde et arrangement uden professionel hjælp.
   • Når kommunen mener, at lokale brugere skal bruge byrummet mere, skal det være nemt som frivillig at søge om tilladelse til at afholde et arrangement.
   • I ansøgningsprocessen skal der screenes for brug af højtalere i beboelsesgader. Lokale gadearrangementer bør være uden højtalere.
   • Der bør være en guidance eller beslutningsstige i forbindelse med ansøgningsprocessen.
   • Det skal være muligt for borgerne at få en dialog med forvaltningen om en ansøgning om tilladelse til at afholde et arrangement.
     
     
2. Lokalvalget bemyndigede formanden til at foreslå Teknik- og Miljøforvaltningen at ændre i processen for ansøgninger om tilladelser til arrangementer på byens pladser, veje eller parker, så borgerne får lettere ved at søge om tilladelse til arrangementer.