Ansættelse af ny sekretariatsmedarbejder

Indre By Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra Indre By Lokaludvalg onsdag den 14. januar 2009

 

 

4.      Ansættelse af ny sekretariatsmedarbejder

IBL   7/2009

INDSTILLING OG BESLUTNING

Formanden indstiller, at Indre By Lokaludvalg godkender, 1. at der ansættes en medarbejder i fællessekretariatet for Indre By og Christianshavns Lokaludvalg 2. at udgiften til medarbejderen dækkes af puljemidlerne 3. at udgiften til medarbejderen deles mellem Indre By og Christianshavns Lokaludvalg efter fordelingsnøglen 75/25 4. at de to formandskaber og udvalgssekretæren bemyndiges til at fastlægge profilen for medarbejderen

 

 

PROBLEMSTILLING

Erfaringen viser, at 70 % af en udvalgssekretærs tid går med at drive "beslutningsmøllen" i et lokaludvalg. Det er alene af denne grund meget vanskeligt at forestille sig, at Indre By og Christianshavns Lokaludvalg kan nøjes med en udvalgssekretær til to lokaludvalg. Dertil kommer den tid, lokaludvalgssekretæren skal lægge i servicering af borgerne i bred forstand, f.eks. i form af arrangering af borgermøder, kontakt til ansøgere af puljemidler og den øvrige administration af puljemidlerne og besvarelser af henvendelser fra borgerne til sekretariatet.

 

 

LØSNING

Formanden foreslår, at der ansættes en medarbejder på fuld tid til sekretariatet samt at profilen for medarbejderen fastlægges af de to formandskaber og udvalgssekretæren. Det er forudsat, at medarbejderen skal håndtere administrative opgaver, men i øvrigt have en borgerrettet funktion.

Udgiften til en fuldmægtig på fuld tid fremgår af nedenstående:

 

Udgiftspost	Årsbudget i kr.
Løn til fuldmægtig/administrativ medarbejder	450.000
Overhead	100.000
I alt	550.000

 

Begrebet "overhead" dækker over mange forskellige udgifter til kontorhold, herunder udgifterne til en PC-arbejdsplads (hardware og software), udgifter til HR og udgifter til Københavns Kommunes bogholderi.

 

Medarbejderen finansieres af puljemidlerne.

 

Indre By Lokaludvalg råder for 2009 over 2 562,000,00 kr. i puljemidler. Christianshavns Lokaludvalg råder i 2009 over 731,000,00 kr. i puljemidler. Som følge af størrelsen af de to lokaludvalgs puljemidler foreslår formanden, at finansieringen af den nye medarbejder fordeles med 75 % til Indre By Lokaludvalg og 25 % til Christianshavns Lokaludvalg, svarende til at Indre By Lokaludvalg afholder 412.500 kr. af udgiften og Christianshavns Lokaludvalg afholder 137.500 kr. af udgiften. Denne fordelingsnøgle er aftalt med formanden for Christianshavns Lokaludvalg.

 

ØKONOMI

Se ovenfor

 

VIDERE PROCES

Ansættelse af en ny medarbejder kræver godkendelse i såvel Indre By Lokaludvalg som Christianshavns Lokaludvalg.

Under forudsætning af godkendelse af ansættelse og finansiering af ny medarbejder, indstiller formanden nedenstående proces for ansættelsen:

 

Procesplan:

Tidspunkt	Emne
14. januar 2009	Indre By behandler indstilling om ansættelse af ny medarbejder
29. januar 2009	Christianshavn behandler indstilling om ansættelse af ny medarbejder
Primo februar 2009	Møde mellem udvalgssekretær og formandskaberne om ansøger-profil
Primo februar 2009	Annonce indrykkes
Marts 2009	Ansættelsessamtaler afholdes
Senest 1. maj	Medarbejderen starter i sekretariatet