Høringssvar om tilpasning af lokaludvalg

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Indre By Lokaludvalg godkender høringssvaret til Borgerrepræsentationens sekretariat om forslag vedr. tilpasning af lokaludvalg, der fremgår af løsningsafsnittet.

Problemstilling

Borgerrepræsentationens sekretariat har med mail den 30. oktober 2020 bedt lokaludvalgene om høringssvar vedr. forslag til tilpasning af lokaludvalg. Svarfristen er den 30. november 2020.

Forslagene er gengivet i løsningsafsnittet.

Løsning

Formanden foreslår, at lokaludvalget skriver følgende til Borgerrepræsentationens sekretariat:

”Tak for høringsmaterialet vedr. tilpasning af lokaludvalg. Nedenfor har vi indsat vores bemærkninger til forslagene i bilag 2.

Bemærkninger til forslagene i bilag 2:
Opsamling på forslag til tilpasninger af lokaludvalg

Vedr. formål og bydelsplaner

1. At lokaludvalgenes primære rolle er at arbejde aktivt og faktabaseret med en mangfoldighed af københavnerne om de temaer, der er væsentlige for københavnerne i de enkelte bydele - via udarbejdelse og løbende realisering af en bydelsplan.
   
   Bemærkning
   Foreslås ændret til: "At lokaludvalgenes rolle er at arbejde aktivt, faktabaseret og inddragende med bydelenes borgere og brugere om de sager og temaer, der er væsentlige for de enkelte bydele, bl.a. via udarbejdelse og løbende realisering af en bydelsplan."

Beskrivelsen af lokaludvalgenes rolle bør uddybes med en beskrivelse af, hvilken funktion, de har i kommunen, og hvilken værdi, de har for politikerne, forvaltningerne og borgerne.

I høringsmaterialet lægges der meget vægt på, at lokaludvalgene har borgerdialog, men det står ikke klart, om lokaludvalgene er kommunens hovedaktør vedr. borgerdialog på bydelsniveau eller om forvaltningerne også kan have borgerdialog på bydelsniveau uden at samarbejde med lokaludvalget.

    2. At lokaludvalgenes arbejde, herunder med bydelsplanen, ikke på forhånd skal være bundet op på kommunale politikker, temaer, forvaltningernes arbejde eller planer. 

Bemærkning
Enig.

    3. At bydelsplanerne godkendes af lokaludvalgene selv og skal ikke forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen. 

Bemærkning
Enig.

    4. At bydelsplanerne er lokaludvalgenes og bydelenes egne visions- og arbejdsplaner, som udstikker visioner, temaer og projekter for lokaludvalgenes arbejde. Bydelsplanerne er levende, tidssvarende planer, der løbende kan opdateres med nye projekter ligesom realiserede projekter kan angives som afsluttede.

Bemærkning
Første sætning foreslås ændret til: "At bydelsplanerne er lokaludvalgenes og bydelenes egne visions- og arbejdsplaner, som udstikker visioner, temaer og projekter for deres bydel."

Vedr. understøttelse og involvering af det lokale engagement i lokaludvalgenes arbejde

1. At lokaludvalgene understøtter og integrerer det lokale initiativ og engagement yderligere i lokaludvalgenes arbejde via:

• udvidelse af puljemidlernes anvendelsesområde til at omfatte både aktiviteter, udstyr og materiale.
• tilbud om vejledning til københavnere, der har brug for hjælp til realisering af lokale sager eller initiativer til gavn for bydelen.
• løbende invitation til deltagelse i arbejds-/fokus-grupper.
• involvering i prioritering af puljemidler til forskellige indsatsområder.

           Bemærkning 
           Forslagene vil alt andet lige medføre yderligere træk på

• lokaludvalgets pulje
• lokaludvalgsmedlemmernes tid
• sekretariatets ressourcer.

Hensigten med forslagene er sympatisk, men kan ikke virkeliggøres uden tilførsel af økonomi og personale.

   2.  At lokaludvalgene synliggør den københavnerinddragelse og afvejning af forskellige lokale hensyn og interesser, der ligger til grund for lokaludvalgets udtalelser og arbejde i bydelen, når lokaludvalgene bringer lokale interesser og behov videre til forvaltninger, udvalg og Borgerrepræsentationen.

  Bemærkning
        Forslagene vil alt andet lige medføre yderligere træk på lokaludvalgsmedlemmernes tid og sekretariatets ressourcer. Forslagene kan ikke virkeliggøres uden tilførsel af økonomi og personale.

Lokaludvalget forstår til dels hensigten med forslaget, men frygter, at informationerne, der ønskes tilvejebragt, vil være ”Nice to know” og ikke ”Need to know”. Det fremgår ikke, hvem de ønskede informationer skal synliggøres over for. Behovet for de ønskede informationer bør uddybes, før man går videre med forslaget.

I parentes bemærket noterer vi os, at der ikke stilles samme krav til forvaltningerne om synliggørelse, inddragelse og interesseafvejning i indstillingerne til deres udvalg.

    3. At lokaludvalgenes adgang og søgefunktion til data i kommunes statistikbank om lokaludvalgsområdet og lokalbefolkningen forbedres og udvides, så lokaludvalgene kan bygge deres arbejde og udtalelser på fakta om bydelens behov og særkender.

Bemærkning
Enig.

Vedr. lokaludvalgenes kompetenceområde

1. At lokaludvalgene repræsenterer og formidler bredden af københavnernes interesser og holdninger i bydelene også når de går imod beslutninger truffet af Borgerrepræsentationen eller udvalgene. At lokaludvalgenes ikke på anden måde kan indgå i/facilitere/understøtte/igangsætte eller anvende puljemidler på aktiviteter, såsom projektforslag eller udviklingsplaner, der er i modstrid med beslutninger truffet i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

    

   Bemærkning 
   Foreslås ændret til: "At lokaludvalgenes ikke anvender puljemidler på aktiviteter, der er i modstrid med beslutninger truffet i udvalgene og Borgerrepræsentationen."
   
   Jf. ønsket om mangfoldighed skal ovenstående dog ikke være til hinder for, at lokaludvalgene af puljemidlerne yder støtte til andres aktiviteter, som måtte være i modstrid med beslutninger truffet i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

    

    

   Vedr. forvaltningernes tidlige inddragelse og samarbejde

1. At forvaltningernes tidlige samarbejde med lokaludvalgssekretariater og lokaludvalg sker på tværs af alle forvaltninger, men fleksibelt, så det tilpasses de enkelte forvaltningers organisering og arbejdsgange samt lokaludvalgenes behov. F.eks. i form af et årligt dialogmøde om behovsprognoser, kommende sager og mulige samarbejder af lokal relevans. Hvert 4. år afholdes et større eller flere møder med henblik på., at forvaltningerne kan medvirke til kvalificering af lokaludvalgenes arbejde med bydelsplaner.
   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
2. At forvaltninger og lokaludvalgssekretariater etablerer en procedure for løbende tidlige dialog, forventningsafstemning og samarbejde om sager, der kan være væsentlige for bydelen.
   
   Bemærkning
   Enig.
   

    

3. At forvaltningerne samarbejder med lokaludvalgene om tilrettelæggelse og afholdelse af københavnerinddragelse i sager, hvor inddragelse er oplagt eller politisk besluttet. Kommunens principper for københavnerdialog er i fokus i samarbejdet. Der afprøves, så vidt muligt, nye metoder til københavnerinddragelse, som f.eks. borgersamlinger, vejledende prioriteringer af puljemidler eller projektforslag samt digitale inddragelsesmetoder.
   
   Bemærkning
   Enig, men afprøvelse af nye metoder vil alt andet lige trække yderligere på sekretariatet og lokaludvalgsmedlemmernes ressourcer. Dertil kommer det økonomiske aspekt. Skal lokaludvalget eller forvaltningen betale den yderligere omkostning, der typisk vil være ved at afprøve nye metoder? Vi formoder, at Teknik- og Miljøforvaltningens borgersamlingsforløb i 2019 vedr. Middelalderbyen var en forholdsvis dyr borgerdialog.
   
   
   
   
4. At forvaltningerne tilvejebringer en høringsfrist på min. 6 uger, hvis der har være en forudgående tidlig inddragelse af lokaludvalg, min. 8 uger i de tilfælde der ikke har været tidlig inddragelse, og 12 uger, hvis sagen fordrer en mere omfattende, mangfoldig københavnerinddragelse.
   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
5. At forvaltningerne oplyser, hvilke lokale udfordringer og behov for input, der gør sig gældende i sagsmateriale, der fremsendes til lokaludvalgene, så lokaludvalgene kan målrette sine udtalelser efter forvaltningernes behov for input.
   
   Bemærkning
   Høringsmaterialet bør omtale fokuspunkter, som lokaludvalget i særlig grad bør forholde sig til.
   
   
   
   
6. At lokaludvalgene selv prioriterer hvilke høringer de svarer på, og at de dermed ikke er forpligtigede til at udtale sig i sager og høringer, der fremsendes af forvaltningerne.

   
   Bemærkning 
   Enig, men der skal samtidig være plads til, at lokaludvalget af egen drift forholder sig til sager og høringer, som forvaltningerne ikke har sendt frem til lokaludvalget.
   
   
   
   

7. At lokaludvalgene synliggør og redegør for de fakta, den viden og københavnerinddragelse, der ligger til grund for deres udtalelser.

   
   Bemærkning
   Forslaget vil alt andet lige medføre yderligere træk på lokaludvalgsmedlemmernes tid sekretariatets ressourcer. Forslaget kan ikke virkeliggøres uden tilførsel af økonomi og personale.

Lokaludvalget forstår til dels hensigten med forslaget, men frygter, at informationerne, der ønskes tilvejebragt, vil være ”Nice to know” og ikke ”Need to know”. Det fremgår ikke, hvem de ønskede informationer skal synliggøres over for. Behovet for de ønskede informationer bør uddybes, før man går videre med forslaget.

     8. At lokaludvalgene tilvejebringes råd og vejledning ift. udarbejdelse af høringssvar/udtalelser til det politisk-administrative niveau.

Bemærkning
Enig.

    9. At forvaltningerne skal kende bydelsplanernes indhold på deres ressortområde, og orientere Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg, hvis elementer i bydelsplanerne har relevans for de sager, der skal behandles. Lokaludvalgssekretariaterne skal orienteres, hvis nye sager har relevans for indsatsområder i bydelsplanerne.

Bemærkning
Enig.

Vedr. initiativer, der har fokus på foreningsrepræsentation

1. At der i bydelene gennemføres en tidlig dialog og kommunikationsindsats om lokaludvalgenes arbejde og valg til lokaludvalg.
   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
2. At krav til dokumentation for opstilling og stemmeafgivelse til lokaludvalg forenkles for foreningslivet i bydelen. De foreninger der ikke er kendt af lokaludvalgssekretariaterne efterprøves.
   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
3. At opstillede kandidater præsenteres på lokaludvalgenes hjemmeside og via sociale medier samt på et åbent møde mellem kandidaterne, de stemmeberettigede foreninger og bydelens københavnere.
   

   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   

4. At valg til lokaludvalg afholdes ved digital afstemning for tilmeldte foreninger med mulighed for stemmeafgivelse i 14 dage.
   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
5. At der vælges et ubegrænset antal suppleanter til én fælles, suppleantliste ud af de opstillingsberettigede foreningsrepræsentanter, der ikke opnåede en medlemsplads. De opstillingsberettigede foreninger skal ved tilmelding til valget tilkendegive, om de ønsker en suppleantplads og tildeles en suppleantplads i den rækkefølge de har modtaget flest stemmer.
   
   Bemærkning
   Indre By Lokaludvalg foreslår, at det nuværende system med personlige 1. og 2. suppleanter for hvert lokaludvalgsmedlem bibeholdes. Det sikrer et bredere engagement blandt suppleanterne, end man opnår med en fælles suppleantliste.
   
   
   
   
6. At Borgerrepræsentationen på baggrund af valgresultatet godkender 23 medlemmer af lokaludvalget, en 1. og 2. suppleant for hver partilisterepræsentant samt én fælles suppleantliste for foreningsrepræsentanterne.
   
   Bemærkning
   Indre By Lokaludvalg foreslår, at det nuværende system med personlige 1. og 2. suppleanter for hvert lokaludvalgsmedlem bibeholdes. Det sikrer et bredere engagement blandt suppleanterne, end man opnår med en fælles suppleantliste.
   
   
   
   
7. At både lokale foreninger og partiforeninger, der er repræsenteret ved et medlem eller suppleant i lokaludvalgene, kan vælge at udskifte deres repræsentant, hvis denne ikke længere repræsenterer foreningen eller partiet i lokaludvalgsarbejdet, herunder ved f.eks. stort fravær.
   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
8. At bydelens øvrige foreninger løbende kan skrive en repræsentant på suppleantlisten i takt med at nye foreninger opstår eller eksisterende foreninger ønsker at deltage i lokaludvalgsarbejdet.
   
   Bemærkning
   Indre By Lokaludvalg foreslår, at det nuværende system med personlige 1. og 2. suppleanterfor hvert lokaludvalgsmedlem bibeholdes. Det sikrer et bredere engagement blandt suppleanterne, end man opnår med en fælles suppleantliste.
   
   Øvrige foreninger kan skrive sig på en interesseliste og blive informeret om aktuelle sager mv.
   
   
   
   
9. At rokeringer ikke længere skal godkendes af Borgerrepræsentationen. Efter valget, er det foreningerne i bydelen, der afgør om de vil beholde deres plads i lokaludvalget, udskifte deres repræsentant og nye foreninger kan skrive sig på suppleantlisten. Lokaludvalgssekretariaterne orienterer lokaludvalget om rokeringer, ind- og udtræden i lokaludvalgene.
   
   Bemærkning
   Enig.

Vedr. initiativer, der har fokus på partirepræsentation

1. At Borgerrepræsentationens Sekretariatet indgår i dialog med de politiske partier i god tid inden udpegning af politiske repræsentanter om lokaludvalgenes arbejde og de politiske repræsentanters funktion i lokaludvalgene. Det sker med henblik på at tilvejebringe et oplyst grundlag for udpegningen samt styrke repræsentanternes rolle som bindeled mellem Borgerrepræsentationens og lokaludvalgenes arbejde.

Bemærkning

Enig, men der bør ikke desto mindre være en regel om, at et politisk partis plads i lokaludvalgene overgår til foreningerne, hvis pladsen er vakant i længere tid, fx max. 5 måneder.

Vedr. initiativer, der skal fastholde medlemsdeltagelsen

1. At der i den løbende drift og betjening af lokaludvalgene planlægges arrangementer og tilbud, der understøtter et inkluderende og dynamisk fagligt fællesskab om lokaludvalgsarbejdet for både medlemmer og suppleanter. Herunder tilbud om personlig udvikling i rollen som frivilligt lokaludvalgsmedlem.

Bemærkning
Forslaget er sympatisk, men vil andet lige tage tid fra lokaludvalgsmedlemmernes kerneopgaver.

Tilpasninger vedr. geografisk inddeling og administra-tive organisering

1. At lokaludvalgenes nuværende geografiske inddeling bibeholdes.
   
   Bemærkning
   Indre By Lokaludvalg foreslår, at den del af Indre By Lokaludvalgs område, der ligger nord for Dag Hammarskjölds Allé, overføres til Østerbro Lokaludvalg.
   
   
   
   
2. At lokaludvalgssekretariaterne fortsat er lokalt placerede og forankrede i bydelene.
   
   Bemærkning
   Enig.
   
   
   
3. At lokaludvalgene og lokaludvalgssekretariaterne tilvejebringes en tydelig ramme for kompetence- og ansvarsfordelingen mellem lokaludvalg, lokaludvalgsformænd og lokal-udvalgssekretariater.
   
   Bemærkning
   Enig
   
   
   
   
4. At lokaludvalgssekretariaternes tværgående videndeling, samarbejde samt faglige og sociale fællesskab styrkes via udbredelse af succesfulde metoder og arbejdsgange i de enkelte netværksgrupper og sekretariater samt ved etablering af relevante tovholder, mentor- og makkerordninger.
   
   Bemærkning
   Ja, hvis det har værdi for lokaludvalgets virke.
   
   
   
   
5. At Økonomiforvaltningen, i samarbejde med lokaludvalgssekretariaterne, foretager et eftersyn af forvaltningens nuværende rådgivning, samarbejde og videndeling med sekretariaterne omkring f.eks. økonomi, jura og beslutningsprocesser i Borgerrepræsentationen og udvalgene med henblik på at tilvejebringe effektive og behovsdrevne arbejdsgange.

Bemærkning
Ja, hvis det har værdi for lokaludvalgets virke.

Vi har også enkelte bemærkninger til bilag 5 og 6:

Bemærkninger til bilag 5:
Forslag til nyt koncept samt tids- og procesplan for bydelsplaner

Lokaludvalget er enig i det nye koncept, men mener samtidig at det er meget ambitiøst, når man tager i betragtning, at lokaludvalget består af frivillige, hvoriblandt mange har arbejde og/eller andet foreningsarbejde ved siden af.

Bemærkning til bilag 6:
Notat vedr. puljemidlernes anvendelsesområde

Det nye i notatet er, at lokaludvalget kan bruge sin pulje på aktiviteter, udstyr og materiel, der gavner lokalområdet og bidrager til realisering af lokaludvalgets bydelsplan.

Lokaludvalget er enig i forslaget, men gør opmærksom på, at det ikke nødvendigvis vil prioritere penge fra sin pulje til udstyr og materiel, set i lyset af puljens beskedne størrelse.

Høringsmaterialet er omfattende, så om nødvendigt vil vi fortsætte vores drøftelse af sagen i vores møde den 10. december 2020 og eventuelt fremsende yderligere bemærkninger på den baggrund.

Med venlig hilsen

Bent Lohmann,
formand”

Økonomi

Intet.

Videre proces

Når lokaludvalget har godkendt høringssvaret, sender sekretariatet det til Borgerrepræsentationens sekretariatet.

Det fremgår af høringsmaterialet, at forslag til tilpasninger af lokaludvalg forelægges Gruppeformandskredsen primo 2021. Forslaget skal herefter behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. De konkrete forslag til justeringer i Regulativ for lokaludvalg skal godkendes i Social- og Indenrigsministeriet og herefter 2. behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Forslaget forventes endeligt godkendt medio 2021 med henblik på iværksættelse af en tilpasset model for lokaludvalgenes arbejde fra konstituering af nye lokaludvalg foråret 2022.

Det forventes, at der er fundet en operationel model for tidlig inddragelse, samarbejde og kontakt mellem de enkelte forvaltninger og lokaludvalg medio 2021.

Primo 2022 forventes alle forvaltninger at bidrage med viden til og kvalificering af lokalvalgenes arbejde med bydelsplaner i dialog med lokaludvalg og lokaludvalgssekretariater.

Ændringsforslag til det foreslåede høringssvar:

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Ingolf Ibus om, at lokaludvalget foreslår, at lokaludvalgene skal have tilbagemeldinger på deres høringssvar.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Bent Lohmann om, at lokaludvalget bemærker, at det savner en beskrivelse af, hvordan samarbejdet mellem lokaludvalg og politikerne skal foregå.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Sally Mountfield om, at lokaludvalget bemærker, at det savner en beskrivelse af krav til lokaludvalgenes samarbejdspartnere.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Gunna Starck om, at lokaludvalget bemærker, at lokaludvalgene er borgernes repræsentant i forhold til kommunens forvaltninger og politikere og ikke omvendt.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Gunna Starck om, at lokaludvalget foreslår, at den nuværende valgprocedure med valgmøde fastholdes.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Gunna Starck om, at lokaludvalget foreslår, at der sættes en frist for, hvornår en forening skal være dannet for at kunne deltage i og stille op til valg til lokaludvalg.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Bent Lohmann om, at lokaludvalget foreslår, at lokaludvalgene står for kommunens borgerdialog om lokale sager i de forskellige bydele; dvs. at forvaltningernes lokale borgerdialog altid skal ske i samarbejde med lokaludvalgene.

Lokaludvalget godkendte høringssvaret til Borgerrepræsentationens sekretariat om forslag vedr. tilpasning af lokaludvalg, der fremgår af løsningsafsnittet, med de tiltrådte ændringsforslag.