Christianshavns Borgerpanel

1. at Indre By Lokaludvalg tager en mundtlig orientering fra et medlem af Christianshavns Lokaludvalg om erfaringerne med Christianshavns Borgerpanel til efterretning.
2. at Indre By Lokaludvalg drøfter, om lokaludvalget skal oprette et Indre By Borgerpanel og i givet fald drøfte, hvordan det skal benyttes.

Christianshavns Lokaludvalgs erfaringer
I lokaludvalgsmødet den 12. november 2015 vil et medlem af Christianshavns Lokaludvalg mundtligt orientere om erfaringerne med Christianshavns Borgerpanel.


Skriftlig orientering
Nedenstående orientering blev drøftet i lokaludvalget den 8. oktober 2015

Baggrund for Christianshavns Borgerpanel
Christianshavns Lokaludvalg har flere gange drøftet muligheden og behovet for at danne et borgerpanel, bestående af christianshavnere, som lokaludvalget skulle kunne stille spørgsmål om aktuelle sager. I lokaludvalgets debat var der forskellige synspunkter om behovet samt fordele og ulemper ved et borgerpanel.

I december 2014 besluttede lokaludvalget, at sekretariatet skulle fremlægge en løsning for, hvordan borgerpanelet kunne blive etableret og benyttet.

Sekretariatet undersøgte flere muligheder og fandt, at den bedste og billigste løsning var analyseværktøjet Questback, som Økonomiforvaltningen anvender til kommunens borgerpanel. Borgerpanelet kunne etableres ved at kontakte samtlige borgere via e-boks.

Økonomiforvaltningen gav, med en række krav, blandt andet i forhold til afsenderoplysninger og formulering af brevet, tilladelse til, at lokaludvalget kunne kontakte borgerne via e-boks.

Lokaludvalget besluttede i juni 2015, at invitationen til borgerpanelet skulle sendes til alle christianshavnere over 16 år.

Etablering af borgerpanelet
Sekretariatet udformede invitationen til borgerpanelet i samarbejde med en række medarbejdere i Økonomiforvaltningen, der har viden om kommunens borgerpanel, teknisk viden om e-boks og CPR-registeret samt ekspertise inden for kommunikation.

Invitationen skulle udsendes gennem KMD mod betaling, ligesom alle øvrige e-post-breve fra Københavns Kommune bliver det. Det kostede 15.107 kr.

Invitationen, som bestod af en pdf-fil med en kort forklaring og et link til en elektronisk tilmeldingsformular, blev i starten af august 2015 sendt til 9.926 christianshavnere.

Ved tilmeldingen skulle borgerne oplyse mailadresse samt en række baggrundsoplysninger om blandt andet alder, uddannelse, erhverv, køn samt navn på vejen, man har bopæl.

Kontakten til borgerne via e-boks er således kun sket i forbindelse med udsendelsen af invitationen. Efterfølgende har lokaludvalget kontaktet borgerpanelet via mail på den mailadresse, de har oplyst.

De første undersøgelser
Lokaludvalget har indtil videre gennemført to spørgeskemaundersøgelser ved hjælp af borgerpanelet. Der har været tale om aktuelle emner, der relaterede sig til høringssager, nemlig bynatur og borgernes engagement i byen.

I praksis har det foregået ved at sekretariatet formulerede spørgsmål, som en tovholdergruppe kunne kommentere på. Det var ligeledes sekretariatet, som udformede konklusionen på undersøgelsen med kommentarer fra tovholdergruppen.

Begge gange har borgerpanelet fået fem dage til at besvare spørgeskemaet.

Den første undersøgelse blev udsendt til 427 personer og besvaret af 300, hvilket giver en svarprocent på ca. 70.

Den anden undersøgelse blev udsendt til 518 og besvaret af 313 personer, hvilket vil sige en svarprocent på ca. 60.

Pr. 1. oktober 2015 er der 552 personer tilmeldt Christianshavns Borgerpanel.

Foreløbige erfaringer
Sekretariatet for Indre By Lokaludvalg og Christianshavns Lokaludvalg bemærker følgende om Christianshavns Borgerpanel:

Vedligeholdelse af borgerpanelet

Borgerpanelet skal løbende fornyes, for eksempel ved annoncering og orientering om muligheden for at tilmelde sig. Derudover sker der en løbende til- og fraflytning i bydelen, som kan betyde, at det bliver nødvendigt med en ny invitation til christianshavnerne via e-boks.

Problemer med tilmelding
En del af borgerne havde problemer med at tilmelde sig panelet, da tilmeldingslinket i invitationen ikke var aktivt og heller ikke kunne kopieres over i browseren. Det førte til en del henvendelser til sekretariatet.

Karakteren af undersøgelserne 

Ikke alle sager og temaer egner sig til en spørgeskemaundersøgelse. Der vil være sager og temaer, som bedre håndteres med andre former for borgerdialog. Det er afgørende, at lokaludvalget på forhånd sætter ord på, hvad de ønsker at få svar på, og hvad de vil bruge svarene til.

Målrettede undersøgelser
Det er muligt at stille udvalgte dele af borgerpanelet spørgsmål, f.eks.borgere fra udvalgte kvarterer, da respondenterne kan sorteres efter de baggrundsoplysninger, som de oplyser ved tilmelding. Det kræver dog, at respondentgruppen er tilstrækkelig stor. Dette er endnu ikke afprøvet på Christianshavn.

Proces om udvikling af undersøgelser

Erfaringer fra Christianshavns Lokaludvalg viser, at det er vigtigt at have en klar proces for, hvordan undersøgelserne udvikles, da disse ofte skal udvikles inden for en relativt stram tidshorisont af hensyn til høringsfrister, lokaludvalgsmøder mv. Der skal være klare aftaler og en tydelig rollefordeling blandt sekretariatet og lokaludvalgets tovholdere. Det er sekretariatets holdning, at det er sekretariatet, som skal udarbejde spørgeskema og konklusioner, mens lokaludvalgets tovholdergruppe skal formulere formålet med undersøgelsen (hvad vil vi gerne have svar på) samt fungere som sparringspartner samt godkender. Det kan være godt at holde et møde mellem sekretariatet og tovholdergruppen kort tid efter, at en borgerpanelundersøgelse er blevet besluttet, således at der hurtigt kan forventningsafstemmes.

Formulering af spørgsmål 
Undersøgelsen skal udformes, så den ikke er for teknisk eller for tidskrævende for respondenten at svare på. Spørgsmålene skal derfor være enkle og temaerne, der spørges om, skal give mening umiddelbart. Indtil videre har der været tendens til, at spørgsmålene hurtigt blev for tekniske og svære at forholde sig til, hvilket kan ses på mange ”ved ikke”-besvarelser. Derudover ser max. 15 spørgsmål ud til at være smertegrænsen for respondenterne, hvad angår spørgeskemaets omfang.

Opfølgning 
Lokaludvalget bør drøfte resultatet af alle borgerpanelundersøgelser. Konklusionerne bør efter sekretariatets mening indgå i lokaludvalgets drøftelse af lokaludvalgets høringssvar. Der kan være kommentarer eller oplysninger i besvarelserne, som kan bruges i andre sammenhænge, eller som kan være relevante for andre. Dette skal lokaludvalget også have for øje.

Frekvens

Umiddelbart mener sekretariatet, at der kan iværksættes max. en borgerpanelundersøgelse om måneden. Borgerpanelundersøgelser er tidskrævende for sekretariatet og kan ligeledes være det for tovholderne. Derudover kan man komme til at trætte borgerpanelet med for mange undersøgelser.

Ikke en informationskanal 

Borgerpanelet bør kun kontaktes om undersøgelser vedrørende bydelen, da det er det, de har meldt sig til. Borgerpanelet bør således ikke bruges til at orientere om arrangementer mv. Det kan dog nævnes, at Christianshavns Lokaludvalg har fået et stort boost i antallet af tilmeldinger til lokaludvalgets nyhedsbrev i forbindelse med etableringen af borgerpanelet.

Respons
Christianshavns Borgerpanel er - trods småproblemer - kommet godt fra start. Der har været en fin tilslutning til det og en brugbar respons på undersøgelserne. På reaktionerne kan man se, at borgerpanelet opfylder et behov hos borgerne. Derudover vurderes det, at etableringen af borgerpanelet har haft stor effekt, hvad angår kendskabet til lokaludvalget blandt de lokale beboere.



Bemærkninger fra Indre By Lokaludvalgs formandskab
De høje svarprocenter på undersøgelserne, som har været gennemført med Christianshavns Borgerpanel, skal ses i sammenhæng med den beskedne tilmelding til panelet. Invitationen udsendtes som nævnt til 9.926, hvoraf kun 552 har tilmeldt sig, dvs. Ca. 5%. Panelet har således nogenlunde samme repræsentationsgrad for bydelens borgere som debatvogn og borgermøder.

Indre By Borgerpanel?
Formanden foreslår, at lokaludvalget med udgangspunkt i ovenstående erfaringer og gode råd drøfter, om lokaludvalget skal oprette et borgerpanel i Indre By og hvordan det i givet fald skal benyttes.

1. Lokaludvalget tog en mundtlig orientering fra et medlem af Christianshavns Lokaludvalg om erfaringerne med Christianshavns Borgerpanel til efterretning. 
2. Et flertal af lokaludvalgets medlemmer tilkendegav, at de ønsker en indstilling fra formanden om oprettelse af Indre By Borgerpanel, som lokaludvalget kan tage stilling til i lokaludvalgsmødet den 10. december 2015.