B-sag: Kommunikation om valg til lokaludvalg den 22. februar 2018

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Indre By Lokaludvalg tager sekretariatets ideer til kommunikation om valg til lokaludvalg den 22. februar 2018 til efterretning. Se løsningsafsnittet.

Problemstilling

I mødet den 14. september 2017 drøftede lokaludvalget kort valgmødet den 22. februar 2018, hvor der vælges nyt lokaludvalg.

Løsning

Hensigten med kommunikationen

Hensigten med kommunikationen om valget til lokaludvalg er at gøre opmærksom på,

• at det nye lokaludvalg vælges på et valgmøde den 22. februar 2018
• at fristen for at tilmelde sig valgmødet er den 8. februar 2018
• at man kan deltage i valgmødet for at være med til at vælge det nye lokaludvalg og dermed udgøre en del af basen for lokaludvalget
• at man på valgmødet kan blive valgt ind i lokaludvalget
• at slå fast, at deltagerne på valgmødet repræsenterer en forening eller lignende
• at orientere om reglerne for valgmødets forløb
• at orientere om lokaludvalgets virke: Muligheder, udfordringer, rammer, opnåede resultater
• at orientere om lokaludvalgets rolle som bindeled mellem politikerne, forvaltningerne og borgerne.

Rammen for kommunikationen
Kommunikationen skal være ærlig og lægge op til forventningsafstemning. Der skal ikke lægges skjul på, at det kan være forpligtende og krævende at være medlem af lokaludvalget og at rammerne for lokaludvalgets virke gør, at det ikke for alle.

Der skal omvendt heller ikke lægges skjul på, at deltagelse i lokaludvalgets arbejde kan give indsigt, indflydelse, netværk mv.

Samtidig skal der gøres opmærksom på, at man kan deltage i lokaludvalgets arbejde uden at være medlem af lokaludvalget, fx som medlem af en arbejdsgruppe, som suppleant for et lokaludvalgsmedlem eller som hjælper ved lokaludvalgets aktiviteter.

Kommunikationen skal desuden - om muligt - appellere til forskellige målgrupper, så kendskabet til valgmødet når ud til en bred kreds af foreninger mv. og deres medlemmer. Muligheden for at få sammensat et lokaludvalg, der dækker forskellige grupperinger og interessenter i bydelen, skal ikke hindres af en kommunikation, som kun appellerer til bestemte grupper og interessenter. I kommunikationen vil der blive gjort opmærksom på, at lokaludvalget er baseret på foreninger mv, men samtidig vil der også blive gjort opmærksom på, at der er forholdsvis let at danne sin egen forening. Dog skal foreningen være dannet senest den 21. november 2017 for at kunne være repræsenteret på valgmødet.

Medier

Sekretariatet vil i det omfang, der er penge til det, med fællesannoncer i lokale trykte medier, gøre opmærksom på, at der er valg til Indre By Lokaludvalg den 22. februar 2018 og til Christianshavns Lokaludvalg den 8. marts 2018.

Derudover vil valget blive omtalt på lokaludvalgets hjemmeside, på lokaludvalgets facebookside og i lokaludvalgets nyhedsbrev.

Arrangementer mv.

I forbindelse med lokaludvalgets borgerdialogarrangementer vil sekretariatet lægge informationsmateriale frem om valg til lokaludvalg. Sekretariatet vil også hægte sig på andres arrangementer i det omfang ressourcerne er til det, for der at gøre opmærksom på valget.

Hvis det er muligt og der er ressourcer til det, vil sekretariatet enten lægge informationsmateriale frem og/eller selv være til stede ved udgangen fra valglokalerne i Indre By på kommunevalgdagen den 21. november 2017.

Møder
Sekretariatet er så småt i gang med at planlægge et åbent hus-arrangement i sekretariatets kontor i Huset-Kbh. Hensigten er uformelt at tale med de fremmødte om lokaludvalgets virke og om valgmødet.

Derudover planlægger sekretariatet at holde et informationsmøde for de, der har tilmeldt sig valgmødet, om reglerne for mødet og om hvordan det skal forløbe. Mødet holdes efter tilmeldingsfristen den 8. februar 2018.

På lokaludvalgets hjemmeside, facebookside og nyhedsbrev vil sekretariatet tilbyde at komme ud til møder i foreninger mv. og orientere om lokaludvalgets virke og om valgmødet.

Information om lokaludvalgets virke
Sekretariatet ønsker at gør brug af nuværende lokaludvalgsmedlemmer i en lille informationskampagne på lokaludvalgets hjemmeside og i lokaludvalgets nyhedsbrev om deres oplevelse af arbejdet i lokaludvalget på godt og ondt. Det vil være enten være i form af små videoklip og/eller i form af noget skriftligt, baseret på interviews af lokaludvalgsmedlemmer og/eller på lokaludvalgsmedlemmers svar på skriftlige spørgsmål, som sekretariatet stiller.

Central kommunikation
Økonomiforvaltningen planlægger at orientere om valg til lokaludvalgene på reklamestandere i byrummet og på kommunens hjemmeside, facebookside mv.

Invitation

Sekretariatets decentrale kommunikation indledes inden så længe med en formel invitation til valgmødet til de foreninger mv. i Indre By, som sekretariatet har kendskab til. Invitationen vil også blive sendt til lokaludvalgets nuværende medlemmer og suppleanter, samt til folk, der har søgt lokaludvalget om støtte.

Økonomi

Økonomiforvaltningen betaler den centrale kommunikation. Sekretariatet betaler den decentrale kommunikation. Lokaludvalget har mulighed for at bidrage til den decentrale kommunikation med penge fra lokaludvalgets pulje.

Videre proces

Se ovenfor.

Lokaludvalget tog sekretariatets ideer til kommunikation om valg til lokaludvalg den 22. februar 2018 til efterretning.