Ny kommunikationsstrategi for lokaludvalget

Indre By Lokaludvalg skal beslutte en ny kommunikationsstrategi.

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Indre By Lokaludvalg godkender kommunikationsstrategien, som fremgår af løsningsafsnittet.

Problemstilling

I 2012 vedtog Indre By Lokaludvalg en kommunikationsstrategi for, hvordan lokaludvalget kan skabe synlighed omkring dets arbejde og hvordan bydelens borgere og brugere på bedste måde blev involveret i det arbejde. Siden er der blevet implementeret, udviklet og opdateret i rækken af kommunikationsværktøjer og dialogformer, således at dialogformerne blandt andet følger udviklingen indenfor digitale medier.

Lokaludvalgets ad hoc-gruppe vedr. kommunikationsstrategi, bestående af Jep Loft, Lean Milo, Louise Hansen og Hans-Henrik T. Ohlsen, har haft mulighed for at kommentere på den forslåede strategi, der fremgår af løsningsafsnittet:
 
Kommentar fra Jep Loft:
”Hvad med Twitter? Er det ikke en måde at nå politikerne på? Jeg mener, at Valby Lokaludvalg er gode til at tweete.  Men i enkeltsager, f.x. ønsket om bevarende lokalplaner for middelalderbyen, kunne man måske godt bruge twitter? Der skal vi jo råbe politikerne op.”

Kommentar fra Lean Milo:
”Tidligere i lokaludvalget har der været drøftet om hvilke tiltag der kan gøres for at vi kommer bedre ud. Her har der været kritik af lokalavisen, idet den ikke er stabil på levering og derfor stor tvivl om hvorvidt den når ud til målgruppen. Jeg kender ikke vores budget på disse indrykninger, men det kunne overvejes at bruge pengene på nogle af de alternativer der blev bragt op på mødet. På mødet blev det foreslået alternativer såsom:

• løbesedler der kunne opstilles i den lokale Brugsen. Flere mente at Brugsen qua deres store fokus på borgerinvolvering/kunderne ejer Brugsen, ville bakke om omkring kommunikation fra LU til den lokale borger.
• At vi benyttede os af de gratis muligheder der er i informationsstanderne, som vi har til rådighed qua kommunens samarbejde med Afa Jcdecaux. Der skal dog oftest bruges penge på tryk af plakaterne, men da flere af skærmene bliver digitale kan vi muligvis reducere denne kost.”

Løsning

Kommunikationsstrategien indeholder en beskrivelse samt vurdering af de dialog- og kommunikationsredskaber, som Indre By Lokaludvalg har og gør brug af, samt en vurdering af, hvilke målgrupper lokaludvalget når ud til.  

Kommunikationsstrategi 2019 for Indre By Lokaludvalg

Strategiens formål: 

• Skabe synlighed i bydelen

• Styrke den lokaldemokratiske rolle, og at sikre at lokaludvalget når ud til flest mulige målgrupper ved at variere i valget af dialogformer

• Gøre det nemmere for borgere at komme med input i forhold til bydelens udvikling og at fastholde deres engagement

• Styrke kommunikationen mellem lokaludvalget og bydelens borgere og interessenter og dermed skabe grundlag for øget samarbejde og engagement.  

• Videreudvikle Indre By Lokaludvalg som initiativrigt og proaktivt organ – ligesom det fortsat skal være borgernes talerør  der skaber dialog med politikerne og kvalificere beslutningsgrundlaget for politikerne

• Udvikling af lokaludvalgets tilstedeværelse på digitale medier

• Sikre en effektiv prioritering af lokaludvalgets midler og sekretariatets ressourcer

Dialogformer

Borgermøder
Borgermøder egner sig til at dykke ned i særlige emner, som kræver en dybdegående debat.
Ofte indeholder borgermøderne oplæg fra relevante fagpersoner samt gruppediskussioner, workshop eller debat i plenum. Det er ofte en særlig gruppe af de mest dedikerede og engagerede borgere, som vil deltage i borgermøderne, og det kræver derfor en mere omfattende kommunikationsindsats for at få en bredere gruppe til at deltage.

Fremadrettet skal politikere inviteres tidligere via e-mail eller via Facebook, da det vil øge den politiske bevågenhed på lokaludvalgets arbejde. Borgermøder skal ikke placeres samme dag, hvor der er møde i Borgerrepræsentationen.

Debatvognsarrangementer
Debatvognen er et godt middel til hurtigt at møde mennesker, der ikke af egen kraft dukker op til et traditionelle borgermøde og de, der kommer, fordi de er særligt interesseret i en aktuel sag.  Debatvognen er med til at synliggøre lokaludvalget for bydelens borgere, og debatvognen placeres ofte på stedet, der er centrum for mødet.

Debatvognen egner sig primært til det korte møde med borgeren, hvor borgeren kan give sin mening til kende via et spørgeskema og snakke med udvalgets medlemmer. Debatvognen egner sig ikke til længere eller mere dybdegående debatter – dels pga. vejrforhold, og dels fordi de fleste borgere fanges på et tidspunkt, hvor de ikke nødvendigvis har særlig meget tid til rådighed. De bedste og fleste resultater ved debatvognen fås i sommerhalvåret. Det er vigtigt, at formålet med mødet altid overvejes grundigt – herunder placering, årstid mm.

Åbne netværksmøder
Møderne henvender sig til en kreds af mennesker, der har en særlig interesse eller en særlig viden om bestemte områder eller emner. Deltagerne er ofte medlemmer af lokaludvalget eller fagpersoner, men møderne er åbne for offentligheden. Møderne kan skabe rum for dybdegående diskussioner og skabe erfaringsudveksling. Denne type møder kan danne grundlag for relativt selvkørende grupper og sikre en høj faglighed i de projekter og forslag, som gruppen arbejder med.

Spørgeskemaer - fysisk og på lokaludvalgets hjemmeside  
Spørgeskemaer på papir og digitale spørgeskemaer på lokaludvalgets hjemmeside er et effektivt middel til at indsamle inputs og meningstilkendegivelser fra en relativt stor gruppe af mennesker om et aktuelt temaer. De bruges oftest til debatvognsarrangementer.

Kommunikationsredskaber:
Indre By Lokaludvalg råder over en række kommunikationsredskaber, som bidrager til at sprede kendskab til og information om lokaludvalgets virke og om aktuelle sager.

Hjemmeside
Indre By Lokaludvalgets hjemmeside, som formidler aktuelle sager og giver borgerne mulighed for at fremsøge information og orientere sig i aktuelle sager. Hjemmesiden appellerer til en bred målgruppe – både de der ønsker at gå i dybden med tingene, og de der kun har tid og interesse for en specifik sag/ arrangement. Hjemmesiden er fokuseret omkring nyheder og arrangementer samt nyhedsbrevet og borgerpanelet.

Facebook
Lokaludvalgets Facebook-side er et godt værktøj til at skabe engagement og uformel debat. Det er sekretariatet, der administrerer lokaludvalgets Facebook-side og løbende opdaterer/ justerer den. Lokaludvalgets medlemmer kan med fordel understøtte udbredelsen af lokaludvalgets aktiviteter ved at trykke ”synes godt om”, ”kommentere” eller ”dele” dem. 

Facebook har også det største potentiale for at øge rækkevidden og derved graden af kendskab til lokaludvalget. Foruden den organiske debat, der skabes via interaktioner i form af ”synes godt om”, ”kommentarer” eller ”delinger” af et opslag, fungerer Facebook også som redskab form annoncering. Gennem annoncering kan lokaludvalget nå specifikke målgrupper med et forholdsvis lavt budget. Annonceringerne gør det samtidig muligt at følge med i, hvordan en annonce klarer sig. Altså hvem ser annoncen og hvem interagerer med den. Det giver sekretariatet en ide om, hvad der fungerer og ikke fungerer, og derved også muligheden for at optimere. 

I øjeblikket er der 1.424 "synes godt om" på lokaludvalgets facebook-side.

Annonce i lokalaviser
Indre By Lokaludvalg annoncerer efter behov i lokalaviserne f.eks. Cityavisen, Vesterbro Bladet eller Østerbro Avis. Annoncerne bruges til at synliggøre aktuelle sager og arrangementer. Lokaludvalget har hidtil haft en ugentlig annonce i Cityavisen, men vil med denne strategi gå over til at annoncere færre gange, men dog mindst en gang om måneden, eftersom der altid vil være noget aktuelt at annoncere om.

Borgerpanel
I 2016 og igen i 2018 blev alle borgere med bopæl i Indre By, som er fyldt 16 år, inviteret til at tilmelde sig lokaludvalgets digitale borgerpanel via e-Boks.

Medlemmerne af borgerpanelet modtager med jævne mellemrum digitale spørgeskemaer om bydelens udvikling. Det er et godt redskab til at inddrage og indsamle mange besvarelser i forhold til aktuelle sager.

Forvaltningerne i Københavns Kommune har enkelte gange forhørt sig om muligheden for at låne lokaludvalgets borgerpanel. Det ses som en fordel at låne borgerpanelet ud, når kvaliteten af spørgeskemaet er god. Udlån af borgerpanelet er med til understrege lokaludvalgets bindeledsfunktionen mellem bydelens borgere og rådhuset. Desuden medvirker det til at holde borgerpanelet aktivt.

Borgerpanelundersøgelserne skal have kvalitet. Det forudsætter, at der er tilstrækkelig tid for sekretariatet og tovholdere til udarbejdelse af spørgeskema, den tekniske opsætning af spørgeskemaet og til behandling af de indkomne svar.    

Borgerpanelet har i øjeblikket 3.590 medlemmer.

Nyhedsbrev
Lokaludvalget har et nyhedsbrev, der udkommer med jævne mellemrum og altid, når der sager eller arrangementer,  som kræver en særlig kommunikation. En stor del af abonnenterne får deres information om igangværende sager og kommende arrangementer via nyhedsbrevet. Det er også herigennem, at sekretariatet kan få hurtig feedback på forskellige problemstillinger, der optager lokaludvalget og borgerne.

Nyhedsbrevet har i øjeblikket 4.768 abonnementer.

Presse

Lokaludvalgets holdninger og aktiviteter bliver ofte omtalt i lokale og regionale medier og enkelte gange i nationale medier. Det er ofte sekretariatet, der henvender sig til journalisterne, hvis lokaludvalget har et budskab eller en aktivitet, der kræver omtale. Andre gange er det journalisterne, der henvender sig til sekretariatet eller tager direkte kontakt til formanden i forbindelse med aktuelle sager.  

Konklusion: Fremadrettet kommunikationsstrategi

Indre By Lokaludvalg har forskellige dialogformer og kommunikationsredskaber. Den fremtidige kommunikationsindsats skal koncentreres omkring udvikling af den digitale tilstedeværelse - herunder særligt Facebook, der har et stort potentiale. En sådan udvikling vil i højere grad kunne sikre et vedholdende engagement fra flere borgere. Det vil også gøre det lettere for de grupper, som lokaludvalget har forholdsvis ringe forbindelse til, så som børnefamilier, unge og ressourcesvage, at stifte bekendtskab med lokaludvalget og dernæst opretholde deres engagement, hvis de møder lokaludvalget på Facebook. Det er videre et mål, at der varieres mellem lokaludvalgets dialogformer, så de borgere, der deltager i de borgerrettede aktiviteter, oplever variation. 

Økonomi

Intet.

Videre proces

Indre By Lokaludvalgs kommunikation tager herefter udgangspunkt i ovenstående.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Bent Lohmann om, at flyers om lokaludvalgets aktuelle aktiviteter skal være en del af kommunikationen.

Lokaludvalget godkendte kommunikationsstrategien, som fremgår af løsningsafsnittet, med det tiltrådte ændringsforslag.