Kommunikationsindsats forud for opstillingsmødet i 2014

Indre By Lokaludvalg skal drøfte og beslutte at afsætte midler til en kommunikationsindsats forud for opstillingsmødet i 2014.

Formanden indstiller,

1. at Indre By Lokaludvalg drøfter, om lokaludvalget skal afsætte 17.746 kr.af 2013-puljemidlerne til en fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøderne i 2014.
2. at Indre By Lokaludvalg i givet fald afsætter 17.746 kr.af 2013-puljemidlerne til en fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøderne i 2014.
3. at Indre By Lokaludvalg afsætter 5.000 kr. af 2013-puljemidlerne til en lokal kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøde til Indre By Lokaludvalg i 2014.

Efter afholdelsen af kommunalvalget den 19. november 2013, skal nye lokaludvalg vælges i de enkelte bydele på opstillingsmøder, som forventes at finde sted i februar 2014.

Evalueringen af lokaludvalgene i 2010 peger på, at lokaludvalgene har haft svært ved at appellere bredt, herunder f.eks. til yngre borgere, børnefamilier og nydanskere, og at medlemssammensætningen i lokaludvalgene ikke afspejler et bredt udsnit af bydelenes befolkning.

Økonomiudvalget blev i et notat (se bilag) på udvalgets aflæggerbord d. 9. april 2013 orienteret om dette forslag om at iværksætte en fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøderne til lokaludvalgsvalg.

Fælles kommunikationsindsats
En projektgruppe bestående af medarbejdere fra lokaludvalgenes sekretariater har foreslået en plan for kommunikation af valgprocessen. Planen er baseret på en kommunikationsstrategi udarbejdet af projektgruppen, som redegør for indsatsens målgruppe, budskaber, kommunikationsveje, kommunikationsmidler, tidsplan og rollefordeling osv. (Se bilag: Kommunikationsstrategi for opstillingsmøder).

I planen indgår:
1) En kommunikationspakke, som sekretariaterne i samarbejde med Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation i Økonomiforvaltningen udarbejder. Pakken består af skabeloner til folder, flyer, annonce, plakat og tekst til hjemmeside med information om lokaludvalgene. Disse skabeloner kan redigeres af de enkelte lokaludvalgssekretariater, således at f.eks. kontaktinformation, logo og billeder kan tilpasses hvert enkelt lokaludvalg.

2) Et pressekit, som består af en pressemeddelelse samt et faktaark, som giver medierne baggrundsinformation på en letforståelig måde. Målet er at skabe opmærksomhed omkring lokaludvalgene i regionale medier og relevante landsdækkende medier op til opstillingsmøderne. Pressekitet kan også bruges af lokaludvalgssekretariaterne til information på hjemmesiden eller som udgangspunkt for en lokal presseindsats.

3) En videospot, der kan lægges ud på lokaludvalgenes hjemmesider samt Københavns Kommunes hjemmeside, som på en letfordøjelig måde forklarer, hvad lokaludvalgene er, og hvordan man kan få indflydelse på bydelen gennem dem.

4) En fælles plakat, der sættes på kommunens 250 plakatsøjler, som er reserveret til formålet i uge 48 i 2013. Grunden til at valget er faldet på uge 48 er, at det skal være et passende tidsrum inden fristen for opstilling, som formentlig kommer til at være i midten af januar. De, der er interesserede i at stille op, skal som minimum have et par uger til at skaffe opbakning fra deres foreningsmæssige bagland. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang.

I udarbejdelsen af forslaget til en fælles indsats har projektgruppen, bestående af medarbejdere fra lokaludvalgssekretariaterne, lagt vægt på, at en fælles kommunikationsindsats skal give lokaludvalgene anseelige fordele i forhold til kommunikationens gennemslagskraft og skabe en mere effektiv udnyttelse af lokaludvalgenes og sekretariaternes ressourcer. Samtidig skal der gives plads til en lokal indsats, som kan tage højde for lokale forskelle og behov, samt udnytte de lokale netværk i bydelene. De fælles kommunikationstiltag, som er foreslået, vil blandt andet give stordriftsfordele ved produktion af konkrete kommunikationstiltag, og det vil være muligt at nå en bredere målgruppe, som ikke i forvejen har kendskab til lokaludvalgene.

Lokal kommunikationsindsats
Formandskabet og sekretariatet har endnu ikke drøftet den lokale kommunikationsindsats, men foreslår foreløbig, at lokaludvalget afsætter 5.000 kr. af 2013-puljemidlerne til tryk af foldere mv., som lokaludvalget og sekretariatet kan dele ud i forbindelse med lokaludvalgets arrangementer i 2013. Formandskabet og sekretariatet vil eventuelt senere komme med en indstilling om at afsætte yderligere midler til den lokale kommunikationsindsats. Det kunne fx være til orienteringsmøder i december 2013.

Fælles kommunikationsindsats.
Den samlede fælles kommunikationspakke er budgetteret til 250.000 kr.
 

Produkt	Udgift	Budget eks. moms
Kommunikationspakke	Grafisk design af skabelon til informationsmateriale	50.000
Film	Ekstern produktion	50.000
Byrumsplakater	Design, tryk og opsætning	150.000
I alt		250.000

Beløbet fordeles på alle 12 lokaludvalg efter samme fordelingsnøgle som puljemidlerne.
I Indre By Lokaludvalg søges der således om 17.746 kr. af 2013-puljemidlerne.

Lokal kommunikationsindsats.
Der søges om 5.000 kr. af 2013-puljemidlerne til tryk af foldere mv.

Fælles kommunikationsindsats
Kommunikationspakken, som vil tilgodese det basale kommunikationsbehov, vil blive færdiggjort hurtigst muligt efter lokaludvalgenes beslutning, så den er klar i slutningen af maj. Arbejdet med den sættes i gang, når alle lokaludvalg har truffet beslutning om afsættelse af midler til fælles kommunikationsindsats.
De øvrige dele af kommunikationsindsatsen, pressekit, film og byrumsplakater, udarbejdes i løbet af sommeren og efteråret, så det er klar til november 2013.

Lokal kommunikationsindsats
Senere på året vil formanden eventuelt fremlægge en indstilling om den lokale kommunikationsindsats.

1. Lokaludvalget drøftede sagen. Der var følgende synspunkter:

•  Der er ikke behov for en overordnet skabelon for alle lokaludvalg. Hver bydel har sit eget udtryk. Indre By består tilmed af en række forskellige kvarterer.
• Man skal gøre sig klart, hvem man vil have i tale.
• Plakater må være sekundært.
• Det er fint med egne flyers om opstillingsmødet, som lokaludvalget kan tage med til egne arrangementer.
• Det er mellem valgene, at lokaludvalget skal vise, at det er umagen værd at komme til opstillingsmødet. Indre By Lokaludvalg har vist, at lokaludvalgets virke nytter. Det vil være fint med en lille flyer, der viser, hvad lokaludvalget har opnået.
• Man skal gøre opmærksom på, at man med deltagelsen i lokaludvalget får mulighed for et helhedssyn på bydelen.

2. Lokaludvalget udsatte sagen til lokaludvalgsmødet den 16. maj 2013.