Forslag til en mere beslutningsdygtig arbejdsproces i lokaludvalget

Indstilling om,

1. at Indre By Lokaludvalg drøfter, om det skal følge forslaget til en mere beslutningsdygtig arbejdsproces i lokaludvalget, som fremgår af afsnittet "Problemstilling" nedenfor.

Medlemsforslag fra Niels Kongshaug:

"Forslag til en mere beslutningsdygtig arbejdsproces i lokaludvalget

Lokaludvalget spiller en vigtig rolle i at belyse og adressere problemstillinger i vores by. Dog er vores nuværende arbejdsproces præget af lange ventetider og manglende opfølgning, hvilket betyder, at mange sager aldrig fører til egentlige beslutninger eller handling.

Den nuværende arbejdsproces

Når et emne foreslås, enten på et møde eller i en undergruppe, overtager undergruppen det videre arbejde. Efter drøftelser i undergruppen forelægges emnet for det samlede udvalg på et møde. Her besluttes det ofte at rette en række spørgsmål til forvaltningen for at få yderligere belysning af sagen.

Senere modtager lokaludvalget svar fra forvaltningen. Det sker normalt 14 dage senere efter, at spørgsmålet er sendt til forvaltningen. Disse svar behandles dog hverken i undergruppen eller på et udvalgsmøde. Når svaret er modtaget, betragtes sagen som afsluttet, og udvalget går videre til nye emner. Denne arbejdsgang betyder, at lokaludvalget sjældent træffer egentlige beslutninger, men primært fungerer som en instans, der stiller spørgsmål uden efterfølgende handling.

Forslag til en mere effektiv arbejdsproces

For at sikre, at lokaludvalget bliver mere beslutningsdygtigt og handlekraftigt, bør der indføres en række ændringer i arbejdsprocessen:

Beslutningsreferater frem for lange mødereferater

For at frigøre ressourcer i sekretariatet foreslås det, at vi går over til beslutningsreferater i stedet for de nuværende lange referater på op til 80 sider. Beslutningsreferater skal kort opsummere de væsentlige punkter og beslutninger fra møderne på kun få sider. Dette vil gøre det lettere at overskue, hvad der er besluttet, og frigøre tid til vigtigere opgaver – blandt andet en sagskalender.

Sagskalender: Overblik og opfølgning

For at sikre en systematisk opfølgning på sager foreslås det at implementere en sagskalender, der giver et klart overblik over igangværende sager, deadlines, opfølgning og ansvarlige.

Sagskalenderen kan struktureres som en dynamisk oversigt, enten i et digitalt værktøj (Google Sheets, Trello eller et kommunalt system) eller som en tabel. Den bør indeholde følgende oplysninger:

Sagskalenderen kan:

Ved at implementere beslutningsreferater og en sagskalender kan vi gøre lokaludvalget mere handlekraftigt og sikre, at vores arbejde fører til konkrete resultater frem for blot at være en passiv del af en bureaukratisk proces.

Jeg håber, vi kan tage en konstruktiv debat om, hvordan vi bedst organiserer os, så vi får større gennemslagskraft i vores arbejde."

Forperson Bent Lohmann foreslår, at Indre By Lokaludvalg drøfter, om lokaludvalget skal arbejde som foreslået af Niels Kongshaug ovenfor.

Bemærkninger

1. Lokaludvalgets nuværende arbejdsproces er ikke til hinder for, at et lokaludvalgsmedlem eller en arbejdsgruppe kan bede om at få et forvaltningssvar på dagsordenen for et møde i en arbejdsgruppe eller på dagsordenen for et møde i lokaludvalget.
   
   
2. Jf. lokaludvalgets forretningsorden kan lokaludvalgets medlemmer få et forslag på dagsordenen for et lokaludvalgsmøde. Forslaget skal mailes til sekretariatet og lokaludvalgets forperson senest kl. 12 8 dage inden lokaludvalgsmødet, som man ønsker forslaget behandlet i.
   
   
3. Om prioritering af sager: Indre By Bydelsplan 2023-26 er rammen for, hvad lokaludvalget  arbejder med. Lokaludvalget kan på grundlag af bydelsplanen vedtage en handleplan inkl. en tidsplan, hvori der foretages en prioritering af lokaludvalgets arbejde med temaer og sager.
   
   
4. Lokaludvalget skal hvert år foretage en vurdering af bydelsplanen og eventuelt opdatere den. Det sker bl.a. på grundlag af et offentligt bydelsmøde om udviklingen i Indre By.
   Næste bydelsmøde holdes den 23. april 2025. Som det ser ud nu, skal lokaludvalget tage stilling til en opdatering af bydelsplanen i lokaludvalgsmødet den 12. juni 2025. I samme møde kan lokaludvalget drøfte og eventuelt beslutte en handleplan inkl. en tidsplan.
   
   
5. Dagsordener for møder og referater af møder i alle kommunens udvalg, råd mv. dannes i dagsordensystemet "Agenda". 
   
   Med systemet danner sekretariatet lokaludvalgets dagsordener og mødereferater, som ses på kommunens hjemmeside:
   https://www.kk.dk/dagsordener-og-referater/Indre%20By%20Lokaludvalg.
   
   Derudover bruger sekretariatet systemet til at danne dagsordener og mødereferater i PDF-dokumenter; det er mødereferaterne i PDF-dokumenterne, som Niels Kongshaug hentyder til ovenfor under overskriften "Beslutningsreferater frem for lange mødereferater".
   
   
6. I mødereferaterne i PDF-dokumentet og (måske mere overskueligt) på kommunens hjemmeside kan lokaludvalget og offentligheden sammenholde lokaludvalgets beslutning i en sag med indstillingen og sagsfremstillingen.
   
   
7. Det er forperson Bent Lohmanns vurdering, at lokaludvalget er handlekraftigt i dag og derfor ikke behøver et beslutningsreferat og en sagskalender for at være handlekraftig.
   
   
8. I sagen "Oversigt over lokaludvalgets uafsluttede sager" på dagsordenen for lokaludvalgets møde den 10. april 2025 nævnes en række opgaver, som lokaludvalget har besluttet. I oversigten er det fint synliggjort, hvilken opfølgning der skal gøres i sagerne, så de ansvarlige selv kan handle på de sager, de har; gerne i samarbejde med sekretariatet. 

Intet.

Afhænger af lokaludvalgets beslutning.