Drøftelse af lokaludvalgets kommunikationsstrategi

Indre By Lokaludvalg skal drøfte lokaludvalgets kommunikationsstrategi og tiltag, som kan føre til realiseringen af den.

Formanden indstiller,

1. at  Indre By Lokaludvalg drøfter indholdet af den vedtagne kommunikationsstrategi, samt hvilke konkrete tiltag der kan skabe øget debat og øget kendskab til lokaludvalget blandt bydelens borgere og brugere.

Det blev i lokaludvalgsmødet d. 8. november 2012 under sagen om ”interaktive skærme” besluttet, at lokaludvalget skal drøfte dets kommunikationsstrategi, herunder om der er målgrupper, som ikke nås med de eksisterende kommunikationsindsatser, og hvad man i så fald ønsker at kommunikere til disse målgrupper.

Indre By Lokaludvalg vedtog i foråret 2012 en revideret kommunikationsstrategi. Konklusionen i forhold til fremtidige kommunikationsmæssige satsninger er som følger:

Konklusion: Fremadrettet dialog- og kommunikationsstrategi
Indre By Lokaludvalg har på nuværende tidspunkt en bred vifte af værktøjer, hvad angår dialogformer og kommunikationsmidler. Til sammen giver værktøjerne gode muligheder for at imødekomme de forskellige borgergruppers interesser og behov og dermed nå bredt ud til langt de fleste målgrupper.

Der er ingen målgrupper, som helt bliver overset, med den brede vifte af redskaber, lokaludvalget råder over. Derfor skal den fremadrettede dialog- og kommunikationsindsats koncentreres omkring udvikling og udnyttelse af de eksisterende værktøjer, frem for indkøb af nye platforme. Ved at udvikle kvaliteten de nuværende dialog- og kommunikationsredskaber vil man i højere grad kunne sikre et vedholdende engagement fra en bredere gruppe af borgere.

De målgrupper, der er dårligst repræsenteret, er børnefamilierne, de unge (inkl. studerende) og de ressourcesvage. Disse kan bedre nås ved at målrette arrangementer mod dem, f.eks. flere kreative workshops, tour de legeplads, besøg på plejehjem etc. Derudover kan udvikling af de digitale platforme, dvs. hjemmesiden og Facebook-siden være med til at fastholde disse gruppers engagement, når de først har stiftet bekendtskab med lokaludvalget.

Her skal kommunikationsindsatsen koncentreres:

• Udvikling af de eksisterende kommunikationsredskaber: F.eks. Udvikling af hjemmesiden og facebook-siden, hvilket kan føre til flere trofaste brugere og gøre det nemmere for borgerne at følge med i de sager, der interesserer den enkelte.

• Mere i dybden: Indtil videre har borgerdialogen i høj grad været fokuseret på idéindsamling, hvilket har givet mange, gode inputs til konkrete tiltag i byens rum. Fremover skal der fokuseres på at skabe rum for en borgerdialog, som kan sikre, at idéerne bliver videreudviklet, og dermed komme nærmere eventuel implementering. Dette kan gøres ved at arrangere workshops om specifikke emner og at invitere til netværksmøder. Flere etablerede netværk vil også kunne bidrage til at styrke bydelens identitet og skabe flere borgerdrevne aktiviteter i bydelen.

• Bibehold variation i dialogformer: Sørg for at variere mellem dialogformerne, således at målgrupperne hver især bliver tilgodeset. Der må ikke gå ”automat-pilot” i planlægning af dialogarrangementer – overvej altid formål med mødet, og om der er særlige målgrupper, som skal tilgodeses.

• Flere målrettede indsatser: Vær opmærksom på målgrupper, som sjældent er i spil ved de mest brugte dialogformer og tilrettelæg arrangementer direkte til dem.

• Flere samarbejder med professionelle aktører og ildsjæle: Lokaludvalget har haft gode erfaringer med samarbejder med forskellige organisationer, foreninger og institutioner, bl.a. Statens Museum for Kunst og Indre Bys skoler. Ved at involvere ildsjæle med faglig viden kan arrangementer og projekter opkvalificeres, samtidig med at arbejdsbyrden fordeles på flere skuldre.

På grund af underbemanding i sekretariatet og travlhed omkring udvikling af bydelsplan blev større kommunikationsinitiativer til at realisere den reviderede kommunikationsstrategi udskudt på ubestemt tid. Den reviderede kommunikationsstrategi mangler altså stadig at blive omformet fra hensigtserklæringer til konkret handling.

Sekretariatet anbefaler følgende tiltag, som kan føre til en realisering af den vedtagne kommunikationsstrategi:

Udvikling af hjemmeside
Der bør afsættes ressourcer til at udvikle lokaludvalgets hjemmeside. Siden januar 2010 er antallet af besøg på hjemmesiden steget pænt (se bilag 1: Oversigt over webtrafik). Der er dog stadig et stort uforløst potentiale i hjemmesiden, idet at en stor del af dens brugere (cirka 50 procent) ikke vender tilbage efter at have besøgt den første gang. Forklaringen på dette kan være, at brugerne ikke finder det, de leder efter, eller at de ikke finder indholdet interessant nok.

Der er en del ting ved hjemmesiden, som man kunne gøre mere brugervenlige, for eksempel en bedre oversigt over aktuelle projekter/høringssager. Som det er nu, ser det ud til at være vanskeligt for brugerne at finde frem til de relevante undersider.

Der er også sider, som, så at sige, lover mere end de kan holde, for eksempel på siden ”Planer for Indre By”, som giver indtryk af, at man her kan finde samtlige aktuelle projekter og sager for bydelens udvikling. Det er ikke tilfældet, da det er et stort administrativt vedligeholdelsesarbejde. Hjemmesiden skal i højere grad tilpasses de informationer som er at finde på www.kk.dk, således at lokaludvalgs hjemmeside uddyber og supplerer informationen på www.kk.dk i stedet for at gentage.

Udviklingen af hjemmesiden bør ske efter en mindre analyse af brugernes adfærd. Denne mindre analyse udføres af sekretariatet på baggrund af statistisk materiale fra Google Analytics (et program der overvåger trafik på hjemmesiden).

I forbindelse med udvikling af hjemmesiden kan der udføres nogle mindre kvalitative brugerundersøgelser, hvor et par udvalgte brugere for eksempel inviteres til at teste og kommentere hjemmesiden. Denne analyse skal øge sekretariatets og lokaludvalgets viden om brugernes oplevelse af hjemmesiden og sikre, at der udvikles de rigtige steder og i den rigtige retning. Disse kvalitative brugerundersøgelser kan tilrettelægges, så de harmonerer med sekretariatets øvrige arbejdsbyrde.

En del af de mindre justeringer til forsiden kan foretages af sekretariatet, men større ændringer, der kræver programmering, vil skulle indkøbes af Operate IT, som supporter hjemmesiden.

Lokaludvalget vil skulle afsætte de midler, som ændringerne vil påkræve, på et lokaludvalgsmøde, når der er blevet skabt overblik over, hvor meget der skal ændres.

Brug af netværk på sociale medier og andre aktørers kommunikationskanaler
Hvis man kigger på, hvilke sager der er blevet eksponeret i særlig høj grad målt på antallet af besøgende på hjemmesiden, så er det sager som cykelkarma-kampagnen i september 2010, Bydelsplan 2011, spørgeskema om tryghed i nattelivet under Sikker By-uge i maj 2011, trafikinformation under cykel VM i september 2011, spørgeskema om Distortion juni 2012 og spørgeskema om bunkers i oktober 2012. De fleste af disse sager har nogle fælles karakteristika, som man må formode er med til at forklare, hvorfor de har fået ekstraordinær opmærksomhed.

For det første kan de mange besøgende på hjemmesiden under cykelkarma-kampagnen 2010 samt Bydelsplanen 2011 forklares med, at det er perioder, hvor lokaludvalget har været meget synligt på gadeplan samt i medierne.

Fælles for sagerne omkring Sikker By-uge, Distortion og bunkers er, at de er blevet eksponeret via andre grupper/foreningers facebook-side. Denne virale eksponering er sket efter aftale med de relevante grupper/foreninger og har givet en markant stigning i antallet af besøgende på hjemmesiden samt spørgeskemabesvarelser. Denne form for eksponering er ikke alene effektfuld, men også omkostningsfri.

Man kunne sagtens i højere grad udnytte andre relevante aktørers facebook- og hjemmesider til at synliggøre lokaludvalgets sager og arrangementer. Det kan for eksempel være relevante interesseorganisationer, uformelle borgergrupper, frivillige foreninger i bydelen, erhvervsdrivende, kulturinstitutioner og så videre. Det er også et stort potentiale i, at lokaludvalgets medlemmer og suppleanter i højere grad deler lokaludvalgets information viralt via facebook eller andre sociale medier.

Synlighed i byrummet og involvering af beboere
Synlighed i byrummet er afgørende i forhold til at opnå kontakt til nye brugere/borgere, som ikke i forvejen kender til lokaludvalget og dets aktiviteter. Indre By Lokaludvalg er pt. synlige i byrummet i forbindelse med diverse debatvognsarrangementer, ved uddeling af flyers og ophængning af opslag samt i form af lokaludvalgets informationsbannere på Byens Hegn (i øjeblikket ved Kongens Nytorv og Rådhuspladsen).

Det er svært at måle, om der er særlige dele af bydelen, som Indre By Lokaludvalg er mindre synlige i, end andre. Da en af lokaludvalgets betydelige informationskanaler er den ugentlige annonce i Cityavisen, må man dog antage, at lokaludvalget er mindre synligt i de dele af Indre By, hvor Cityavisen ikke udkommer (de områder med postnumre i København Ø og V).

Man kan få en indikator på den geografiske og aldersmæssige spredning af de borgere og brugere, som lokaludvalget er i kontakt med, ved at kigge på de besvarede spørgeskemaer, hvor de har opgivet deres postnummer (se bilag 2: Spørgeskema-respondenters karakteristika). Opgørelsen viser, at der aldersmæssigt ikke er grupper, som lokaludvalget slet ikke er i kontakt med. Særlig de unge på alderen 20-29 år er stærkt repræsenteret.

Geografisk set bor cirka 20 procent af spørgeskemarespondenterne i Indre By. Det må anses som et vilkår at en stor del af de, som lokaludvalget opnår kontakt til, f.eks. igennem Debatvognen og uddeling af flyers til trafikanter, ikke bor i Indre By. Det er ikke noget problem, at lokaludvalget også henvender sig til brugerne, men derfor kan der sagtens målrettes indsatser mod beboerne.

For eksempel kan lokaludvalget vælge at placere debatvognen, lave arrangementer, kampagner eller andre ting på steder i Indre By, hvor det i højere grad færdes beboere end turister, pendlere, shoppere og andre brugere. Det kan også overvejes, om lokaludvalget i højere grad skal målrette kommunikation og borgerdialog til særlige grupper af Indre By-beboere, f.eks. ældre beboere, socialt udsatte beboere, børnefamilier i Indre By mv. For eksempel kan det give et større indblik at studere socioøkonomiske forhold i Indre Bys kvarterer.

Besøgstallene fra hjemmesiden viser, at særligt debatvognsarrangementer og uddeling af flyers får flere borgere og brugere til at besøge hjemmesiden. For at forøge effekten kan man tilføje QR-koder til de flyers/opslag, der fremover bliver delt ud eller hængt op i Indre By, da borgerne/brugerne dermed kan komme ind på en bestemt underside på hjemmesiden ved hjælp af smartphones. For den størst mulig effekt ved QR-koder skal hjemmesiden formentlig optimeres til mobile platforme. QR-koder er i sig selv gratis at generere, og der er ingen nævneværdig ekstra arbejdsbyrde ved at tilføje dem.

I starten af december 2012 blev der ophængt informationsbannere på Byens Hegn på Rådhuspladsen og Kongens Nytorv, som fremhæver lokaludvalgets mærkesager fra den nye Bydelsplan. Bannerne er udstyret med QR-koder, som fører ind til en underside på hjemmesiden, hvor man kan læse mere og debattere det pågældende emne. Bannerne har ikke indtil videre haft nogen synlig effekt i forhold til trafikken på hjemmesiden, men det er dog for tidligt at kunne drage nogen endegyldige konklusioner ud fra det.

Input fra lokaludvalgets drøftelse bliver taget med i sekretariatets videre arbejde med at realisere den eksisterende kommunikationsstrategi. Lokaludvalget orienteres løbende.

• Lokaludvalgets kommunikation skal i højere grad fokusere på beboere i Indre By, for eksempel med fokus på de beboere, der ikke får Cityavisen. 
• De sager, som har vakt særlig stor opmærksomhed blandt brugerne, har været opfattet som enkeltsager, f.eks. bunkers-sagen. Måske kan det hjælpe lokaludvalget i højere grad selv at betragte sagerne som enkeltsager for at skabe engagement. 
• Det kunne være interessant at vide flere ting om brugerne, f.eks. hvor mange børnefamilier vi har kontakt til. Det kan overvejes i forbindelse med udarbejdelse af spørgeskemaer. 
• Der skal arbejdes med udvikling af hjemmesiden, for eksempel gør den mere brugervenlig og -væsentlig. Hjemmesiden kan også udvikles, så der kommer større fokus på aktuelle høringssager. 
• Lokaludvalget skal huske på, at det er en lille organisation, og at det kan være vigtigere at gøre en forskel for de få end at prøve at ramme alle målgrupper på en gang. Derfor er fokuseret kommunikation vigtigt.
• Med fokuseret kommunikation kan lokaludvalget målrette aktiviteterne mod aktuelle målgrupper.