Proces for sager med kort svarfrist

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Indre By Lokaludvalg drøfter,  hvordan lokaludvalget skal gribe sager med kort svarfrist an.

Problemstilling

Lokaludvalget havde fornyelig to sager med en svarfrist på to uger. De blev med mail sendt i skriftlig votering blandt lokaludvalgets medlemmer. 12 ud af 22 lokaludvalgsmedlemmer deltog, idet en plads i lokaludvalget er vakant.

Under voteringen var der en drøftelse på mail blandt lokaludvalgets medlemmer om behovet for en drøftelse i lokaludvalget af de to sager, før lokaludvalget traf en afgørelse.

I mødet den 12. maj 2016 udsatte lokaludvalget sagen.

Løsning

Formanden foreslår, at lokaludvalget drøfter, hvordan lokaludvalget skal gribe sager med kort svarfrist an. Ud over at sende en hastesag i skriftlig votering blandt lokaludvalgets medlemmer kan disse muligheder for at afgøre en hastesag komme i spil:

• Formanden kan afgøre sagen på udvalgets vegne. Det kan kun ske, hvis der ikke er tvivl om, hvad lokaludvalget vil mene om sagen. 
• Formanden kan indkalde til ekstraordinært møde. Ligesådan kan mindst en tredjedel af lokaludvalgets medlemmer fremsætte anmodning herom til formanden.

Derudover er der den mulighed, at formanden i samarbejde med sekretariatet.beder om at få udskudt svarfristen, så en behandlnling af sagen i et ordinært lokaludvalgsmøde er mulig.

Økonomi

Intet.

Videre proces

Afhænger af drøftelsen.

Det, som lokaludvalget måtte komme frem til, kan være relevant for lokaludvalgets forretningsorden. Ændringer i  forretningsordnen skal behandles to gange i lokaludvalget, før de træder i kraft.

1. Lokaludvalget drøftede,  hvordan lokaludvalget skal gribe sager med kort svarfrist an. Der var følgende bemærkninger:
   • Skriftlige voteringer, hvor der kun er mulighed for at svare ja eller nej og ikke mulighed for debat, er ikke godt.
   • Hvis lokaludvalget får en sag med kort svarfrist, skal formanden meddele forvaltningen, at lokaludvalget ikke besvarer sagen.
   • Formanden bør indkalde til ekstraordinært møde, hvis der kommer en sag med kort svarfrist.
   • Formanden må vurdere, hvad der er mest hensigtsmæssigt i forhold til den givne sag med kort svarfrist.
   • Formanden kan på baggrund af input fra lokaludvalgets medlemmer indsende et høringssvar med forbehold for lokaludvalgets godkendelse i det næstkommende lokaludvalgsmøde.