Principper for mødeplanlægning i Borgerrepræsentationen og de stående udvalg

Gruppeforpersonskredsen drøftede i august 2023 tilrettelæggelsen af Borgerrepræsentationens og udvalgenes mødeplan. Gruppeforpersonskredsen bestilte i den forbindelse et oplæg med en model for, hvordan mødeplanen kan tage udgangspunkt i to faste, ugentlige mødedage. Økonomiforvaltningen forelægger med denne sag forvaltningens anbefalinger på baggrund af arbejdet og den gennemførte spørgeskemaundersøgelse. 

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at Gruppeforpersonskredsen tager Økonomiforvaltningens tilbagemelding vedrørende mødeafvikling i de stående udvalg, jf. afsnittet Løsning, til efterretning,
2. at Gruppeforpersonskredsen beslutter at opfordre forvaltningerne til at anvende erfaringerne fra spørgeskemaundersøgelsen i planlægningen af mødeplan 2026 for Borgerrepræsentationen og udvalgene (vedlagt brev til forvaltningerne som bilag 3).

Problemstilling

Gruppeforpersonskredsen drøftede på deres møde den 25. august 2023 (dagsordenspunkt 6) rammerne for mødeplanlægningen i de stående udvalg, Økonomiudvalget samt Borgerrepræsentationen.

Gruppeforpersonskredsen bestilte i den forbindelse et oplæg inden næste valgperiode med en model for, hvordan mødeplanen kan tage udgangspunkt i to faste, ugentlige mødedage. Det blev ligeledes bestilt, at forvaltningen skulle gennemføre en spørgeskemaundersøgelse blandt medlemmerne i Borgerrepræsentationen til anonym besvarelse, og at besvarelserne skulle fungere som bidrag til oplægget med en ny model.

Løsning

Spørgeskemaundersøgelse

Økonomiforvaltningen har gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt Borgerrepræsentationens medlemmer vedr. mødeplanlægningen for de stående udvalg i Københavns Kommune.

Selve spørgeskemaet er vedlagt som bilag 1. En opsummering af besvarelserne er vedlagt som bilag 2.

Spørgeskemaundersøgelsen havde en svarprocent på 50 %. Spørgeskemaet blev sendt ud til i alt 62 medlemmer, medlemmer på orlov samt disses suppleanter. 31 har gennemført og 31 har ikke.  

 

Økonomiforvaltningens betragtninger og anbefaling

Den kommunale styrelseslov:

Af kommunestyrelseslovens § 20, stk. 1, 2. pkt., fremgår det, at hvert stående udvalg skal træffe beslutning om, hvornår udvalgets møder skal afholdes. Kravet om mødeplan har til formål at lette udvalgsmedlemmernes arbejdstilrettelæggelse og koordineringen med arbejdet Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationen har således ikke kompetence til at fastlægge udvalgenes mødeplan eller pålægge udvalgene generelt at følge en bestemt mødekadence. Et udvalgsmedlem har dog mulighed for at indbringe et udvalgs mødeplan for Borgerrepræsentationen, jf. kommunestyrelseslovens § 20, stk. 1, 4. pkt. Bestemmelsen er med til at sikre, at der ikke – uden tvingende grunde – fastsættes mødetidspunkter, som er uhensigtsmæssige for et mindretal af udvalgsmedlemmerne.

Det vil således fortsat være op til det enkelte udvalg at tilrettelægge deres respektive mødeplaner. Hvis der fra Gruppeforpersonskredsens eller Borgerrepræsentationens side blev fremsat ønske om en anden tilrettelæggelse af udvalgsmøder, vil det ikke binde udvalgene til at efterleve dette idet dette er en kompetence, der ligger i udvalget.

Økonomiforvaltningens overvejelser:

En forudsætning for at den påtænkte model med faste, ugentlige mødedage vil kunne fungere er, at alle møder ligger på de udvalgte dage. Dette kan imidlertid ikke garanteres, idet det enkelte udvalg har kompetence til at planlægge deres konkrete mødeplan anderledes.

Der er ligeledes ikke taget højde for de øvrige udvalgsaktiviteter, der finder sted i Københavns Kommune, f.eks. Børn- og Ungeudvalget samt Revisionsudvalget og Nattelivsudvalget (såkaldte § 17, stk. 4-udvalg). Som det gør sig gældende for de stående udvalg har Borgerrepræsentationen ikke kompetence til at fastlægge mødeplaner for disse udvalg.

Økonomiforvaltningen har i forbindelse med den tidligere sag til Gruppeforpersonskredsen afdækket, at det vil være forbundet med visse uhensigtsmæssigheder at lægge mødeplanlægningen om. Det vil bl.a. betyde mindre fleksibilitet ift. udvalgsmedlemmers konkrete forhold, som arbejde, privatliv samt evt. rokeringer i udvalg – ca. 75 % af alle medlemmer har siddet eller sidder i mere end et udvalg.

Fortløbende møder vil desuden betyde, at de enkelte udvalg ikke kan gå over tid, idet man vil gå ind i et andet udvalgs tidsrum, hvilket potentielt kan betyde at et medlem ikke kan deltage i begge udvalg. Nogle udvalg har aktiviteter forud for de ordinære møder, f.eks. temamøder eller møder med bygherrer. Disse er der ikke taget højde for i en evt. model med fortløbende møder, ligesom foretræde i udvalgene udgør en ubekendt ift. planlægningen af møderne. Det vil ligeledes være sværere at finde ledige perioder i kalenderen, hvor udvalg kan tage på studieture.  

Spørgeskemaundersøgelsens resultater:

På baggrund af spørgeskemaundersøgelsen står det klart, at der ikke er et entydigt ønske i én bestemt retning. 29 % af respondenterne svarer, at de ser behov for at ændre den nuværende mødestruktur. De resterende 71 % ser ikke et behov for at ændre noget.

39 % svarer, at det er attraktivt med faste, ugentlige mødedage. Dette tal kan dog – sammenholdt med besvarelser i fritekst – også dække over, at mange er glade for den nuværende struktur, hvor et bestemt udvalg altid holder møde samme ugedag. F.eks. holder Teknik- og Miljøudvalget typisk møder mandage og Økonomiudvalget tirsdage osv.

Der tegner sig på baggrund af fritekstbesvarelserne et billede af, at det vigtigste er planlægning og forudsigelighed for det enkelte udvalgsmedlem – altså udvalgenes autonomi og medlemmernes private og individuelle forhold. Denne forudsigelighed opnår man allerede i den nuværende struktur, og den er mere fleksibel, idet udvalgene selv vælger deres faste mødedag. Udvalgene kan i dag selv vælge den foretrukne ugedag og tilrettelægge tidspunkt, så det så vidt muligt passer alle medlemmer af udvalget.

Der er ingen entydige svar ift. foretrukne tidspunkter på dagen, og det uddybes i friteksten, at der gør sig mange modsatrettede hensyn gældende. Nogle medlemmer ønsker møder i daginstitutionernes åbningstid eller inden for ”normal” arbejdstid, mens andre ønsker møder efter ”normal” arbejdstid. Nogle medlemmer fremhæver bestemte ugedage, og andre fremhæver andre.

Ved hver ny samling udskiftes erfaringsmæssigt ca. halvdelen af de tidligere siddende medlemmer med nye. En vedtagelse af et nyt princip for mødeplanlægningen vil således forventeligt påvirke mange nye medlemmer, der ikke har haft mulighed for at have indflydelse på det.

Økonomiforvaltningens anbefaling:

Økonomiforvaltningen anbefaler på den baggrund, at der ikke foretages ændringer i mødestrukturen for udvalgene og Borgerrepræsentationen. Økonomiforvaltningen anbefaler i stedet, at vedlagte brev (bilag 3) sendes til alle forvaltninger med opfordring om, at erfaringerne fra spørgeskemaundersøgelsen anvendes i planlægningen af mødeplan 2026.

 

Fornyet drøftelse i ny samling

Mødeplaner for Borgerrepræsentationen og udvalgene fastlægges typisk i hhv. sommeren og efteråret året før. Dvs. at planlægningen af mødeplan 2026, som vil gælde for en ny samling af borgerrepræsentanter på den anden side af kommunalvalget, vedtages af hhv. Borgerrepræsentationen og udvalgene bestående af de afgående medlemmer i efteråret 2025.

Efter sædvanlig proces forelægges udvalgene og Borgerrepræsentationen deres mødeplaner igen umiddelbart efter, den nye samling er tiltrådt (primo 2026) med henblik på en genbekræftelse af mødeplanen. Her kan der gøre sig nye hensyn gældende, idet mange personer i forsamlingen typisk er nyvalgte efter et kommunalvalg.

Økonomiforvaltningen vil i forlængelse heraf forelægge Gruppeforpersonskredsen en ny sag til drøftelse, så den nye samling har lejlighed til at drøfte deres ønsker til principper og hensyn bag mødeplanlægningen i Københavns Kommune.

Økonomi

Indstillingen er ikke forbundet med økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltninger sender det vedlagte brev (bilag 3) indeholdende erfaringerne fra spørgeskemaundersøgelsen til alle forvaltninger med henblik på, at det kan indgå i planlægningen af mødeplan 2026.

Økonomiforvaltningen vil desuden, når den nye samling af borgerrepræsentanter er tiltrådt efter kommunalvalget, forelægge Gruppeforpersonskredsen en sag til drøftelse igen med henblik på, at den nye samling kan drøfte deres ønsker til principper for mødeplanlægningen.

Gruppeforpersonskredsens beslutning i mødet fredag den 29. november 2024

Helene Vinten Madsen (BR-sekretariatet) og Olivia Tilde Fryd Nilsson (BR-sekretariatet) var til stede under behandling af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning. 

Gruppeforpersonskredsen drøftede indstillingen, herunder opsummeringen af besvarelserne på spørgeskemaet, og de mange modsatrettede hensyn angivet i disse.

Kredsen var enige om, at der i brevet til forvaltningerne (bilag 3) skal tilføjes følgende:

• en understregelse af, at der ikke bør være sammenfald mellem udvalgsmøder i de stående udvalg,
• en understregelse af, at de stående udvalgs’ studieture ikke bør ligge oveni BR-møder,
• at det, på baggrund af resultatet af spørgeskemaundersøgelsen, kan konkluderes, at forudsigelighed omkring mødedage og mødetidspunkter er vigtigt for medlemmerne af de stående udvalg,
• eksempler på andre kommuners mødeplanlægning.