Aktiviteter i forbindelse med modtagelse af ny Borgerrepræsentation 2026 - 2029

Indstilling

Indstilling om,

1. at gruppeforpersonskredsen drøfter aktiviteter i forbindelse med modtagelse af de nyvalgte medlemmer af Borgerrepræsentationen 2026-2029.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Gruppeforpersonskredsen vil I forbindelse med modtagelse af ny samling blive forelagt en række sager. Det drejer sig bl.a. om det konstituerende møde, proces for hverv og udpegninger, destination for Borgerrepræsentationens studietur, mm. Disse vil blive forlagt for kredsen særskilt.

Med denne sag ønsker forvaltningen at inddrage kredsen i forberedelsen af aktiviteter, der tilbydes de nyvalgte borgerrepræsentanter.

Løsning

I perioden umiddelbart efter det konstituerende møde, har BR-sekretariatet traditionelt holdt introduktionsmøder i grupperne med deltagelse af både udvalgssekretærer og medlemssekretærer.

Formålet med møderne har været, at medlemmerne på en uformel måde kunne modtage information om og stille spørgsmål til emner som:

• Introduktion til Borgerrepræsentationens Sekretariat
• Styringen af Københavns Kommune
• Sagernes gang i fagudvalg og Borgerrepræsentationen
• Arbejdet i Borgerrepræsentationen, herunder code of conduct, forretningsorden og møder i Borgerrepræsentationen
• BR-medlemmernes rettigheder og pligter
• Medlemssekretærordningen
• Brug af Rådhuset

Derudover har BR-sekretariatet tilbudt et rollespil i BR-salen, hvor de nyvalgte medlemmer har mulighed for at gennemgå et møde i Borgerrepræsentationen, og i den forbindelse også blive introduceret til taletidsreglerne, mikrofonsystemet, mødelederens rolle, forbud mod direkte tale, osv.

Endelig har BR-sekretariatet tidligere udarbejdet et katalog over relevante kurser i relation til borgerrepræsentanternes varetagelse af deres hverv, fx angående pressehåndtering.

Sekretariatets bemærkninger

Det er fortsat sekretariatets vurdering, at det er hensigtsmæssigt med intromøder i grupperne relativt hurtigt efter valgperiodens begyndelse. Det giver medlemmerne en god anledning til at møde sekretariatet, og til, at nye medlemmer kan modtage en række grundlæggende oplysninger om deres virke som borgerrepræsentanter.

Erfaringen er dog også, at der er travlt i den første periode for de nyvalgte borgerrepræsentanter. Sekretariatet ønsker derfor også i højere grad at tilbyde de nye medlemmer introduktion og vejledning til relevante emner, ud fra medlemmernes konkrete, eventuelt individuelle, behov på dét tidspunkt, hvor behovet opstår.

Det kan f.eks. være ved at tilbyde særskilt introduktion til budgetvedtagelse, kommuneplanstrategi, m.v., hvis medlemmerne ønsker dette.

Sidst vil forvaltningen gerne inddrage gruppeforpersonskredsen i det løbende arbejde, sådan at kredsen i løbet af det første halvår, får en sag på dagsordenen, hvor kredsen kan evaluere de forudgående aktiviteter og viderebringe gruppernes eventuelle ønsker til yderlige aktiviteter.

Sekretariatet vil med sagen her gerne høre gruppeforpersonskredsens tanker om ovenstående, herunder hvilke emner, der bør prioriteres til intromøderne i grupperne.

Skriftlig kommunikation til medlemmerne

Sekretariatet har i den seneste tid indført en fast praksis med at sende nyhedsmails til BR-medlemmerne efter møderne i gruppeforpersonskredsen. Her kan BR-medlemmerne læse kort om de mest relevante emner, som er blevet drøftet/besluttet i kredsen, og om øvrig relevant information (lovændringer, mm.).

Formatet vil egne sig fint i perioden efter modtagelse af ny samling, og sekretariatet vil fremover også anvende nyhedsbrevene til drypvis at sende relevant information til medlemmerne. 

På samme vis opdaterer sekretariatet løbende siden borgerrep.kk.dk, sådan at denne fungerer som en samlet indgang til en lang række af de informationer, der er relevante for såvel nye som erfarne medlemmer i forbindelse med varetagelse af deres hverv.  Sekretariatet vil derfor gøre en indsats for at udbrede kendskabet til sitet i forbindelse med modtagelse af ny samling.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. De endelige udgifter til modtagelse af ny samling afholdes inden for BR-sekretariatets egen budgetramme.

Videre proces

Forvaltningen vil på baggrund af kredsens drøftelser tilrettelægge en plan for aktiviteter som tilbydes de nye borgerrepræsentanter. Kredsen vil få forelagt planen i løbet af foråret 2025.