Drøftelse af tilrettelæggelsen af Borgerrepræsentationens og udvalgenes mødeplan
Gruppeforpersonskredsen har på sit møde den 2. juni 2023 ønsket, at tilrettelæggelsen af Borgerrepræsentationens og udvalgenes mødeplan blev drøftet på Gruppeforpersonskredsens møde med henblik på at undersøge muligheden for, at alle udvalg afholder deres møder på en eller to faste mødedage inden for samme uge, som det fx er tilfældet i enkelte andre kommuner.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller,
- at Gruppeforpersonskredsen drøfter rammerne for mødeplanlægningen i de stående udvalg, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, og herunder om der er behov for at komme med specifikke anbefalinger til udvalgene i forbindelse med tilrettelæggelsen af mødeplan 2025.
Problemstilling
Kultur- og fritidsborgmester Mia Nyegaard (Radikale Venstre) stillede den 15. maj 2023 et politikerspørgsmål om muligheden for en mødeafvikling, hvor alle udvalg afholder deres møder på en eller to faste mødedage inden for samme uge. Økonomiforvaltningen besvarede politikerspørgsmålet den 25. maj 2023, jf. bilag 1. Svaret indeholdt en beskrivelse af rammerne for udvalgenes og Borgerrepræsentationens mødeplanlægning samt hvilke vanskeligheder, der kunne være forbundet med en mødeafvikling på en eller to dage.
På Gruppeforpersonskredsens møde den 2. juni 2023 blev det aftalt, at Økonomiforvaltningen på næstkommende møde ville sætte en sag på dagsordenen, hvor Gruppeforpersonskredsen kunne drøfte spørgsmålet om tilrettelæggelsen af mødeplanen.
Løsning
Af kommunestyrelseslovens § 20, stk. 1, 2. pkt. fremgår det, at hvert stående udvalg skal træffe beslutning om, hvornår udvalgets møder skal afholdes. Kravet om mødeplan har til formål at lette udvalgsmedlemmernes arbejdstilrettelæggelse og koordineringen med arbejdet i Borgerrepræsentationen.
Borgerrepræsentationen har således ikke kompetence til at fastlægge udvalgenes mødeplan eller pålægge udvalgene generelt at følge en bestemt mødekadence. Et udvalgsmedlem har dog mulighed for at indbringe et udvalgs mødeplan for Borgerrepræsentationen, jf. kommunestyrelseslovens § 20, stk. 1, 4. pkt. Bestemmelsen er med til at sikre, at der – uden tvingende grunde – fastsættes mødetidspunkter, som er uhensigtsmæssige for et mindretal af udvalgsmedlemmerne.
Præmisserne for Borgerrepræsentationens mødeplan blev drøftet på Gruppeforpersonskredsens møde den 18. november 2016, jf. bilag 2. Ved tilrettelæggelsen af Borgerrepræsentationens og udvalgenes mødeplan tager Økonomiforvaltningen udgangspunkt i disse præmisser, herunder at understøtte budget- og regnskabsprocesserne, at friholde ferier og helligdage for møder samt undgå mødesammenfald med Kommunaløkonomisk Forum (KØF), Kommunalpolitisk Topmøde (KL Topmøde) og Folkemødet på Bornholm.
Gruppeforpersonskredsen vedtog, at der som udgangspunkt skal være fire uger mellem behandlingen af en sag i et fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen, jf. bilag 3.
I Københavns Kommune er udvalgsmøder og møder i Borgerrepræsentationen som udgangspunkt fordelt på fire dage med faste mødedage (mandag til torsdag) og forskellige mødetidspunkter. Borgerrepræsentationen afholder som regel møde mindst én gang om måneden, mens der i gennemsnit afholdes ca. 3 udvalgsmøder per uge med en gennemsnitlig varighed på ca. 3 timer.
Rudersdal og Frederiksberg kommuner er eksempler på kommuner, der afholder udvalgsmøder på én fast mødedag. I Rudersdal Kommune ligger møderne i to blokke, hvor samtidigt medlemskab af to udvalg, som er i samme mødeblok, er udelukket. I Frederiksberg Kommune er møderne noget kortere, og udvalgsmødernes rækkefølge fastlægges fra gang til gang med henblik på at sikre, at medlemmer af flere udvalg kan nå alle møderne. Se nærmere bilag 4 om Rudersdal Kommune og Frederiksberg Kommune.
Opmærksomhedspunkter relateret til en mødeafvikling på 1-2 dage i Københavns Kommune
Det kan være vanskeligt at tage højde for, at medlemmer af Borgerrepræsentationen kan være medlemmer af flere forskellige udvalg, medmindre udvalgsmøderne afholdes i forlængelse af hinanden.
En afvikling af udvalgsmøder i forlængelse af hinanden hen over to faste dage vil, med udvalgenes gennemsnitlige tidsmæssige forbrug det seneste halve år, kræve fortløbende møder fx tirsdag og onsdag begge dage fra kl. 8.00 - kl. 18.00, såfremt den nuværende mødekadence fastholdes. Såfremt mødekadencen sættes op, vil møderne alt andet lige kunne afvikles inden for et kortere tidsrum. Dertil kommer møderne i Borgerrepræsentationen.
Der vil endvidere ikke kunne udvises den samme fleksibilitet over for udvalgsmedlemmerne, såfremt alle politiske møder afholdes på en eller to dage. Det vil eksempelvis være vanskeligt at tage hensyn til fx udvalgsmedlemmers konkrete forhold som deres arbejde mv. samt eventuelt rokering i udvalg.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Videre proces afhænger af Gruppeforpersonskredsens drøftelser.
Beslutning
Gruppeforpersonskredsens beslutning i mødet fredag den 25. august 2023
Chefkonsulent Helene Vinten Madsen var til stede under behandling af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.
Indstillingen blev drøftet.
Gruppeforpersonskredsen tilkendegav herefter, at kredsen ønsker et oplæg inden næste valgperiode med en model (som et muligt alternativ til den nuværende), hvor mødeplanen tager udgangspunkt i to ugentlige faste mødedage, f.eks. tirsdag og torsdag. I den forbindelse skal forvaltningen også udarbejde et spørgeskema til medlemmerne af Borgerrepræsentationen til anonym besvarelse. Spørgeskemaet skal fungere som bidrag til førnævnte oplæg.