Forplejning til møder og tilskud til gruppeseminar

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at Gruppeforpersonskredsen tager orienteringen om forplejning til BR-medlemmers møder til efterretning, 
2. at Gruppeforpersonskredsen godkender, at tilskuddet pr. BR-medlem til afholdelse af gruppeseminar fremskrives til aktuelt niveau.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen oplever et stigende antal spørgsmål om BR-medlemmernes mulighed for forplejning til møder. Flere spørgsmål omhandler muligheden for at få en anden forplejning end den, Rådhuset kan levere.

Partigrupperne i Borgerrepræsentationen (BR) har mulighed for at afholde op til to gruppeseminarer i løbet af en samling med tilskud fra Københavns Kommune. Økonomiforvaltningen vurderer, at der er behov for en fremskrivning af tilskuddets størrelse.

Løsning

Forplejning til møder

Reglerne for, hvornår BR-medlemmerne kan låne et lokale på Rådhuset og bestille mødeforplejning, er beskrevet i ”Retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus”, jf. bilag 1.

Af regelsættet fremgår det, at BR-medlemmerne vedlagsfrit kan bruge lokaler på Rådhuset i forbindelse med afholdelse af møder, der er direkte relateret til det kommunale hverv. Det kan for eksempel være gruppemøder eller møder med borgere, erhvervsliv eller interesseorganisationer. Til disse møder kan BR-medlemmerne vederlagsfrit bestille almindelig mødeforplejning fra kantinen på Rådhuset.

Derudover har Københavns Kommune en cateringaftale med Jespers Torvekøkken. BR-medlemmerne kan også vederlagsfrit bestille almindelig mødeforplejning til møder på Rådhuset fra Jespers Torvekøkken. Økonomiforvaltningen bemærker, at bestilling skal ske mindst to dage før levering, levering og afhentning koster 265,50 kr. pr. gang, samt at leveringstidspunktet er inden for et interval af 2 timer.

BR-medlemmerne kan bestille lokale og forplejning på Rådhuset gennem deres medlemssekretær. Medlemssekretæren kan også hjælpe med at vurdere, om et konkret møde eller arrangement er direkte relateret til det kommunale hverv, og hvorvidt der kan bestilles vederlagsfri forplejning.

Muligheden for forplejning til møderne er knyttet til retningslinjerne for udlån af lokaler på Rådhuset. Hvis grupperne holder møder på eksterne lokationer, er det ikke muligt at købe forplejning, som finansieres af Københavns Kommune.

Tilskud til gruppeseminar

Partigrupperne kan afholde et gruppeseminar to gange i løbet af en samling med et kommunalt tilskud, hvis en række krav er opfyldt.

Det er et krav, at gruppeseminaret omhandler hvervet som borgerrepræsentant. Det konkrete indhold er op til den enkelte gruppes behov og ønsker. Det kan for eksempel være rammer for samarbejdet i begyndelsen af en samling og foredrag eller oplæg fra en ekstern oplægsholder.

Det er ligeledes et krav, at arrangementet er økonomisk forsvarligt, og at der er et rimeligt forhold mellem formålet, typen af aktiviteter og udgifterne.

Det er en forudsætning, at partigrupperne benytter Københavns Kommunes konferenceaftale til afholdelse af seminaret.

I 2010 godkendte Gruppeforpersonskredsen et tilskud på op til 3.000 kr. pr. BR-medlem pr. gruppeseminar. Økonomiforvaltningen foreslår, at det beløb fremskrives til 3.700 kr., der afspejler 2023-priser.

BR-medlemmerne skal arrangere gruppeseminarerne i samarbejde med gruppens medlemssekretær, der kender rammerne for det kommunale tilskud.

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med opstarten af en ny samling fremlægge en sag for Gruppeforpersonskredsen med et justeret beløb pr. medlem som tilskud til gruppeseminar.