Justering af rammer for offentliggørelse af Borgerrepræsentationsmedlemmernes forbrugsudgifter, mv.

Gruppeforpersonskredsen skal beslutte, om kredsen vil anbefale forvaltningens forslag vedrørende offentliggørelse af medlemmernes forbrugsudgifter over for Borgerrepræsentationen. Der er tale om en ændring af en beslutning truffet af Borgerrepræsentationen i 2006.  

Økonomiforvaltningen har endvidere foretaget en intern omlægning af kontrollen med BR-medlemmernes brug af rejse- og taxakort, herunder et øget krav om dokumentation, som Gruppeforpersonskredsen med denne sag informeres om.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at Gruppeforpersonskredsen over for Borgerrepræsentationen anbefaler, at oplysninger om forbrugsudgifter mv. fremover offentliggøres i et samlet skema på kommunens hjemmeside, som beskrevet i afsnittet ”Løsning”.
2. at Gruppeforpersonskredsen tager orientering om intern omlægning af kontrol med rejse- og taxakort til efterretning.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Den 30. november 2023 besluttede Borgerrepræsentationen at udvide mulighederne for befordringsgodtgørelse, så ordningen også omfatter medlemmernes deltagelse i møder, der afholdes som led i mødeforberedelse i forbindelse med en eller flere konkrete sager til behandling i Borgerrepræsentationen eller i de stående udvalg, medlemmernes deltagelse i indvielser, receptioner og lignende repræsentationsarrangementer, medlemmernes deltagelse i borger- og orienteringsmøder samt medlemmernes deltagelse i besigtigelser. 

Som det også fremgår af ovennævnte sag, skal BR-medlemmerne ved valg af transport følge de vedtagne rejseregler således, at der som udgangspunkt skal anvendes tog, bus eller andre offentlige transportformer.

Når BR-medlemmer skal vælge mellem offentlige transportformer, taxa eller egen bil, skal det indgå i vurderingen, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for kommunen. Det fremgår også af de vedtagne rejseregler, at den samlede CO2-udledning samt rejsens samlede tidsforbrug også skal indgå i vurderingen heraf. Der henvises i øvrigt til gennemgangen af reglerne i ovennævnte sag.

Den udvidede ordning for befordringsgodtgørelse har givet anledning til, at Økonomiforvaltningen har set nærmere på, hvordan forvaltningen kan anvende færre ressourcer på administrationen af offentliggørelse af forbrugsgoder samtidig med, at det sikres, at der fortsat er størst mulig åbenhed om forbrugsudgifter, herunder åbenhed om BR-medlemmernes anvendelse af rejse- og taxakort.

For at sikre, at den udvidede ordning ikke fører til, at BR-medlemmer uforvarende får anvendt rejse- og taxakort i strid med reglerne, har Økonomiforvaltningen endvidere omlagt kontrollen med ordningen, så den bliver mere effektiv, og så forvaltningen kan reagere hurtigere på eventuel forkert anvendelse af kortene.

Løsning

Samlet offentliggørelse af forbrugsudgifter mv.

Det følger af en borgerrepræsentationsbeslutning fra 2006, at det enkelte medlems udgifter til hjemmearbejdsplads, mobiltelefon, taxa og gaver skal offentliggøres på det enkelte borgerrepræsentationsmedlems informationsside på kommunens hjemmeside.

I praksis modtager Borgerrepræsentationens Sekretariat oplysningerne i et samlet ark, hvorefter oplysningerne manuelt skal overføres til det enkelte BR-medlems informationsside. Dette er en omstændig proces, hvortil kommer, at det gør det unødigt kompliceret for interesserede at få et samlet overblik over udgifterne.

Økonomiforvaltningen foreslår derfor, at offentliggørelse af BR-medlemmernes forbrugsudgifter fremover sker i et samlet skema.

I skemaet vil udgifterne for BR-medlemmerne være fordelt på år og dække den aktuelle funktionsperiode.

Oversigten vil indeholde følgende:

• Individuel opgørelse pr. kvartal på rejse- og taxakort.
• Individuel opgørelse pr. kvartal over kurser.
• En samlet opgørelse for udgifter til IT og telefoni for Borgerrepræsentationen, som indeholder tekst om, at til hvervet som borgerrepræsentant tilbydes medlemmerne at få udleveret en Ipad med bredbånd, telefon, pc og printer.

Derudover vil Borgerrepræsentationens Sekretariat fortsat offentliggøre forplejning pr. kvartal for hhv. Borgerrepræsentationsmøder og øvrige politiske møder.

Avisabonnementer vil som hidtil blive offentliggjort som en samlet opgørelse for hele Borgerrepræsentationen.

Der vil ligeledes som i dag blive lavet særskilte opgørelser for rejser (studieture, KL-topmøde mv.)

Borgmestres forbrugsoplysninger vil fortsat fremgå af den enkelte borgmesters informationsside.

Omlægning af intern kontrol med brug af rejse- og taxakort

Ved implementeringen af de udvidede rammer for befordringsgodtgørelse har Økonomiforvaltningen foretaget en intern omlægning af kontrollen med BR-medlemmernes brug af rejse- og taxakort, så der fremover hvert kvartal fortages fuld kontrol af brugen af taxakort, taxaboner og rejsekort. Kontrollen skal sikre overholdelse af retningslinjerne. BR-medlemmerne vil blive kontaktet af den taxakortansvarlige i BR-sekretariatet, hvis der mangler informationer.

Reglerne er fortsat sådan, at når BR-medlemmer anvender taxakort, skal der efter endt rejse noteres oplysninger om medlemmets navn, formålet med kørslen samt adresserne, der er kørt fra og til.

Der stilles krav om dokumentation af formål/anledning i form af mødeindkaldelse/invitation for alle ikke-ordinære møder. Dette gælder efter enhver anvendelse af taxakortet.

BR-medlemmer vil fortsat løbende kunne blive bedt om at redegøre for, at rejse- og taxakortet alene anvendes i overensstemmelse med de vedtagne regler og rammer.

Det bemærkes, at Intern Revision tillige foretager en årlig stikprøve på alle rejser med rejsekort. Ved en sådan stikprøve kan BR-medlemmerne derfor forvente at skulle oplyse, hvad formålet/anledningen med de enkelte rejser har været.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Gruppeforpersonskredsen godkender indstillingen, udarbejder forvaltningen en indstilling til Borgerrepræsentationens godkendelse om justering af rammer for offentliggørelse af forbrugsudgifter mv. Sagen forventes at blive forelagt Borgerrepræsentationen i september 2024.

Der udarbejdes en vejledning vedr. retningslinjer for samt kontrol med brug af rejsekort og taxakørsel, som vil blive udleveret til borgerrepræsentationsmedlemmerne i den kommende samling.

Gruppeforpersonskredsens beslutning i mødet fredag den 23. august 2024

Kontorchef Katrine Skovdal (Økonomiforvaltningen) var til stede under behandling af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Gruppeforpersonskredsen anbefalede indstillingen over for Borgerrepræsentationen.