Opfølgning på aktiviteter i forbindelse med modtagelse af ny Borgerrepræsentation 2026-2029

Indstilling

Indstilling om,

1. at gruppeformandskredsen tager orienteringen omkring Borgerrepræsentationens Sekretariatets planlægning af aktiviteter i forbindelse med modtagelse af de nyvalgte medlemmer af Borgerrepræsentationen 2026-2029 til efterretning. 

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Kredsen drøftede aktiviteter i forbindelse med modtagelse af ny samling på mødet den 29. november 2024.

Kredsen var enige om, at der med fordel kan være et yderligere fokus på introduktion til arbejdet i de stående udvalg. Dette gælder både i forbindelse med ny samling, men også når der indtræder nye medlemmer i udvalgene midt i periodeen. Der var bl.a. gode erfaringer med videomateriale samt budgetseminarer/temadrøftelser tidligt i perioden. Kredsen opfordrede desuden borgmestrene til at udarbejde årshjul over de politiske beslutninger, der træffes i de enkelte udvalg.

I forlængelse af mødet den 29. november 2024 blev der derfor sendt et brev til borgmestrene med ovenstående opfordring.

Kredsen drøftede også behovet for at sprede indholdet af intromøderne ud periodevis, sådan at introduktion til rettigheder og pligter prioriteres i første intromøde.

Forvaltningen har på baggrund af drøftelserne udarbejdet en plan for aktiviteter i forbindelse med modtagelse af ny samling.

Løsning

Det konstituerende møde

Der vil efter det konstituerende møde afholdes et kort, uformelt og socialt arrangement for medlemmerne på Rådhuset. Det primære formål med arrangementet er, at medlemmerne kan møde hinanden på tværs af partier og lykønske hinanden med valget.

Introduktion til arbejdet i Borgerrepræsentation

Borgerrepræsentations Sekretariat afholdte i forbindelse med forrige valg intromøder i grupperne umiddelbart efter valget, hvor medlemmerne blev introduceret til emner som:

• BR-medlemmernes rettigheder og pligter
• Introduktion til Borgerrepræsentationens Sekretariat
• Styringen af Københavns Kommune
• Sagernes gang i fagudvalg og Borgerrepræsentationen
• Arbejdet i Borgerrepræsentationen, herunder code of conduct, forretningsorden og møder i Borgerrepræsentationen
• Medlemssekretærordningen

Sekretariatet har noteret sig kredsens ønske om, at der fokuseres på BR medlemmernes kerneopgave og rettigheder og pligter på intromødet.

På den baggrund vil medlemmerne blive tilbudt et intromøde om følgende emner:

• Introduktion til Borgerrepræsentationens Sekretariat, herunder sekretariatets betjening
• Kerneopgaver (rettigheder/pligter)

Introduktionen vil konkret foregå ved et møde mellem de enkelte grupper og deltagere fra BR-Sekretariatet, herunder gruppens medlemssekretær.

Sekretariatet havde ved sidste valg også planlagt et rollespil, som blev aflyst pga. covid, men har noteret sig, at kredsen fortsat ønsker et sådan.

Rollespillet afholdes primo januar 2026, hvor BR-medlemmerne vil have mulighed for at gennemgå et møde i Borgerrepræsentationen, og i den forbindelse også blive introduceret til Borgerrepræsentationens forretningsordenen, herunder taletidsreglerne, mødelederens rolle, forbud mod direkte tale mv. Derudover vil medlemmerne blive introduceret til mikrofonsystemet og sagernes gang i fagudvalg og Borgerrepræsentationen.

Sekretariatet har også noteret sig kredsens ønske om, at der skal være tilbud om introduktion til emner som vielser, konkrete politiske processer (fx budgetproces og kommuneplan), rundvisninger og brug på rådhuset. Det vil partiernes medlemssekretærer hjælpe medlemmerne med løbende og ved behov.  

Studietur

Der har været tradition for, at borgerrepræsentanterne i løbet af valgperiodens første år får mulighed for at deltage på én studietur pr. medlem med emner af relevans for Københavns Kommunes strategiske prioriteter.

Der vil blive udarbejdet forslag til destinationer til beslutning på første møde i gruppeformandskredsen i 2026. Udgangspunktet vil være studieture af 3 dages varighed til en skandinavisk eller europæisk destination, som kan give mulighed for relevant erfaringsudveksling og best-practice inden for fx bæredygtig udvikling, mobilitetsplanlægning eller kultur og turisme.

Skriftlig kommunikation til medlemmerne

Sekretariatet har i den seneste tid indført en fast praksis med at sende nyhedsmails til BR-medlemmerne efter møderne i gruppeforpersonskredsen. Her kan BR-medlemmerne læse kort om de mest relevante emner, som er blevet drøftet/besluttet i kredsen, og om øvrig relevant

information (lovændringer, mm.). Sekretariatet har fået positive tilbagemeldinger på dette, og sekretariatet vil derfor anvende samme format  i forbindelse med modtagelse af ny samling.

Borgerrep.kk.dk

På samme vis opdaterer sekretariatet løbende siden borgerrep.kk.dk, sådan at denne fungerer som en samlet indgang til en lang række af de informationer, der er relevante for såvel nye som erfarne medlemmer i forbindelse med varetagelse af deres hverv.  Sekretariatet vil arbejde for at udbrede kendskabet til sitet i forbindelse med modtagelse af ny samling.

Evaluering

Forvaltningen vil evaluere indholdet og formatet af de tilbudte aktiviteter løbende ved at bede deltagerne om at komme med input. Gruppeforpersonskredsen vil blive inddraget ved at få en sag til drøftelse i løbet af det første halvår af 2026, hvor kredsen kan blive præsenteret for forvaltningens foreløbige erfaringer og drøfte eventuelle yderligere behov for intromøder, mm.

Tidsplan

Økonomi

Udgifter til modtagelsen af den nye samling afholdes inden for BR-Sekretariats egen budgetramme.