Orientering om status på arbejdet med proces for hverv og udpegninger i forbindelse med KV25

Indstilling

Indstilling om,

1. at gruppeforpersonskredsen tager forvaltningens orientering om det foreløbige arbejde med KV25 til efterretning.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Gruppeforpersonskredsen orienteres med sagen om status på forvaltningens arbejde, særligt processen for udpegninger og hverv til brug for gruppernes forberedelse af KV25.

Løsning

Det konstituerende møde

Efter styrelseslovens § 6 skal det konstituerende møde afholdes i perioden 1. – 15. december i det år, valget afholdes, dog tidligst, når den nuværende samling har truffet afgørelse vedrørende valgklager.

Borgerrepræsentationens møde torsdag den 4. december 2025 er derfor det møde inden fristen den 15. december 2025, hvor der kan træffes afgørelse om valgklager.

Gruppeforpersonskredsen har tidligere udtrykt ønske om, at det konstituerende møde afholdes så tidligt som muligt. På den baggrund arbejder forvaltningen videre med tilrettelæggelse af en proces ud fra en anbefaling fra kredsen om, at det konstituerende møde afholdes fredag den 5. december 2025.

Det bemærkes i den forbindelse, at det er det medlem, der har været medlem af Borgerrepræsentationen længst, der beslutter datoen for det konstituerende møde. Borgerrepræsentationens Sekretariat vil forinden mødet bistå det længst siddende medlem med at indkalde de ny- og genvalgte medlemmer af Borgerrepræsentationen til det konstituerende møde.

Proces for hverv og konstituering

Sekretariatet har i efteråret 2024 påbegyndt arbejdet med forberedelse af KV25, særligt med kommunens repræsentation i hverv og udpegning hertil.

De enkelte udvalg tager i løbet af efteråret 2024 og starten af 2025 stilling til hvilke hverv under udvalgets ressort, der fortsat er relevant for kommunen at være repræsenteret i. Sekretariatet har i samarbejde med forvaltningerne indhentet oplysninger hos de enkelte hverv til brug for fagudvalgenes behandling af sagerne.

På baggrund af fagudvalgenes behandling af ovenstående, vil Borgerrepræsentationen få forelagt den samlede sag om kommunens repræsentation den 6. marts 2025. Der vil til sagen også være et foreløbigt overblik over samtlige hverv. 

Sekretariatet vil med inddragelse af forvaltningerne herefter på ny kontakte alle hvervene med henblik på at modtage ajourførte oplysninger om krav til udpegningen, særlige anbefalinger i forbindelse med udpegningen, vederlag, m.v.

Gruppeforpersonskredsen vil herefter inden sommerferien 2025 få forelagt et forslag til proces og tidsplan med udgangspunkt i, at det konstituerende møde afholdes den 5. december 2025 med blandt andet følgende indhold:

det samlede overblik over hverv med de oplysninger, sekretariatet har modtaget,

• en oversigt over hvilke sager, der forventeligt skal behandles på det konstituerende møde, på de førstkommende møder i Borgerrepræsentationen i januar og evt. februar 2026,
• forslag til frister for valggrupperne og partiernes indmelding af navne til hvervsposterne,
• en beskrivelse af, hvordan sekretariatet kan betjene partierne og valggrupperne i forbindelse med indmelding af navne, samt hvilken rolle grupperforpersonerne har i den forbindelse.

Sekretariatet vil i efteråret 2025 igen kontakte relevante hverv for at få de endelige oplysninger vedrørende vederlagssatserne for den kommende funktionsperiode. Gruppeforpersonskredsen får herefter en opdateret oversigt. Det vil af oversigten fremgå, hvilke ændringer der er foretaget siden den forrige version.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Gruppeforpersonskredsen får som beskrevet i sagen et overblik over hverv samt en tidsplan for udpegninger og indmelding af navne inden sommerferien 2025.