Optagelse af sager på dagsordenen samt muligheden for fortrolig behandling

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeforpersonskredsen tager orientering om rammerne for optagelse af sager på dagsordenen samt muligheden for fortrolig behandling til efterretning.

Problemstilling

På baggrund af en henvendelse fra Dansk Folkeparti og Socialdemokratiet om reglerne for optagelse og afvisning af sager på dagsordenen, ønskes der i gruppeforpersonskredsen en orientering om rammerne for optagelse af medlemmernes egne sager på udkastet til dagsordenen i Borgerrepræsentationen. Der skal i orienteringen også indgå en gennemgang af reglerne omkring fortrolighed. 

Løsning

Retten til at få en sag på dagsordenen

Det følger af den kommunale styrelseslovs § 11, at ethvert medlem af Borgerrepræsentationen har ret til at få et medlemsforslag eller en forespørgsel om et givent emne optaget på udkastet til dagsordenen i Borgerrepræsentationen (den såkaldte initiativret).

Retten udstrækker sig kun til udkastet af dagsordenen. For at Borgerrepræsentationen kan behandle forslaget, kræves det tillige at forslaget omhandler et anliggende der vedrører Københavns Kommune. Derudover kræves det for så vidt angår medlemsforslag, at forslaget og dets konsekvenser er tilstrækkeligt præcist formuleret til, at Borgerrepræsentationen kan tage stilling til forslaget.

Hvis Borgerrepræsentationens Sekretariat vurderer, at Borgerrepræsentationen ikke lovligt vil kunne behandle et medlemsforslag, herunder fordi det ikke vedrører en kommunal opgave, eller fordi en vedtagelse af forslaget i øvrigt vil resultere i en ulovlig beslutning, vil sekretariatet rådgive Borgerrepræsentationen om, at sagen efter Sekretariatets vurdering bør afvises fra at blive optaget på den endelige dagsorden, ligesom sekretariatet vil vejlede Borgerrepræsentationen om muligheden for at afvise et forslag, som er identisk med en sag, som Borgerrepræsentationen tidligere har behandlet. Dette gøres i form af et notat fra Sekretariat, som lægges på sagen.

Det er Borgerrepræsentationen, der ved almindeligt stemmeflertal afgør om en sag formelt skal afvises fra dagsordenen.

Borgerrepræsentationen kan også vælge at udsætte eller udvalgshenvise en sag, såfremt det vurderes, at sagen ikke er tilstrækkeligt oplyst. Dette sker også ved almindeligt stemmeflertal.

Borgerrepræsentationens flertal kan ikke afvise at optage en sag vedr. initiativretten – medlemsforslag eller forespørgsel - på dagsordenen alene med henvisning til, at det efter flertallets opfattelse ikke er hensigtsmæssigt at behandle den pågældende sag, f.eks. med henvisning til, at forslaget vedrører en enkeltsag.

Fortrolighed

Borgerrepræsentationens møder er som udgangspunkt offentlige. Borgerrepræsentationen kan dog bestemme, at enkelte sager skal behandles for lukkede døre, hvis sagen indeholder fortrolige oplysninger. Det gælder en række sager om fx køb og salg af fast ejendom mv.

En oplysning anses for fortrolig når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Det vil altid bero på en konkret vurdering, om en oplysning må anses for fortrolig og således er undergivet tavshedspligt.

I det omfang der er tale om et medlemsforslag eller en forespørgsel, der kan komme til at handle om fortrolige oplysninger, men hvor ordlyden ikke i sig selv er fortrolig, så kan man godt have debatten herom for åbne døre. Såfremt der under debatten kommer oplysninger frem, som vurderes at skulle behandles for lukkede døre, vil det være muligt under behandlingen at lukke dørene.

Der har tidligere i Borgerrepræsentationen været eksempler på en sag, der indledningsvist blev behandlet for åbne døre, men hvor der under debatten blev behov for at lukke dørene. Se hertil fx Borgerrepræsentationens møde den 4. november 2021, dagsordenspunkt 21 om ”Forespørgsel til beskæftigelses- og integrationsborgmesteren om ledelsesansvar”.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.