Orientering om proces for rokering i udvalg samt indkaldelse af stedfortrædere
Borgerrepræsentationen har den 4. maj 2023 vedtaget en ændring i kommunens styrelsesvedtægt, der indebærer en udvidet adgang til indkaldelse af stedfortrædere (suppleanter til Borgerrepræsentationen) til møder i Borgerrepræsentationen.
Gruppeforpersonkredsen orienteres hermed om de overordnede hovedpunkter i ændringerne.
Borgerrepræsentationen orienteres med et notat via Fremlæggermappen (se bilag 1) på mødet den 22. juni 2023 og stedfortræderne på kandidatlisterne vil efterfølgende modtage en orientering, der er målrettet dem (se bilag 2). Der vil endvidere blive lagt information på borgerrep.kk.dk.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller,
- at gruppeforpersonskredsen tager orienteringen om ny proces for rokering i udvalg samt stedfortræderindkaldelse til efterretning.
Problemstilling
Vedtagelsen af ændringen til styrelsesvedtægten har medført, at der nu kan indkaldes stedfortrædere til møder i Borgerrepræsentationen i videre omfang end tidligere. Før ændringen kunne der indkaldes stedfortrædere i færre situationer end nu, herunder ved sygdom til enkelte møder og ved øvrige lovlige forfaldsgrunde af mindst en måneds varighed (orlov). Ved indkaldelse til enkeltstående møder på grund af sygdom var det op til de enkelte grupper at bestemme, om der var behov for at indkalde en stedfortræder, mens stedfortræder altid har skullet indkaldes i orlovs-situationen.
Løsning
Efter ændringen af styrelsesvedtægten vil der fremover i et hvert tilfælde skulle indkaldes en stedfortræder ved et medlems lovlige forfald, også selvom det kun er for en kort periode. Det betyder i praksis blandt andet, at der skal indkaldes stedfortræder ved et medlems lovlige forfald til et enkeltstående møde i Borgerrepræsentationen.
De nye ændringer vedrører kun møderne i Borgerrepræsentationen.
Der er ikke ændret i reglerne for indkaldelse af stedfortræder i udvalgene. Det betyder, at der stadig skal være tale om lovligt forfald af en forventet varighed af mindst en måned for at gruppen kan bestemme at indkalde stedfortræder for den periode.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Efter gruppeforpersonkredsen er orienteret, vil Borgerrepræsentationen via Fremlæggermappen på mødet den 22. juni 2023 blive orienteret om den nye proces for rokering i udvalg samt indkaldelse af stedfortrædere. Efterfølgende vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en orientering til suppleanterne omkring de nye regler og ”Borgerrep.dk” vil blive opdateret.
Beslutning
Gruppeforpersonskredsens beslutning i mødet fredag den 2. juni 2023
Indstillingen blev taget til efterretning.