Mødeplan 2024

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at Gruppeforpersonskredsen godkender et af forslagene til mødeplan for 2024, som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor.

Problemstilling

Det følger af Gruppeforpersonskredsens forretningsorden § 3, stk. 2, at Gruppeforpersonskredsen for hvert regnskabsår skal træffe beslutning om, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes.

Gruppeforpersonskredsen har på møde den 25. august 2023 ønsket, at forvaltningen undersøger muligheden for at lægge møderne på et andet tidspunkt end fredag morgen. Der er derfor udformet 2 forslag til mødeplan i 2024 i afsnittet nedenfor.

Løsning

Som udgangspunkt afholdes der ét møde i kvartalet i Gruppeforpersonskredsen. Møderne har som udgangspunkt fundet sted fredage kl. 08.30 - 10.00 i uger med møder i Borgerrepræsentationen. Møderne afholdes i Magistratsalen på Rådhuset.

Forvaltningen har undersøgt muligheden for at afholde møderne på et andet tidspunkt end fredag morgen. Forvaltningen har ved nedenstående to forslag til mødeplan 2024 taget hensyn til øvrige udvalgsmøder, budgetseminarer samt møder i hverv, som gruppeforpersonerne på nuværende tidspunkt bestrider.

Taget ovenstående hensyn i betragtning, foreslås det herefter, at Gruppeforpersonskredsen vælger at fastsætte mødeplan 2024 til enten fredag morgen eller fredag eftermiddag på følgende datoer:

Fredag 23. februar 2024 kl. 08.30 - 10.00 eller kl. 14.00 - 15.30

Fredag 31. maj 2024 kl. 08.30 - 10.00 eller 14.00 - 15.30

Fredag 23. august 2024 kl. 08.30 - 10.00 eller 14.00 - 15.30

Fredag 29. november 2024 kl. 08.30 - 10.00 eller 14.00 - 15.30

Det bemærkes, at det ikke har været muligt at finde en hensigtsmæssig mødedato i 1. kvartal, som ligger i en uge, hvor der også er møde i Borgerrepræsentationen.

Økonomi

Udgifter til afholdelse af møder afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen budgetramme.

Videre proces

Godkendes mødeplanen for 2024 af Gruppeforpersonskredsen, vil Økonomiforvaltningen orientere forvaltningerne herom og offentliggøre mødeplanen på Københavns Kommunes hjemmeside.

Gruppeforpersonskredsen vil også modtage mødeindkaldelser via Outlook.